Đánh giá và xếp hạng biên chế vuông

Nổi tiếng với các công cụ xử lý thanh toán, Square đã cung cấp dịch vụ trả lương trực tuyến từ năm 2015. Nó đã thêm một số tính năng chính kể từ lần cuối chúng tôi xem xét nó, bao gồm các ứng dụng di động độc lập và bảo hiểm thuế biên chế toàn diện. Square Payroll đủ dễ sử dụng và mọi yếu tố chính của quản trị tiền lương đều được hỗ trợ, từ thiết lập đến thanh toán đến thuế cho đến báo cáo. Tuy nhiên, dịch vụ trẻ này thiếu chiều sâu và khả năng tùy biến của đối thủ cạnh tranh. Các báo cáo của nó nằm ở phía sơ sài, và nó chỉ đi kèm với một số loại thu nhập. Square Payroll có một chặng đường dài để cạnh tranh với Lựa chọn của Biên tập viên của chúng tôi, Gusto.

Giá cả và kế hoạch

Giá cơ bản để trả cho nhân viên và nhà thầu W-2 với Square là 29 đô la mỗi tháng, với mức phí 5 đô la cho mỗi công nhân mỗi tháng, điều này làm cho nó trở thành một trong những lựa chọn kinh tế hơn. Chỉ cung cấp cơ bản của Patriot Software ($ 10 mỗi tháng cộng với $ 4 mỗi nhân viên mỗi tháng) là ít tốn kém hơn và điều đó yêu cầu bạn phải nộp thuế biên chế của riêng bạn. Bạn có thể trả tới $ 80 mỗi tháng cộng với $ 4 mỗi nhân viên mỗi tháng nếu bạn chọn gói Dịch vụ Toàn bộ Bảng lương của Quickbooks.

Square Payroll là duy nhất trong đó cung cấp tùy chọn chỉ dành cho nhà thầu có giá $ 5 mỗi nhà thầu mỗi tháng. Không có phí đăng ký là do trong nhiều tháng mà bạn không trả tiền cho bất kỳ ai, điều này đã trở thành một thông lệ khá chuẩn. Đó có thể là một dịch vụ tốt cho những người khởi nghiệp không có hoặc có kế hoạch có rất nhiều nhân viên và những người muốn sử dụng các ứng dụng tích hợp khác của Square, như Cuộc hẹn, Thanh toán và Điểm bán hàng hoặc sản phẩm Hóa đơn mới.

Lối vào mới

Nhiều ứng dụng kinh doanh nhỏ khác, ngay cả những ứng dụng tài chính, không yêu cầu bạn chỉ định các tùy chọn cho mọi thiết lập trước khi bạn thực sự hoàn thành công việc. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu gửi hóa đơn bằng phần mềm kế toán trước khi bạn nhập toàn bộ cơ sở dữ liệu khách hàng của mình. Bạn có thể thêm khách hàng của bạn một cách nhanh chóng.

Trang web tiền lương không như thế. Mặc dù bạn chắc chắn có thể thêm nhân viên khi bạn thuê họ và lợi ích khi bạn đưa họ lên máy bay, bạn không thể thực hiện lần chạy đầu tiên cho đến khi bạn hoàn thành hồ sơ nhân viên toàn diện và thêm tất cả thông tin cần thiết về lợi ích bạn cung cấp cho nhân viên của mình.

Các công cụ thiết lập của Square Payroll đã bị cắt ngắn kể từ lần cuối cùng tôi xem xét dịch vụ. Nó trước đây có một trình hướng dẫn toàn diện hướng dẫn bạn qua tất cả các bước cần thiết để thiết lập cho lần chạy biên chế đầu tiên. Tính năng hữu ích đó không còn nữa, được thay thế bằng quy trình bốn bước ngắn gọn yêu cầu chi tiết liên hệ và quy mô nhân viên của bạn. Khi bạn đã hoàn thành điều đó, giao diện người dùng chính của trang sẽ mở ra, sử dụng ngăn dọc bên trái để điều hướng. Bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ thiết lập của bạn từ đó.

Một nhiệm vụ khó khăn

Đầu tiên: Tạo hồ sơ nhân viên, trong Square Payroll bao gồm cung cấp thông tin về lợi ích trong mỗi hồ sơ nhân viên. Đây là một công việc tốn nhiều công sức và thời gian. Tuy nhiên, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách mời nhân viên nhập nhiều thông tin của riêng họ, chẳng hạn như chi tiết liên lạc, ngày sinh, số An sinh xã hội, tình trạng nộp đơn và số phụ cấp được chỉ định trong mẫu W-4 . Các đối thủ cạnh tranh cũng cho phép loại nhân viên này truy cập hạn chế.

Chủ sở hữu của bạn vẫn phải cung cấp nhiều thông tin trong hồ sơ nhân viên, bao gồm cả nhân viên làm việc theo giờ hay được trả lương, mức lương của anh ta hoặc cô ta, yêu cầu trả lương bằng giấy hoặc gửi tiền trực tiếp, v.v. Nếu bạn đang sử dụng Square Point of Sale và dự định nhập Timecards từ đó, bạn phải gán mật mã cho nhân viên.

Nếu bạn là một công ty trẻ hoặc bạn mới bắt đầu cung cấp lợi ích, bạn có hai lựa chọn. Bạn có thể tận dụng các mối quan hệ đối tác mà Square Payroll có với các quản trị viên lợi ích của bên thứ ba cho những việc như bảo hiểm y tế và kế hoạch nghỉ hưu. Hoặc bạn có thể tự mang theo và nhập các khoản khấu trừ này trên trang web để chúng được đưa vào quy trình trả lương.

Để thêm một lợi ích như bảo hiểm y tế, bạn sẽ mở một hồ sơ nhân viên và nhấp vào Thêm lợi ích, sau đó tạo mới. Nhập tên bạn muốn xuất hiện trên phiếu thanh toán, như Bảo hiểm y tế hoặc 401 (k), sau đó chọn loại lợi ích từ danh sách thả xuống. Bạn có thể chọn để có một tỷ lệ phần trăm lương của công nhân hoặc được khấu trừ một khoản cố định. Nếu có giới hạn hàng năm, bạn nhập vào đó. Đóng góp của công ty được xử lý tương tự. Lợi ích mới sau đó xuất hiện dưới dạng một tùy chọn trong hồ sơ của mỗi nhân viên. Square Payroll cung cấp các loại khấu trừ phổ biến nhất, nhưng nó không linh hoạt như OnPay chẳng hạn.

Nhân viên của bạn có thể được nghỉ phép có lương (PTO) hoặc nghỉ ốm không? Theo văn bản này, Square Payroll chỉ hỗ trợ cái này hay cái kia. Nó giúp bạn tạo các chính sách để theo dõi điều này và thực hiện các tính toán đang diễn ra trong nền. Bạn phải xác định số giờ nhân viên cần làm việc trước khi đủ điều kiện. Trang web cũng hỗ trợ trang trí và các khoản khấu trừ sau thuế khác.

Thêm các bước

Trước khi bạn có thể chạy một bảng lương, bạn sẽ cần nhập thông tin thuế biên chế cho tiểu bang của mình (tất cả 50 hiện đã được hỗ trợ và trang web cung cấp các bảng thuế hiện tại). Điều này bao gồm số tài khoản nhà nước và tài khoản UI và thuế suất UI của tiểu bang. Bạn sẽ phải thực hiện thêm một số nhiệm vụ vệ sinh, chẳng hạn như liên kết Bảng lương với tài khoản ngân hàng của bạn để có thể rút tiền cho thuế và gửi tiền trực tiếp. Quá trình này có thể mất vài ngày, vì Square phải thực hiện hai khoản tiền gửi rất nhỏ trong tài khoản của bạn để xác minh kết nối. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng dịch vụ Kẻ sọc, một dịch vụ có thể xác thực ngay lập tức các tài khoản và tích hợp với Square. Điều này cho phép bạn chạy một bảng lương vào cùng ngày bạn đăng ký. Bảng lương cùng ngày là một tính năng tuyệt vời, mà một số đối thủ cạnh tranh cũng đã thêm vào.

Nếu bạn đã trả lương cho nhân viên hoặc nhà thầu, bạn sẽ cần phải nhập lịch sử tiền lương của mình vào một nhiệm vụ khá nặng nề. Giống như các đối thủ cạnh tranh, Square có các chuyên gia nội trú theo ý của bạn, người có thể giúp đỡ công việc này và các công việc thiết lập khác.

Trải nghiệm người dùng tính lương vuông

Square Payroll hiển thị tất cả các trường dữ liệu nhân viên trên một màn hình dài đòi hỏi phải cuộn nhiều. Các đối thủ cạnh tranh như SurePayroll tách thông tin liên quan và hiển thị nó trên từng màn hình có thể truy cập bằng cách nhấp vào các tab. Điều này giúp giảm bớt việc tạo ban đầu của các hồ sơ, cũng như phục hồi và chỉnh sửa sau đó.

Đó không phải là vấn đề duy nhất của trang web. Khi bạn đăng nhập, bạn sẽ thấy Bảng điều khiển kết hợp các liên kết đến các sản phẩm và dịch vụ khác của Square. Ví dụ, bạn phải nhấp vào biểu tượng Bảng lương để truy cập Bảng điều khiển của Bảng lương, gần như không toàn diện như OnPay. Nó hiển thị biểu đồ ba tháng minh họa tổng chi phí lao động và các liên kết đến bảng lương gần đây. Một cảnh báo về bảng lương sắp tới nằm ở phía trên bên phải, cùng với liên kết Pay My Team, mà bạn nhấp vào thời gian trả lương.

Nhìn chung, trang web rất thưa thớt, với một vài liên kết điều hướng; thực tế, đơn giản là không có nhiều điều hướng, ngoại trừ các nút Tiếp tục trong khi chạy biên chế. Menu chính chứa các liên kết đến các phần của trang web: Tổng quan (Bảng điều khiển), Lịch sử (bảng lương trước đây), Nhóm (danh sách nhân viên và hồ sơ), Lợi ích (như các bên thứ ba có thể giúp thiết lập kế hoạch bảo hiểm y tế), Biểu mẫu thuế (nộp thuế biên chế biểu mẫu) và Cài đặt. Cái cuối cùng không bao gồm nhiều, do tính đơn giản của trang web. Bạn sẽ sử dụng menu chính hầu như chỉ để điều hướng, mặc dù khi bạn ở trên màn hình làm việc nội bộ, đôi khi bạn sẽ phải bấm X ở góc trên bên trái để đóng và quay lại menu chính.

Chạy biên chế, nhận trợ giúp

Khi bạn đã hoàn tất quy trình thiết lập và xác minh tài khoản ngân hàng của mình, bạn đã sẵn sàng thanh toán cho mọi người. Trên màn hình chính, bạn bấm Pay My Team, khởi chạy trình hướng dẫn. Bạn được cung cấp ba tùy chọn: chạy bảng lương thường xuyên, chạy thanh toán ngoài chu kỳ hoặc trả tiền cho nhà thầu. Màn hình tiếp theo hiển thị tất cả nhân viên trong một bảng, cùng với mức lương của họ. Tại đây, bạn nhập số giờ làm việc vào các cột chính xác: Thường xuyên, Làm thêm giờ (1, 5 lần thường xuyên), Nhân đôi (2 lần thường xuyên), Bổ sung, Mẹo trả lương và Mẹo tiền mặt. Tùy chọn bổ sung dành cho hoa hồng, tiền thưởng, v.v., nhưng nhãn chỉ nói Bổ sung và bạn không thể chỉnh sửa nó để cụ thể hơn.

Bạn cũng có thể nhập PTO hoặc giờ trả lương. Nhấp vào ba dấu chấm ở cuối mỗi hàng để thêm ghi chú, chẳng hạn như giải thích cho cột Bổ sung. Trang web tính toán Tổng lương của mỗi công nhân và gửi vào cột cuối cùng. Nhấp vào Tiếp tục sẽ đưa bạn đến trang Điều chỉnh, nơi bạn sẽ lại thấy bảng nhân viên. Các cột ở đây hiển thị số tiền khấu trừ thuế, các khoản khấu trừ và đóng góp của công ty, các khoản bồi hoàn và cuối cùng là Net Pay.

Màn hình tiếp theo, Xác nhận rút tiền, là đủ, xem xét bộ tính năng của trang web. Nó tóm tắt hoạt động bạn sắp phê duyệt. Tổng cộng cho tất cả các loại thanh toán, thuế sử dụng lao động và đóng góp của công ty xuất hiện ở phía trên bên trái của trang. Tóm tắt rút tiền bên phải phá vỡ biên chế thành các khoản ghi nợ và thanh toán theo lịch trình mà bạn cần xử lý. Bạn cũng có thể xem bản xem trước của các phiếu thanh toán riêng lẻ bằng cách nhấp vào một liên kết.

Nhấp vào Xác nhận rút tiền và hoạt động của bạn đã hoàn tất (mặc dù bạn có thể hủy nó đến 7 giờ tối theo giờ Thái Bình Dương vào ngày trước ngày thanh toán). Liên kết trên trang sau cho phép bạn in séc, tải xuống phiếu thanh toán và xuất bản chạy sang định dạng CSV. Nếu bạn gặp khó khăn khi chạy bảng lương của mình (hoặc hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào khác), bạn có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Square qua điện thoại, email hoặc Twitter; Ngoài ra, bạn có thể duyệt trợ giúp trực tuyến và cộng đồng người dùng. Trợ giúp trực tuyến của trang web gần như không toàn diện như một số đối thủ cạnh tranh, bao gồm SurePayroll và sự trợ giúp nhạy cảm theo ngữ cảnh hơn sẽ được hoan nghênh.

Báo cáo và di động

Nếu bạn đang tìm kiếm một dịch vụ cung cấp nhiều báo cáo được định dạng sẵn, bạn sẽ thấy các trang web như Gusto có sức chứa lớn hơn nhiều so với Square Payroll, chỉ cung cấp tùy chọn báo cáo tùy chỉnh. Bạn có thể xuất Chi tiết tiền lương, Tổng số nhân viên, Bảng thanh toán hoặc Tổng số công ty ở định dạng CSV. Square cũng tích hợp với QuickBooks Online và như bạn mong đợi, nó được tích hợp tốt với các dịch vụ khác của Square.

Công ty đã thêm các ứng dụng di động cho iOS và Android kể từ lần cuối tôi xem xét nó. Cả hai đều hoạt động tương tự như giao diện dựa trên trình duyệt về cả thiết lập và hoạt động, với một vài ngoại lệ. Tổng quan (Bảng điều khiển) thiếu biểu đồ chi phí lao động và các liên kết đến bảng lương trước đó. Ngoài ra, các mục xuất hiện trong menu điều hướng bên trái của phiên bản máy tính để bàn được phân chia giữa menu thả xuống có thể truy cập từ một biểu tượng ở phía trên bên trái và ba biểu tượng điều hướng chạy dọc phía dưới: Tổng quan, Nhóm và Lịch sử. Tôi đã có thể truy cập hồ sơ nhân viên và nhà thầu trong ứng dụng và chạy một bảng lương mà không gặp vấn đề gì.

Trang web dành cho người mới bắt đầu

Square Payroll có thể là một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp đã sử dụng Square Point of Sale, vì bạn có thể nhập bảng chấm công của nhân viên từ đó vào trang web bảng lương. Nó cũng phân biệt chính nó với đối thủ cạnh tranh bằng cách cung cấp tùy chọn chỉ dành cho nhà thầu, với giá $ 5 mỗi nhà thầu mỗi tháng. Điều này cung cấp một con đường đi lên dễ dàng cho một doanh nghiệp rất nhỏ chỉ sử dụng các nhà thầu độc lập ngay từ đầu.

Trên thực tế, chúng tôi thực sự chỉ đề xuất Bảng lương cho một doanh nghiệp rất nhỏ với ít nhân viên hoặc một công ty chỉ sử dụng các nhà thầu. Dịch vụ này khá dễ sử dụng, nhưng một công ty với bất kỳ sự phức tạp nào sẽ tìm thấy các tính năng cần thiết bị thiếu, chẳng hạn như các loại thu nhập có thể tùy chỉnh và nhiều báo cáo hơn. Tại thời điểm này, nó không thể cạnh tranh với Gusto, Biên tập viên của chúng tôi. Gusto kết hợp trải nghiệm người dùng đặc biệt với các tính năng mà nhiều doanh nghiệp nhỏ sẽ sử dụng nhiều nhất. Square Payroll chắc chắn cho thấy sự hứa hẹn, nhưng nó có một cách để đi về mặt báo cáo, khả năng tùy biến và độ sâu của việc cung cấp.

Trong khi bạn đang trong suy nghĩ về tiền bạc, hãy kiểm tra các bản dịch vụ kế toán và phần mềm thuế tốt nhất của chúng tôi.