Đánh giá và đánh giá Teramind

Thiết lập tài khoản Teramind rất đơn giản. Khi tôi đăng ký tài khoản dùng thử, Teramind đã gửi cho tôi một email xác minh mở ra một trang thiết lập. Việc đăng ký được theo dõi nhanh chóng bởi một email từ một giám đốc điều hành tài khoản, với các hướng dẫn và hướng dẫn để cài đặt các tác nhân và thiết lập bảng điều khiển của quản trị viên.

Ngay lập tức, Teramind hỏi bạn có muốn người dùng của mình biết họ đang bị theo dõi hay không. Không giống như Veriato 360, trong đó đại lý luôn bị ẩn, Teramind cung cấp cho quản trị viên tùy chọn cung cấp đại lý được tiết lộ cho các nhà thầu, dịch giả tự do, nhân viên từ xa, v.v., để đăng nhập hàng giờ và chỉ được theo dõi khi họ làm việc cho công ty của bạn. Bạn có thể lật công tắc trong Cài đặt bất cứ lúc nào để hiển thị tác nhân hoặc vô hình. Đối với tác nhân được tiết lộ, Teramind cung cấp cho bạn một liên kết để cài đặt máy khách trực tiếp. Đối với ứng dụng khách ẩn, có một video YouTube nhanh chóng hướng dẫn bạn cài đặt và cài đặt.

Để thử nghiệm PCMag, tôi đã cài đặt một tác nhân ẩn. Teramind sẽ gửi một liên kết để tải xuống và cài đặt trực tiếp, sau thời điểm đó không cần thiết lập thêm trên thiết bị được giám sát. Sau khi cài đặt hoàn tất, máy tính đó ngay lập tức xuất hiện với dữ liệu thời gian thực trên bảng điều khiển quản trị của tôi. Tôi thậm chí có thể nhảy trực tiếp vào nguồn cấp dữ liệu trực tiếp của màn hình người dùng được theo dõi của mình. Thiết lập không thể dễ dàng hơn.

Giám sát nhân viên

Giao diện người dùng quản trị Teramind đi qua vòng thắt khó khăn giữa việc cung cấp một trung tâm chỉ huy ấn tượng về các tính năng giám sát, bảng điều khiển và báo cáo chính xác trong khi vẫn giúp trải nghiệm dễ dàng điều hướng và dễ dàng tùy chỉnh. Trái ngược với các UI mạnh mẽ hơn, nhiều menu hơn của các nền tảng giám sát cấp doanh nghiệp tương tự như InterGuard và Veriato 360, Teramind có một cổng thông tin dựa trên đám mây hiện đại, đáp ứng, phức tạp với giao diện người dùng trực quan, tối giản.

Khi bạn đăng nhập lần đầu, Teramind sẽ đưa bạn đến "Bảng điều khiển tập trung" có thể được cấu hình với các tiện ích để hiển thị mọi thứ từ toàn bộ tổ chức của bạn cho một bộ phận hoặc nhóm người dùng cụ thể. Được tùy chỉnh theo phạm vi ngày ở phía trên bên trái, quản trị viên có thể nhấn nút Thêm tiện ích để kéo hàng tá tiện ích khác nhau cung cấp cho bạn các báo cáo nhanh và trực quan hóa dữ liệu về giám sát, năng suất hoặc số liệu bảo mật. Chẳng hạn, tôi đã có thể thêm các widget giám sát cho việc sử dụng ứng dụng, web và mạng; danh sách nhân viên trực tuyến, nhật ký tổ hợp phím và các tiện ích năng suất để theo dõi các danh mục hoạt động, nhiệm vụ hoặc giờ dự án. Tôi cũng đã thêm một tiện ích giám sát cho các biểu đồ bảng lương ánh xạ năng suất tới bảng lương được phân bổ của nhân viên hoặc bộ phận.

Ngoài Bảng điều khiển tiêu điểm, còn có ba bảng điều khiển mặc định khác. Đầu tiên là bảng điều khiển Doanh nghiệp tập trung vào các số liệu về bảo mật và năng suất cho các giám đốc điều hành của C-suite. Bảng điều khiển năng suất thứ hai theo dõi các số liệu thống kê như thời gian rảnh và thời gian hoạt động, và các trang web năng suất và không hiệu quả. Thứ ba là bảng điều khiển Rủi ro hiển thị các quy tắc và vi phạm chính sách và hoạt động của người dùng có thể được phân loại là "có nguy cơ". Bảng điều khiển Rủi ro có thể được sắp xếp theo các phòng ban, mức độ nghiêm trọng, thẻ tùy chỉnh hoặc "điểm rủi ro" tùy chỉnh của Teramind để định lượng hành vi của nhân viên vào việc họ có gây ra rủi ro về tổ chức hoặc bảo mật cho mạng của bạn hay không. Bạn cũng có thể xây dựng một bảng điều khiển từ đầu.

Tất cả các bảng điều khiển được tìm thấy trong các tab ở trên menu điều hướng bên trái, cùng với tab Theo dõi thời gian với các tính năng như theo dõi đồng hồ web và theo dõi dự án / nhiệm vụ. Teramind không tập trung vào theo dõi thời gian như các nhà cung cấp trò chơi thuần túy HubStaff và Time Doctor. Nhưng chức năng cốt lõi là có để theo dõi giờ làm việc của nhân viên toàn thời gian, nhân viên từ xa, nhà thầu và dịch giả tự do hoặc bất kỳ ai trong hệ thống của công ty.

Hầu hết các hành động xảy ra trong tab Giám sát. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy một danh sách các báo cáo có phân tích dữ liệu sâu về các số liệu giám sát chính mà đại lý đang chọn. Bạn có thể theo dõi các số liệu như trang web và ứng dụng đã truy cập, email (trong các dịch vụ như Gmail hoặc Outlook) đã gửi và nhận, chuyển tệp (qua USB hoặc bộ nhớ đính kèm khác), nhắn tin tức thời (Facebook Messenger, Google Hangouts, Skype và WhatsApp Web ), tổ hợp phím, tìm kiếm trên web, ảnh chụp màn hình, khai thác phiên, giám sát mạng, cũng như video xuất và bất kỳ tài liệu hoặc tệp nào đã được in.

Mọi thứ trong Teramind đều được lập chỉ mục. Trên danh sách Trang web & Ứng dụng, bạn sẽ thấy biểu đồ thanh của các ứng dụng hoạt động mạnh nhất và sau đó là bảng phân tích thời gian của nhân viên, máy tính, quá trình hoặc URL họ đã mở, thời lượng truy cập và tiêu đề ứng dụng hoặc trang web. Quan trọng hơn (và điều này phù hợp với bất kỳ điểm dữ liệu nào, có thể là email, hoạt động web, trò chuyện, tìm kiếm, v.v.), có một biểu tượng Video nhỏ bên cạnh mỗi mục nhập mà Teramind gọi là "Chế độ phát lại lịch sử". Về cơ bản, nó là một trình phát video trong vài giây hoặc vài phút khi người dùng tham gia vào một hoạt động cụ thể. Nó cho phép bạn tua lại và tua nhanh, chụp ảnh màn hình bổ sung, tải xuống video và xem bất kỳ cảnh báo hoặc thông báo nào được kích hoạt trong phiên. Teramind cũng hỗ trợ ghi âm micrô và tai nghe ở cả chế độ Phát lại lịch sử và Chế độ xem trực tiếp cho các trung tâm cuộc gọi và các chức năng công việc nặng âm thanh khác.

Tất cả các công cụ giám sát này đều có sẵn trong chế độ xem macro trong tab Giám sát, có thể được lọc theo bộ phận, nhóm người dùng hoặc bất kỳ danh mục tổng hợp nào khác mà bạn đã tùy chỉnh. Tuy nhiên, tôi thấy cũng dễ dàng thực hiện giám sát chuyên sâu đối với người dùng hoặc máy cụ thể bằng cách nhấp vào tab Nhân viên hoặc Máy tính. Teramind rất giỏi về pháp y, nghĩa là khả năng theo dõi sự cố trước và sau khi nó xảy ra, xác định các hành vi nguy hiểm hoặc vi phạm quy tắc và nhanh chóng theo dấu vân tay kỹ thuật số của người dùng. Bảng điều khiển Tập trung và Rủi ro, phát lại lịch sử và các công cụ giám sát đã đề cập tất cả các yếu tố vào việc này. Tuy nhiên, khi bạn xác định một người dùng hoặc máy tính cụ thể mà bạn muốn kiểm tra, nhấp vào hồ sơ của nhân viên hoặc máy đó sẽ hiển thị một bảng điều khiển độc lập khác.

Trên trang có máy tính thử nghiệm mà tôi đã theo dõi để thử nghiệm, có các tab trên đầu cho Hoạt động, Cảnh báo, Email, Truyền tệp, Montage trực tiếp (đưa tôi trực tiếp vào nguồn cấp dữ liệu màn hình thời gian thực), Ảnh chụp nhanh và Giám sát mạng . Ngoài ra còn có các nút Bật / Tắt để bắt đầu và dừng theo dõi và gỡ cài đặt từ xa tác nhân khỏi PC của người dùng. Nếu bạn đi đến hồ sơ nhân viên thay vì hồ sơ máy tính, thì cũng có các tab cho tổ hợp phím, in ấn, nhật ký phiên và thời gian làm việc. Bạn thấy các tùy chọn bộ lọc và chi tiết nhật ký hoạt động tương tự cho các ứng dụng và trang web đang mở, với các ảnh chụp màn hình và video liên quan. Bạn có thể định cấu hình ảnh chụp màn hình ở bất kỳ khoảng thời gian tùy chỉnh nào. Cuối cùng, Teramind cũng có một tính năng không an toàn cho phép quản trị viên kiểm soát toàn bộ máy tính từ xa trên máy. InterGuard cung cấp các tính năng xóa và khóa dữ liệu từ xa thông qua tiện ích bổ sung Laptop Cop, nhưng nó không cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát mà Teramind làm.

Tự động hóa và cảnh báo

Bên cạnh các tính năng giám sát rộng rãi nhất và trải nghiệm người dùng (UX) tốt nhất trong tất cả các công cụ trong phần này, Teramind cũng nổi bật nhờ tự động hóa và cảnh báo. Trong tab Hành vi của menu Quản trị viên ở phía bên trái, bạn có thể đặt cảnh báo, quy tắc hành vi và những gì Teramind gọi là "quy tắc bất thường". Các quy tắc này kích hoạt cảnh báo khi một nhân viên đi chệch khỏi hành vi bình thường.

Mặc dù InterGuard và Veriato 360 cũng có tính năng tự động kích hoạt chính sách và cảnh báo, Teramind là công cụ duy nhất chúng tôi đã thử nghiệm có lớp tự động hoàn chỉnh được dệt vào phần còn lại của sản phẩm và được tích hợp vào các mô-đun báo cáo như bảng điều khiển Rủi ro. Chẳng hạn, trong Quy tắc hành vi, đã có các quy tắc mặc định được thiết lập khi một nhân viên vượt quá giới hạn thời gian hàng ngày của họ trên phương tiện truyền thông xã hội, nếu họ in một tài liệu lớn hoặc nếu họ sử dụng bộ lưu trữ đám mây, điều đó không bị IT xử phạt.

Trong thử nghiệm của mình, tôi muốn thử các quy tắc để xác định tính hiệu quả của các tính năng tự động hóa. Vì vậy, tôi đã mở Netflix và YouTube và bắt đầu xem video, sau đó bắt đầu duyệt Facebook và Twitter. Khi tôi đạt đến giới hạn hoạt động 15 phút, một email sẽ tự động xuất hiện trong hộp thư đến của tôi (từ quản trị viên) thông báo cho tôi về vi phạm chính sách. Điều này cũng xuất hiện ngay lập tức trên bảng điều khiển Rủi ro. Bạn cũng có thể thêm quy tắc bộ lọc để chỉ định liệu quy tắc có hoặc không áp dụng cho các phòng ban, dự án hoặc người dùng cụ thể. Ví dụ: bạn sẽ không muốn áp đặt giới hạn hoạt động truyền thông xã hội cho người quản lý phương tiện truyền thông xã hội của công ty bạn.

Quy tắc bất thường là một chút khác nhau. Teramind cung cấp cho bạn hơn 200 mẫu để chọn khi thiết lập một mẫu mới liên quan đến ứng dụng, email, thao tác tệp, IM, kết nối mạng, in ấn, hoạt động của người dùng hoặc trang web. Sau đó, bạn xác định ai là quy tắc bao gồm và loại trừ và thiết lập những gì kích hoạt quy tắc.

Ví dụ, khi thiết lập quy tắc "dị thường sử dụng trang web", tôi có thể quyết định rằng nếu người dùng không sử dụng ứng dụng quá lâu hoặc nếu họ truy cập trang web không có kết nối HTTP, tôi có thể thiết lập các điều kiện cơ bản và kích hoạt để thông báo cho quản trị viên bằng báo cáo email hàng ngày hoặc hàng tuần. Tôi cũng có thể thiết lập nó để chặn trang web đó hoặc ngăn email được gửi. Đây là một cách tốt, tự động để thực thi các quy tắc năng suất hoặc bảo mật. Sau khi thiết lập một cách sử dụng phương tiện truyền thông xã hội dựa trên giới hạn hoạt động được kích hoạt trước đó, tôi đã nhận được email từ quản trị viên khi tôi tải lại YouTube. Thông báo cho biết: "Bạn đã vượt quá mức sử dụng phương tiện truyền thông xã hội trong ngày" và nó đã chặn trang web. Các quy tắc này cũng có thể được đặt thành chỉ được thi hành trong giờ làm việc trong trường hợp một nhân viên ở xa có thể đang sử dụng máy sau khi họ hết giờ.

Một tính năng khác mà cả InterGuard và Veriato 360 đều không có là nhận dạng ký tự quang học trực tiếp (OCR) trên màn hình của người dùng. Bất kể ứng dụng trò chuyện cụ thể có được hỗ trợ hay không, Teramind có thể phân tích bất kỳ văn bản nào xuất hiện trên màn hình, lập chỉ mục và sau đó cho phép bạn thiết lập các quy tắc và cảnh báo từ khóa tự động nếu nhân viên nhập hoặc xem từ khóa. Teramind thậm chí cho phép bạn đặt mức rủi ro quy tắc (nghĩa là thấp, trung bình, cao hoặc quan trọng) với các kích hoạt liên quan để điều chỉnh quy trình làm việc tự động, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của vi phạm quy tắc.

Quyền riêng tư, Tuân thủ và Kiểm soát truy cập

Khi nói đến một công cụ giám sát nhân viên mạnh mẽ và có ảnh hưởng sâu rộng đến hoạt động của người dùng như Teramind, điều quan trọng là phải thảo luận về công cụ này để duy trì quyền riêng tư, tuân thủ và kiểm soát truy cập. Teramind có tab Audit mà quản trị viên có thể kiểm tra để xem người quản lý nào đang xem thông tin nào. Trong tab Cài đặt, có một công cụ chính sách Kiểm soát truy cập để đặt quy tắc về những gì người có quyền truy cập bảng điều khiển có thể thấy và những tính năng họ có quyền truy cập. Bạn cũng có thể đảm bảo rằng người quản lý của bộ phận tài chính không thể thấy nhân viên của phòng nhân sự đang làm gì.

Teramind cũng cho phép bạn bật và tắt khả năng hiển thị của đại lý, điều này rất quan trọng cho các mục đích tuân thủ. Ở châu Âu, người sử dụng lao động được yêu cầu thông báo cho nhân viên nếu họ đang bị theo dõi (điều này không bắt buộc ở Mỹ). Công cụ này cũng thực hiện các bước để đảm bảo quyền riêng tư của dữ liệu cá nhân hoặc tài chính của nhân viên, chẳng hạn như cho phép bạn thiết lập các chính sách để ngừng theo dõi và ghi nhật ký khi người dùng truy cập trang web của ngân hàng hoặc khi họ nhập mật khẩu cá nhân. Những biện pháp bảo vệ này có vẻ như là một giọt nước trong thùng so với mức độ khuất phục của Teramind có thể đủ khả năng quản trị viên được cấp lại miễn phí. Nhưng các doanh nghiệp nên tìm kiếm một công cụ giám sát nhân viên có chứa các kiểm tra này chống lại việc giám sát không bị thay đổi, toàn tri, giống như Big Brother.

Phiên bản Teramind DLP kết hợp DLP với phân tích dữ liệu hành vi. Người dùng có thể bảo vệ dữ liệu thông qua quá trình chuyển đổi tệp liên quan đến mã hóa, nén hoặc trích xuất tệp. Người quản lý sử dụng bảng điều khiển để phân tích dữ liệu người dùng và chọn dữ liệu nào là quan trọng nhất để theo dõi. Sau đó, họ nhận được cảnh báo thời gian thực về hành vi phù hợp với hành vi họ đang xem.

Teramind chỉ mới xuất hiện từ năm 2014, nhưng bộ tính năng và công cụ giám sát của nó tương đương và thậm chí làm lu mờ so với các đối thủ kỳ cựu InterGuard và Veriato 360, trong khi đưa ra mức giá cạnh tranh, dựa trên quy mô. Công cụ trẻ này cũng tự hào có UX tốt nhất, cài đặt tác nhân trơn tru nhất và khả năng tự động hóa tiên tiến nhất của bất kỳ công cụ giám sát nhân viên nào chúng tôi đã thử nghiệm. Teramind có thể làm tất cả. Đây là lựa chọn rõ ràng của Biên tập viên của chúng tôi là công cụ giám sát nhân viên toàn diện, dễ sử dụng nhất trên thị trường. Đó thực sự là một con mắt nhìn thấy tất cả.