Voip và ucaas: sự khác biệt được giải thích

Hầu hết các tổ chức đang chạy điện thoại kinh doanh của họ thông qua một nhà cung cấp dịch vụ thoại qua IP (VoIP). Việc quản lý dễ dàng và tiết kiệm chi phí chỉ đơn giản là vượt qua các hệ thống tổng đài tại chỗ kiểu cũ trong hầu hết các trường hợp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB). Nhưng các nhà cung cấp VoIP vẫn chưa ngồi yên. Kể từ khi VoIP biến giọng nói thành phần mềm, các nhà phát triển này đã rất bận rộn phát triển nền tảng của họ thành các hệ thống phân phối đa kênh, được đặt tên là Unified Communications-as-a-Service (UCaaS). Nghe có vẻ phức tạp, nhưng nó thực sự khá đơn giản miễn là bạn tập trung vào những gì bạn cần thay vì vô số các nhà cung cấp tùy chọn có thể đang ném vào bạn.

, Tôi sẽ giải thích những gì bạn sẽ nhận được khi làm việc với nhà cung cấp dịch vụ VoIP thông thường, bao gồm hầu hết những người được độc giả của chúng tôi chọn trong Giải thưởng Lựa chọn Kinh doanh PCMag năm nay cho các nhà cung cấp VoIP. Tôi cũng sẽ bao gồm những gì bạn sẽ nhận được nếu nhà cung cấp VoIP của bạn cung cấp UCaaS. Trước khi tôi đi vào chi tiết cụ thể, hãy để tôi cung cấp cho bạn bảng phân tích đơn giản về VoIP và UCaaS. Tôi đã yêu cầu Curtis Peterson, Phó chủ tịch cấp cao của Cloud Operations tại nhà cung cấp hệ thống điện thoại doanh nghiệp RingCentral, để giúp phân biệt giữa hai dịch vụ.

"VoIP thường chỉ là nhà cung cấp dịch vụ thoại, các cuộc gọi trong và ngoài nước", Peterson giải thích. "UCaaS về cơ bản là xem xét tất cả các giao tiếp kinh doanh và đưa chúng qua IP hoặc Giao thức Internet. VoIP là một chế độ duy nhất. UCaaS là ​​đa phương thức: nhắn tin, trò chuyện, hội nghị video, chia sẻ màn hình, cuộc họp video. Nhưng nó sử dụng VoIP để cung cấp năng lượng cho phần thoại . "

Được rồi, vì vậy bây giờ bạn đã có hiểu biết cơ bản về sự khác biệt giữa VoIP và UCaaS, tôi sẽ chia nhỏ những gì bạn sẽ nhận được với mỗi dịch vụ.

Tính năng VoIP

Về cốt lõi, VoIP là một dịch vụ điện thoại kỹ thuật số sử dụng internet để vận chuyển và cung cấp thông tin liên lạc. Bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi từ kết nối internet của mình thông qua thiết bị cầm tay như trong hầu hết các cài đặt văn phòng truyền thống hoặc qua điện thoại thông minh (là các ứng dụng dựa trên phần mềm). Bằng cách tận dụng micrô và loa trong máy tính để bàn, máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh của bạn, bạn có thể thực hiện các cuộc gọi theo cách tương tự như khi sử dụng điện thoại thông thường.

VoIP cung cấp nhiều điểm tương tự như nhà cung cấp dịch vụ telco của bạn. Bạn sẽ có thể nhận và nghe tin nhắn thư thoại và theo dõi các cuộc gọi thông qua ID người gọi. Các cuộc gọi có thể được chuyển tiếp đến các dòng thay thế nếu ai đó không có mặt để nhận cuộc gọi. Các tính năng khác mà VoIP cung cấp bao gồm tự động tham gia, giữ cuộc gọi, nhật ký cuộc gọi, giám sát cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, hội nghị quay số và chuyển số.

Các tính năng của UCaaS

Nếu bạn chọn sử dụng nhà cung cấp chỉ có VoIP, thì bạn sẽ bỏ lỡ một tính năng rõ ràng: video. Với UCaaS, nhà cung cấp dịch vụ của bạn sẽ cho phép bạn cũng lên lịch các cuộc gọi video trực tiếp cũng như các cuộc hội thảo video một-nhiều. Điều này có vẻ không bắt buộc đối với các công ty nhỏ hơn, nhưng khi nhóm của bạn mở rộng quy mô và khi bạn thuê ở các khu vực địa lý khác nhau, bạn sẽ muốn có thể thực hiện các cuộc gọi video "trực diện". Với hội nghị truyền hình và VoIP, bạn sẽ có thể thực hiện những việc như tiến hành các cuộc họp với hàng trăm tiếp viên, chia sẻ màn hình của bạn với mọi người tham dự, thậm chí chia sẻ và nhận tệp cho mọi người trong cuộc gọi hoặc cho từng người tham dự.

Các công cụ UCaaS cũng cho phép bạn trò chuyện và nhắn tin với đồng nghiệp trong kế hoạch của bạn. Tại sao bạn cần tính năng này? Chà, nếu bạn đang thực hiện một cuộc gọi video với một khách hàng và đại diện bán hàng của bạn không nói ra, thì bạn có thể gửi cho cô ấy một tin nhắn trò chuyện riêng tư để đưa mọi người vào cùng một trang. Điều này cũng cho phép các thành viên trong nhóm của bạn gửi tin nhắn trò chuyện thay vì email để thảo luận về các tương tác thông thường hơn và nhạy cảm hơn về thời gian.

Một số nhà cung cấp UCaaS cho phép cộng tác sâu sắc và quản lý dự án nhóm. Điều này bao gồm chia sẻ tài liệu và chỉnh sửa đồng thời, danh sách việc cần làm, lịch chung và thậm chí lưu trữ tệp chung.

Nếu bạn là một trong những con mèo lạ vẫn thích gửi và nhận fax, thì một số giải pháp UCaaS cho phép bạn làm như vậy từ máy tính hoặc thiết bị di động của bạn (nơi fax sẽ tự động được lưu trữ vào tài khoản Dropbox hoặc Microsoft OneDrive của bạn). Tính năng này cũng cho phép bạn giám sát tốt hơn việc ai đang gửi và nhận fax, những gì họ đang gửi fax và nó sẽ cho phép bạn tắt các bản fax rác.

Có lẽ khía cạnh quan trọng nhất của nền tảng UCaaS là ​​khả năng tích hợp với các giải pháp của bên thứ ba để giúp bạn kéo và xuất dữ liệu từ công cụ này sang công cụ tốt hơn. Ví dụ: nếu bạn cần gọi cho khách hàng và bạn muốn truy cập vào hồ sơ của cô ấy để cải thiện liên lạc của mình, thì việc tích hợp giữa tài khoản Salesforce và công cụ UCaaS của bạn sẽ giúp việc này trở nên vô cùng dễ dàng. Từ trong bảng điều khiển Salesforce của bạn, bạn sẽ có thể khởi chạy cuộc gọi, xem lịch sử tương tác của khách hàng và thêm ghi chú về những gì được nói trong cuộc gọi. Với tích hợp email Microsoft Outlook, bạn có thể khởi chạy các cuộc gọi trực tiếp từ bên trong phần thân của email.

Tích hợp đặc biệt hữu ích cho các công ty có kế hoạch sử dụng công cụ UCaaS của họ để đáp ứng với vé trợ giúp. Hãy tưởng tượng việc cung cấp dịch vụ của bạn sẽ lặp lại khả năng thực hiện và nhận cuộc gọi trực tiếp trong bảng điều khiển trợ giúp. Hãy tưởng tượng cho họ khả năng nghiên cứu các tương tác của khách hàng hoặc thêm ghi chú vào hồ sơ khách hàng trong khi thực hiện cuộc gọi và sau đó buộc dữ liệu này lại qua các công cụ UCaaS, bộ phận trợ giúp và quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để chỉnh sửa sau này.

"Các công ty đang xem xét các giải pháp VoIP đơn giản đang mất cơ hội đặt nhiều công cụ truyền thông cùng với một nhà cung cấp và được giảm giá để làm như vậy", Peterson nói. Đó là bởi vì hầu hết các nhà cung cấp đều giảm giá hàng loạt khi bạn kết hợp tất cả các công cụ UCaaS của mình lại với nhau thay vì các công cụ truyền thông chọn cherry trên nhiều nhà cung cấp. Hãy suy nghĩ về cách bạn mua dịch vụ cáp, internet và điện thoại tại nhà của bạn: giá của cả ba cùng nhau thường thấp hơn so với ba nhà cung cấp khác nhau cho mỗi nhà cung cấp.

Gói cũng đảm bảo rằng mỗi dịch vụ tích hợp và báo cáo lại cho nhau mà không có vấn đề. "Nếu bạn có một nhà cung cấp cho VoIP, một cho video và một cho trò chuyện, bạn không thể chia sẻ phân tích giữa họ", Peterson giải thích.