Tại sao voip di động phải là một phần của hệ thống điện thoại doanh nghiệp của bạn

Thoạt nhìn, Voice-over-IP (VoIP) di động không giống như thứ gì đó phù hợp với nhiều doanh nghiệp. Nếu bạn tìm kiếm trực tuyến, thì tìm kiếm của bạn sẽ tiết lộ rất nhiều dịch vụ từ các công ty mà bạn có thể không biết. Và trọng tâm chính của họ sẽ là mức độ rẻ tiền của họ. Nhưng thực tế là, đối với dịch vụ điện thoại kinh doanh, VoIP hay nói cách khác, giá rẻ hiếm khi được xem xét chính.

Những gì một doanh nghiệp thực sự cần là cho hệ thống điện thoại của mình để phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể và hỗ trợ các yêu cầu của nó. Để thực hiện điều này, hệ thống điện thoại cần phải có một số đặc điểm cụ thể. Dưới đây là năm cái nhìn về những điều sau:

Sự hiện diện nhất quán - Điều này có nghĩa là bạn sẽ có thể trả lời điện thoại doanh nghiệp của bạn mọi lúc mọi nơi, không chỉ khi bạn đang ở trong văn phòng ngồi tại bàn làm việc. Bạn cũng có thể thực hiện cuộc gọi cho khách hàng hoặc đối tác kinh doanh dường như đến từ doanh nghiệp của bạn, không nhất thiết phải là điện thoại di động của bạn.

Tích hợp - Bạn sẽ có thể chuyển các cuộc gọi đến một tiện ích mở rộng trong công ty và mọi người sẽ có thể chuyển các cuộc gọi cho bạn. Họ cũng có thể liên lạc với bạn bằng cách quay số tiện ích mở rộng. Ngoài ra, nếu bạn có nhân viên tiếp tân, thì người đó sẽ có thể cho biết nếu bạn có mặt và sau đó chuyển cuộc gọi cho bạn.

Bảo mật - Các cuộc gọi điện thoại kinh doanh không chỉ là chitchat. Bạn phải biết rằng nội dung của các cuộc gọi điện thoại của bạn là an toàn, chúng được bảo vệ bằng mã hóa và quyền truy cập vào một phần của hệ thống điện thoại của bạn cũng được bảo vệ. Bạn cũng cần biết ai đang điều hành phần VoIP trong hệ thống điện thoại của mình để bạn không thấy các nhu cầu kinh doanh quan trọng của mình được chuyển qua một quốc gia chịu sự thay đổi quan liêu hoặc hành động lập pháp hoặc hành pháp.

Độ tin cậy - Hệ thống điện thoại của bạn phải ở đó khi bạn cần. Thậm chí một vài phút ngừng hoạt động có thể khiến công ty của bạn mất hàng ngàn đô la và việc ngừng hoạt động lâu dài có thể gây rủi ro cho chính doanh nghiệp. Mặc dù rất nhiều sự chú ý được trả cho trang web của công ty bạn và điều đó chắc chắn rất quan trọng, hệ thống điện thoại của công ty bạn ít nhất cũng quan trọng. Đó là cách bạn thực sự nói chuyện với khách hàng và khách hàng, cách bạn cộng tác với các đồng nghiệp của mình (ít nhất là đối với các vấn đề thường ngày) và cách các cuộc trò chuyện nhanh làm cho quy trình công việc của bạn diễn ra. Mặc dù bạn có thể có thể thực hiện tất cả những điều này với tin nhắn tức thời (IM) và các phòng trò chuyện như ở Slack, nhưng lời nói hiệu quả hơn nhiều.

Chất lượng - Các cuộc gọi điện thoại của bạn phải nghe giống như bạn đang kinh doanh. Bạn không muốn bị cắt xén và chia tay các cuộc hội thoại, giọng nói bị bóp méo hoặc tĩnh. Kết nối điện thoại chất lượng thấp liên tục sẽ làm giảm uy tín của bạn như một doanh nghiệp, chưa kể đến việc cản trở các liên lạc cơ bản của bạn.

Chi phí không phải là một cân nhắc chính

Bạn sẽ nhận thấy rằng không nơi nào trong danh sách đó tôi đã đề cập đến chi phí. Điều này là do việc chạy một máy khách VoIP trên điện thoại di động của bạn sẽ tốn tiền ngoài bất cứ thứ gì bạn trả cho dịch vụ di động và thậm chí có thể là chi phí cơ bản cho hệ thống VoIP. Chi phí đến từ hai nơi: chi phí của chính khách hàng (hoặc chi phí cho mỗi người dùng cho một số hệ thống) và chi phí dữ liệu từ nhà cung cấp dịch vụ di động của bạn. Và đó là không tính các chi phí khác mà bạn có thể phải chịu, như các chi phí từ đại lý quản lý thiết bị di động (MDM) cũng như từ việc thực hiện bảo mật điểm cuối.

Như tôi đã tìm thấy trong quá trình thử nghiệm sản phẩm của mình cho các nhà cung cấp dịch vụ VoIP và đánh giá dịch vụ điện thoại của chúng tôi, bao gồm Văn phòng RingCentral Choice (dành cho doanh nghiệp), ứng dụng khách điện thoại di động của bạn được hệ thống điện thoại xem là một dòng riêng biệt. Trong nhiều trường hợp, nó được tính như một số riêng biệt. Vì vậy, kế hoạch chi tiêu khoảng 20 đô la mỗi tháng cho mỗi khách hàng điện thoại di động.

Chi phí dữ liệu trên gói điện thoại di động của bạn phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp dịch vụ và hợp đồng bạn đã đàm phán. Nhưng cho dù bạn có dữ liệu không giới hạn hoặc liệu bạn có trả tiền khi bạn đi hay không, sử dụng dữ liệu điện thoại di động của bạn sẽ phải trả giá. Và các cuộc gọi VoIP của bạn sử dụng dữ liệu điện thoại của bạn thay vì mạng di động cho các kết nối của họ.

Mặc dù VoIP không phải là một băng thông giống như video, nhưng nó vẫn yêu cầu kết nối dữ liệu tốt hoặc nó sẽ không hoạt động hoặc ít nhất là nó sẽ không hoạt động tốt, nếu bạn đang cố gắng nói chuyện một khách hàng, số tiền cho cùng một điều. Điều này cũng có nghĩa là bạn sẽ cần đảm bảo Wi-Fi trong nhà của bạn nhất quán trong toàn công ty hoặc bạn có tín hiệu nhất quán từ nhà cung cấp dịch vụ.

May mắn thay, một điều mà tôi tìm thấy trong thử nghiệm dịch vụ VoIP kinh doanh của mình là mỗi nhà cung cấp VoIP có một ứng dụng khách điện thoại di động, thường dành cho cả Google Android và Apple iOS. Những khách hàng này chạy trong nền trên điện thoại của bạn. Điều tuyệt vời ở họ là họ sẽ cho phép bạn sử dụng mạng di động mặc định của họ hoặc mạng Wi-Fi cục bộ.

Chúng cũng tích hợp với hệ thống VoIP kinh doanh của bạn để bạn có thể chuyển cuộc gọi, trả lời tiện ích mở rộng bàn bằng điện thoại di động, tham dự các cuộc họp chung hoặc nhờ nhân viên tiếp tân quản lý các cuộc gọi đến. Với những khách hàng này, bạn thậm chí có thể hiển thị số của công ty trên ID người gọi thay vì số di động của bạn. Đồng nghiệp có thể quay số gia hạn ba hoặc bốn chữ số để liên lạc với bạn cho dù bạn đang ở bàn làm việc hay ra khỏi văn phòng.

• Các nhà cung cấp VoIP kinh doanh tốt nhất cho năm 2019 Các nhà cung cấp VoIP kinh doanh tốt nhất cho năm 2019
• VoIP và UCaaS: Giải thích về sự khác biệt VoIP và UCaaS: Sự khác biệt được giải thích
• 10 điều về VoIP mà bạn không biết bạn cần biết 10 điều về VoIP mà bạn không biết bạn cần biết

Mặc dù giao diện của chúng thay đổi phần nào, hầu hết các máy khách VoIP mà tôi đã thử nghiệm bao gồm ít nhất một bàn phím số trên điện thoại của bạn cùng với nhiều lựa chọn menu khác nhau. Chúng bao gồm xác định ai có thể được gọi, thiết lập trạng thái hiện diện của bạn, tham dự các cuộc họp, tiếp tục trò chuyện và hơn thế nữa. Một số, chẳng hạn như Vonage Business Cloud, bao gồm bảng điều khiển quản lý cho phép bạn quản lý hệ thống điện thoại.

Kết quả là rất linh hoạt về cách các cuộc gọi kinh doanh của bạn có thể được định tuyến và xử lý, và tính linh hoạt là yếu tố chính trong hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, nếu bạn ngồi xuống và kết hợp những gì nhân viên của bạn cần làm với điện thoại của họ với khả năng của máy khách VoIP di động, thì bạn rất có thể thấy rằng các gói này có thể là một lợi thế đáng kể cho tổ chức của bạn. Chỉ không mong họ tiết kiệm tiền cho bạn.