Đánh giá và đánh giá công việc

Workful là trang web trả lương trực tuyến mới nhất mà chúng tôi đã thử nghiệm. Nó được phát triển bởi cùng một công ty sản xuất TaxSlayer, một ứng dụng khai thuế cá nhân trực tuyến bắt đầu từ một doanh nghiệp thuế nhỏ thuộc sở hữu gia đình vào năm 1965. Nó đã khởi đầu tốt theo hướng mới này, cung cấp một cái gì đó mà các đối thủ cạnh tranh không cung cấp cho miễn phí: đồng hồ thời gian tích hợp. Trang web cho phép chạy biên chế không giới hạn và các bản ghi và cổng thông tin nhân viên chuyên sâu, cũng như các quyền truy cập có thể được xác định theo cấp độ màn hình trong một số trường hợp. Một giao diện người dùng và công cụ điều hướng tuyệt vời giúp người quản lý tiền lương thiếu kinh nghiệm dễ dàng giải quyết. Tuy nhiên, sẽ dễ dàng hơn nếu trợ giúp trực tuyến mạnh mẽ hơn và nếu Workful chịu trách nhiệm nộp thuế biên chế, như Lựa chọn của biên tập viên Gusto và những người khác làm.

Giá lẻ

Giá cả của Workful giống như không có đối thủ cạnh tranh. Không có giá cơ sở; bạn chỉ bị tính phí $ 10 mỗi nhân viên mỗi tháng (nếu được trả hàng tháng; $ 8 mỗi tháng nếu hàng năm), với mức phí tối thiểu là $ 50 mỗi tháng. Nếu bạn có ít hơn năm nhân viên, bạn vẫn trả tiền cho năm. Điều này làm cho Workful trở thành một trong những trang web đắt tiền hơn được đánh giá ở đây. Chỉ QuickBooks Full Payroll có chi phí cao hơn, ở mức $ 80 mỗi tháng cộng với $ 4 mỗi nhân viên mỗi tháng. Phiên bản cơ bản của Phần mềm Patriot rẻ nhất tuyệt đối ở mức 10 đô la mỗi tháng cộng với 4 đô la mỗi nhân viên mỗi tháng; trang web không nộp thuế biên chế ở cấp độ này, tuy nhiên.

Thiết lập công việc

Khi bạn đã tạo tên người dùng và mật khẩu, Workful hỏi tên công ty, số lượng nhân viên và thông tin liên hệ của bạn. Sau đó, bạn được yêu cầu chọn các tính năng quan trọng đối với bạn (theo dõi thời gian nghỉ, báo cáo, cổng thông tin nhân viên, v.v.), nhưng bước này là tùy chọn. Khi bạn nhấp qua đó, bạn vào trang chủ Workful, nơi bạn được hỏi nếu bạn muốn trợ giúp trực tiếp với thiết lập.

Sau đó, có một danh sách bốn bước trên tàu trong một cửa sổ bật ra mà bạn sẽ thực hiện theo cách của mình, như thiết lập đồng hồ thời gian và lịch trình thanh toán. Bạn không phải làm điều này trực tiếp từ màn hình thiết lập. Bạn chỉ có thể đóng cửa sổ và thực hiện thiết lập bằng cài đặt của trang chính, nhưng điều này cho bạn ý tưởng tốt về những gì cần phải làm trước khi bạn chạy một bảng lương.

Bước đầu tiên là Đặt đồng hồ thời gian. Workful đi kèm với đồng hồ thời gian tích hợp mà bạn sẽ phải đặt tham số. Điều này là duy nhất trong số các trang web biên chế chúng tôi đã xem xét. Bạn nhập giờ làm việc của công ty bạn và cho biết liệu giờ có được tự động kéo vào bảng lương hay không và liệu có được nghỉ hay không. Bạn cũng phải nói với Workful cách tìm nhân viên để họ có thể ra vào. Có hai tùy chọn: Bạn chỉ có thể cho phép họ làm như vậy khi họ ở trên mạng Wi-Fi của công ty bạn hoặc nếu họ ở trong một số feet nhất định của một trong những địa điểm văn phòng của bạn.

Điều này nghe có vẻ phức tạp, nhưng nó không phải là. Bạn chỉ cần nhập tên mạng Wi-Fi của mình hoặc cung cấp địa chỉ thực của doanh nghiệp của bạn cùng với khoảng cách tối đa được phép (cách văn phòng thực tế họ có thể ở bao nhiêu và vẫn có thể đồng hồ ra vào?). Lịch thanh toán của bạn đến tiếp theo. Tần suất của bảng lương của bạn sẽ là gì? Hàng tuần? Hai tuần một lần? Ngày nào sẽ đánh dấu kết thúc kỳ thanh toán đầu tiên của bạn và ngày trả lương đầu tiên sẽ là ngày nào?

Hồ sơ nhân viên xuất sắc

Tiếp theo, bạn được yêu cầu nhập hồ sơ nhân viên. Tôi thích cách Workful hiển thị thông tin nhân viên trong hồ sơ cá nhân. Có sáu tab phân chia, một vài trong số đó tôi chưa thấy trên các trang web của đối thủ cạnh tranh Chi phí và Đồng hồ thời gian. Nhấp vào tab Hồ sơ để xem thông tin liên hệ tiêu chuẩn, ngày sinh và Số An sinh Xã hội. Tab Đồng hồ thời gian hiển thị đồng hồ và giờ trong một tuần.

Màn hình Tài liệu là kho lưu trữ các tệp nhân sự, chẳng hạn như sổ tay nhân viên và đánh giá nhân viên. Nếu nhân viên đã gửi chi phí, họ sẽ hiển thị dưới tab Chi phí, cùng với trạng thái phê duyệt của họ. Tab Time Off mở màn hình thông tin toàn diện nhất, tốt nhất tôi từng thấy cho mục đích này. Bạn có thể chuyển đổi giữa ba loại được hỗ trợ: kỳ nghỉ, ốm và PTO. Trang này cũng hiển thị trong cả hai số và một biểu đồ, bao nhiêu tổng số giờ đã tích lũy và số dư hiện tại là bao nhiêu (điều này có thể được điều chỉnh thủ công). Nó cũng cho bạn biết bao nhiêu giờ đã được phê duyệt và sử dụng và bao nhiêu đang chờ xử lý. Một bảng dưới đây liệt kê lịch sử thời gian nghỉ của nhân viên.

Bạn sẽ tìm thấy các chi tiết quan trọng mà bạn cần đưa vào cho nhân viên trong tab Biên chế: thông tin tiền gửi trực tiếp, khấu trừ liên bang và địa phương, các loại thu nhập và số dư bắt đầu cho bất kỳ bảng lương nào đã hoàn thành trước đó. Một số loại thu nhập đạt tiêu chuẩn, bao gồm cả kỳ nghỉ và thời gian ốm, nhưng bạn không thể thêm các loại của riêng mình như bạn có thể vào OnPay và các loại khác.

Hồ sơ nhà thầu được xử lý riêng. Bạn chỉ phải nhập tên và địa chỉ email; Workful gửi cho các nhà thầu một email đưa họ đến một màn hình nơi họ có thể hoàn thành việc lên máy bay.

Cuối cùng, bạn nhập thông tin cần thiết để kết nối tài khoản ngân hàng của bạn với Workful để gửi tiền trực tiếp. Bạn phải cung cấp tên ngân hàng và loại tài khoản, số lộ trình và số tài khoản. Bạn cũng cần cung cấp Thông tin cho Nhân viên Hiệu trưởng (tên, ngày sinh và Số An sinh Xã hội) và hình ảnh của Mẫu ủy quyền ACH và giấy phép lái xe của quản trị viên, cũng như Số An sinh Xã hội của cá nhân đó.

Thanh công cụ điều hướng toàn diện

Khi bạn đóng công cụ lên máy bay của trang, cho dù bạn đã hoàn thành tất cả các bước hay chưa, bạn sẽ có thể thấy giao diện người dùng chính. Workful mở ra Bảng điều khiển của nó; bạn luôn có thể quay lại điều này bằng cách nhấp vào biểu tượng của nó, đây là liên kết đầu tiên trong một loạt các liên kết chạy xuống khung dọc bên trái. Bảng điều khiển của Workful không mạnh mẽ như SurePayroll. Thông báo về các nhiệm vụ cần chú ý (ví dụ như yêu cầu hết giờ) xuất hiện ở trên cùng. Thông tin về bảng lương hoàn thành gần đây và các dự đoán tiếp theo nằm bên dưới, với các liên kết đến các bảng lương thường xuyên và ngoài chu kỳ. Một danh sách các nhân viên xuất hiện trong khung dọc bên phải, cùng với trạng thái Đồng hồ thời gian hiện tại của họ (đồng hồ vào / hết giờ).

Liên kết thứ hai trở xuống mở ra một danh sách nhân viên hoàn chỉnh với trạng thái Đồng hồ thời gian hiện tại cho mỗi công nhân. Bấm vào một tên, và hồ sơ nhân viên tương ứng mở ra. Bạn có thể nhập các bản ghi mới từ đây và liên kết đến một sơ đồ tổ chức mà Workful tự động tạo bằng cách xem người quản lý nào được chỉ định cho mỗi công nhân. Một tính năng khác thường và đáng hoan nghênh. Hồ sơ của nhà thầu được lưu trữ ngoài nhân viên trong Workful. Mỗi hồ sơ được chia thành hai khu vực. Đầu tiên là hồ sơ liên hệ cơ bản và thứ hai chứa thông tin tài chính như cài đặt ngân hàng (đối với tiền gửi trực tiếp), tỷ lệ thanh toán và lịch sử thanh toán.

Tab có nhãn Kho tài liệu sẽ mở một phòng thanh toán bù trừ cho các tài liệu nhân sự mà bạn đã tải lên, cả công khai và riêng tư. Liên kết tiếp theo xuống là Bảng lương; nhiều hơn về điều đó sau. Time Off mở ra chế độ xem danh sách của tất cả nhân viên và số giờ họ đã tích lũy và chi tiêu, cũng như số dư và vắng mặt hiện tại đang chờ xử lý hoặc phê duyệt. Bạn có thể thêm và chỉnh sửa chính sách ở đây. Workful cũng cung cấp Lịch đồ họa theo dõi các sự kiện như sinh nhật và ngày lễ, ngày trả tiền và ngày nhân viên cụ thể ra khỏi văn phòng. Một màn hình khác hiển thị chế độ xem danh sách chi phí và trạng thái được phê duyệt / từ chối của họ.

Báo cáo của Workful khá sơ sài. Chúng có thể sẽ trưởng thành, nhưng hiện tại, chúng không đáp ứng tiêu chuẩn được đặt bởi các trang web như OnPay. Chỉ có bảy người trong số họ và họ chủ yếu chỉ liệt kê các chế độ xem dữ liệu, chỉ có thể tùy chỉnh theo phạm vi ngày. Một là danh sách nhân viên đơn giản với ngày thuê, sinh nhật và số điện thoại của họ; khác hiển thị chi phí nhân viên. Những người khác cung cấp sâu hơn, chẳng hạn như Chi tiết Đăng ký Biên chế và Trách nhiệm Thuế. Ngoài những thiếu sót đó, các báo cáo không thể được xuất sang bất kỳ định dạng nào khác, chỉ được xem trên trang web.

Biểu tượng cuối cùng trên thanh công cụ điều hướng sẽ mở Cài đặt công ty của trang web. Đây là nơi bạn đứng đầu nếu bạn không hoàn thành thiết lập hoặc bất cứ khi nào bạn phải thay đổi điều gì đó. Ngoài các cài đặt tôi đã thảo luận, có hai lưu ý ở đây: Đầu tiên, bạn có thể thiết lập tích hợp với QuickBooks Online (không hỗ trợ tích hợp nào khác). Và bạn có thể chỉ định quyền người dùng cung cấp cho chủ sở hữu, quản trị viên và người quản lý khả năng truy cập hoặc thay đổi, xem và phê duyệt các yếu tố cụ thể của trang web. Các vai trò này chi tiết hơn so với các vai trò của các trang web khác mà tôi đã đánh giá, thậm chí cả các vai trò trong Gusto. Bạn có thể hạn chế quyền xuống mức màn hình trong một số trường hợp.

Cổng thông tin nhân viên tốt

Mỗi dịch vụ trả lương mà chúng tôi đã xem xét vào năm 2019 đều cung cấp cho nhân viên các trang web được bảo vệ bằng mật khẩu, nơi lưu trữ thông tin cá nhân của mỗi công nhân và có thể được truy cập. Workful là tốt hơn so với những người khác tôi đã xem xét. Chúng trông và hoạt động giống như trang quản trị chính, với thanh công cụ điều hướng dọc rất giống nhau. Nhân viên có thể xem hồ sơ và thông tin liên lạc của họ cho đồng nghiệp; lịch sử và tài liệu đồng hồ thời gian của họ; và lịch, chi phí và thời gian nghỉ của họ. Phần Tài chính hiển thị tỷ lệ thu nhập, thông tin ngân hàng, cuống phiếu lương và tiền giữ lại của họ. Báo cáo duy nhất cung cấp một cái nhìn tổng quan về chi phí và số dặm. Nhân viên có thể theo dõi chi phí cá nhân trong Workful mà không cần phải nộp chúng.

Bảng điều khiển của cổng cho nhân viên xem nhanh một số thông tin chính. Chúng hiển thị trạng thái đồng hồ thời gian hiện tại và lịch sử của tuần, cũng như các tin nhắn từ quản trị viên, nhắc nhở về bất kỳ nhiệm vụ nào trên tàu chưa hoàn thành và biểu đồ hiển thị tổng số PTO.

Sự kiện chính: Chạy một bảng lương

Như trường hợp của mọi dịch vụ trả lương, việc sắp xếp một hoạt động trả lương thực tế là phần dễ dàng một khi bạn đã thiết lập mọi thứ. Để bắt đầu thanh toán, bạn bấm Chạy Bảng lương trên Bảng điều khiển hoặc chọn biểu tượng Bảng lương trên thanh công cụ dọc bên trái. Nếu có phê duyệt chi phí chưa thanh toán, Workful sẽ cảnh báo bạn và cho bạn cơ hội giải quyết chúng trước khi bạn điều hành bảng lương. Sau đó, màn hình Payroll Run sẽ mở ra chỉ với một lần bồi thường, nghỉ phép và nghỉ ốm (Gusto làm cho bạn truy cập màn hình thứ hai cho việc này) và giữ lại các chi tiết có thể nhìn thấy. Không giống như các đối thủ cạnh tranh, hiển thị chế độ xem danh sách của tất cả nhân viên chỉ có giờ làm việc, các khoản bồi thường khác (tiền thưởng, hoa hồng) và các khoản khấu trừ cho thuế và lợi ích, bạn phải nhấp vào tên của từng nhân viên trong khung dọc bên trái để thực hiện mức lương của họ thông tin xuất hiện.

Đây là một cách tiếp cận khác thường, nhưng nó sẽ làm việc cho một người quản lý tiền lương muốn xem tất cả các chi tiết vụn vặt trước khi phê duyệt một bảng lương. Hầu hết các trang web cung cấp một bản xem trước cuống phiếu như một tùy chọn trước khi cho phép bảng lương, mà tôi nghĩ là một cách tốt hơn để xử lý việc này. Nếu bạn có nhiều nhân viên, bạn sẽ mất thêm thời gian để cuộn qua danh sách trong Workful.

Ở bên phải trên màn hình Payroll Run là một khung hiển thị tổng số tiền lương và thuế cho toàn bộ hoạt động. Nếu mọi thứ đều ổn, nhấp Gửi. Màn hình Chi tiết chạy biên chế xuất hiện, một lần nữa hiển thị thu nhập và các khoản khấu trừ của mỗi nhân viên. Bạn có thể in séc hoặc sơ khai từ màn hình này. Nhưng không nơi nào nó cho bạn biết chính xác số tiền sẽ được khấu trừ từ tài khoản kiểm tra của bạn để gửi tiền trực tiếp và thuế, và vào ngày nào. Có tổng số tiền lương được trả và tổng phụ cho các loại thuế biên chế khác nhau, nhưng không có tổng số tiền lớn.

Mặc dù Workful tính thuế tiền lương của bạn, chuyển chúng vào biểu mẫu hoặc bảng tính và nhắc nhở bạn khi đến hạn nộp hồ sơ, nhưng nó vẫn chưa gửi chúng cho bạn như hầu hết các đối thủ cạnh tranh. Bạn vẫn phải viết séc và gửi chúng vào hoặc gửi các khoản thanh toán điện tử. Công ty hiện đang thử nghiệm quản lý quy trình này cho người dùng ở một tiểu bang và hy vọng sẽ tung ra nhiều tiểu bang hơn trong những tháng tới.

Workful Is Weak trên Mobile

Bạn không thể chạy bảng lương từ các ứng dụng di động của Workful (có sẵn cho cả Android và iOS) như bạn có thể có trong QuickBooks Payroll. Không có ứng dụng quản trị viên, chỉ có một ứng dụng được thiết kế cho nhân viên sử dụng khi họ cần đồng hồ ra vào và khi đến lúc phải nộp chi phí. Điều đó nói rằng, ứng dụng nhân viên là trực quan như nó là hấp dẫn. Nó mở ra Đồng hồ thời gian, nơi các nhân viên chỉ cần nhấp vào một liên kết để đột nhập. Họ cũng có thể thấy số giờ làm việc đáng giá trong một tuần. Nhấp vào liên kết điều hướng ở phía trên bên trái và chọn Gửi Chi phí sẽ chụp ảnh biên nhận và tạo một bản ghi với người được trả tiền, số tiền và danh mục.

Hy vọng về công việc

Workful có một số tính năng đặc biệt (cổng thông tin nhân viên, đồng hồ thời gian, quyền người dùng chi tiết) và một số thâm hụt lớn (điện thoại di động, báo cáo và thuế lương). Nhưng nó còn trẻ, và chúng tôi mong muốn được xem nó khi nó trưởng thành. Trong thời gian này, chúng tôi khuyên bạn nên lựa chọn Biên tập viên, Gusto, xuất sắc trong tất cả các lĩnh vực và cung cấp trải nghiệm người dùng đặc biệt, cùng với các tính năng thường được yêu cầu bởi cả người quản lý tiền lương mới và có kinh nghiệm.