Đánh giá và đánh giá dự án Zoho

Giao diện và thiết lập dự án Zoho

Trang web của Dự án Zoho có diện mạo sạch sẽ và cập nhật. Trang web đủ trực quan để nếu bạn có thể sử dụng hầu hết các ứng dụng trực tuyến cơ bản, chẳng hạn như webmail, bạn sẽ có thể tìm ra Dự án Zoho trong vài phút. Sự dễ sử dụng và đơn giản này là cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ, những người không có người quản lý dự án chuyên dụng cho nhân viên.

Chủ doanh nghiệp và trưởng nhóm sẽ đánh giá cao rằng Dự án Zoho nhắc mọi người kích hoạt xác thực hai yếu tố để giúp giữ tài khoản an toàn hơn và an toàn hơn. Xác thực hai yếu tố giúp giữ cho tất cả thông tin công ty bạn đưa vào tài khoản Zoho của bạn an toàn hơn.

Bố cục của Zoho Project đặt các tùy chọn có liên quan trong tầm tay của bạn vào đúng thời điểm. Thiết lập tài khoản, tạo dự án đầu tiên của bạn, thêm các mốc và nhiệm vụ và mời thêm người tham gia cùng bạn mất vài phút. Khi những người mới tham gia, trang web cung cấp cho họ các gợi ý tương tác về cách bắt đầu và những việc cần làm tiếp theo.

Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh cho phép bạn xem bất kỳ biểu đồ hoặc cập nhật nào phù hợp nhất với bạn để khi bạn đăng nhập vào tài khoản Zoho Project, bạn sẽ có được một ảnh chụp nhanh về các dự án hoặc trạng thái quan trọng. Ví dụ: bạn có thể thêm tiện ích Trạng thái nhiệm vụ hiển thị cả biểu đồ hình tròn và số đếm thô về số lượng tác vụ được mở so với đóng. Cho dù bạn quan tâm đến bảng thời gian hoặc khối lượng công việc riêng lẻ, bạn có thể sửa đổi bảng điều khiển của mình cho phù hợp.

Truyền thông và hợp tác

Một số tính năng Dự án Zoho yêu thích của chúng tôi phải thực hiện với giao tiếp và cộng tác. Ứng dụng cung cấp cho bạn nhiều công cụ, một số trong đó bạn có thể chọn bao gồm hoặc loại trừ trong quá trình thiết lập ban đầu. Một lý do bạn có thể loại trừ một số các công cụ này là nếu nhóm của bạn sử dụng một số ứng dụng khác để nhắn tin hoặc cộng tác nhóm minh bạch hơn và bạn không muốn giao tiếp xảy ra ở nơi khác.

Một trong những công cụ chúng tôi thích là một hộp trò chuyện được tích hợp ngay trong không gian làm việc. Có một hộp trò chuyện có nghĩa là bạn có thể đặt câu hỏi cho đồng nghiệp về các dự án hoặc nhiệm vụ bạn đang làm mà không cần phải lật sang ứng dụng khác.

Các dự án Zoho cũng có các diễn đàn, nơi bạn có thể trò chuyện với đồng nghiệp một cách không đồng bộ, hộp cập nhật trạng thái để cho đồng nghiệp biết bạn đang làm gì và nguồn cấp dữ liệu hoạt động nơi bạn có thể xem tất cả hoạt động trên một dự án theo thứ tự thời gian đảo ngược.

Một công cụ giao tiếp khác mà chúng tôi thích là tích hợp gần như liền mạch với Cuộc họp Zoho. Trên một số trang nhất định, bạn thấy một nút có nội dung Gặp gỡ ngay ở đầu. Nhấn nó và cho phép bạn tạo một cuộc họp video hoặc âm thanh trực tuyến trong một tab mới. Trước khi cuộc họp bắt đầu, lời nhắc mời xuất hiện để bạn có thể thêm người vào cuộc họp của mình. Đồng nghiệp của bạn nhận được thông báo có chứa lời mời và liên kết đến cuộc họp trong thời gian thực. Họ có thể tham gia mà không cần phải mở bất kỳ ứng dụng bổ sung nào khác hoặc nhập ID cuộc họp.

Nhìn chung, các thông báo của Dự án Zoho được triển khai tốt vì một số trong số chúng có tính tương tác. Ví dụ: bạn có thể trả lời hoặc nhận xét về các vấn đề quan trọng từ hộp thông báo, thay vì liên kết đến trang nơi thông tin gốc xuất hiện. Điều đó tốt cho năng suất.

Các tính năng quản lý dự án chính

Các phần cho Nhiệm vụ và Cột mốc cho phép bạn nhập và cập nhật các chi tiết tốt trong công việc của dự án. Mọi nhiệm vụ có thể có ngày bắt đầu và ngày kết thúc, thay vì chỉ là thời hạn. Bạn có thể ước tính mức độ gần hoàn thành của mình với một nhiệm vụ bằng cách nhập tỷ lệ phần trăm.

Khi bạn đi sâu vào chi tiết của một nhiệm vụ, sẽ có một bộ đếm thời gian tích hợp để theo dõi thời gian dành cho nhiệm vụ, mặc dù nó chỉ giới hạn ở những người trên tài khoản Express và các gói cao hơn (nghĩa là không có trong các gói Miễn phí hoặc Chuẩn). Nếu doanh nghiệp của bạn lập hóa đơn theo giờ, bạn sẽ muốn tùy chọn ghi lại thời gian thực hiện nhiệm vụ là có thể xuất hóa đơn hoặc không lập hóa đơn.

Một tùy chọn khác cho phép bạn đặt dự án theo dòng thời gian "nghiêm ngặt", nghĩa là bạn không thể chỉ định ngày đáo hạn cho các mốc nằm ngoài phạm vi thời gian của dự án.

Các dự án Zoho có sự phụ thuộc, mặc dù việc tìm ra cách thiết lập chúng không hoàn toàn trực quan như sử dụng phần còn lại của ứng dụng. Trong một số ứng dụng quản lý dự án khác, chẳng hạn như LiquidPlanner, bạn có thể tạo các phụ thuộc giữa các tác vụ bằng cách vẽ một dòng từ cái này sang cái khác trong chế độ xem biểu đồ Gantt. Trong Dự án Zoho, bạn phải mở một nhiệm vụ và sau đó chọn thêm phụ thuộc. Một cửa sổ nhỏ mở ra nơi bạn nhập tên của tác vụ bạn muốn liên kết với tác vụ hiện tại và tác vụ mới phải nằm trong cùng danh sách tác vụ với tác vụ khác.

Phần mềm đã thêm chế độ xem kanban cho phép bạn xem các tác vụ dưới dạng thẻ trong các cột. Nó không hữu ích như một ứng dụng bảng kanban thực sự bởi vì bạn không thể tùy chỉnh các cột trong Dự án Zoho. Thay vào đó, bạn có thể chọn từ một số tùy chọn tiền tố, chẳng hạn như Mở và Đóng (không phải là chế độ xem hữu ích nhất), Ưu tiên hoặc Hoàn thành phần trăm. Có một số ứng dụng quản lý dự án và quản lý tác vụ bao gồm các chế độ xem kanban, Asana là ứng dụng xuất hiện trong đầu bạn, nhưng bạn phải chọn sử dụng kanban trước khi tạo dự án. Khi bạn đã quyết định sử dụng phương pháp đó, sẽ không quay lại. Kanban không thực sự là một "chế độ xem" nhiều như một phương pháp mà bạn cần tuân thủ một khi bạn đã chọn sử dụng nó.

Một tính năng quản lý dự án quan trọng khác trong Dự án Zoho là báo cáo quản lý tài nguyên. Nó giúp bạn xem thành viên nào trong nhóm của bạn được giao nhiệm vụ quá nhiều công việc, không đủ công việc hoặc chỉ số lượng phù hợp trong các khoảng thời gian khác nhau. Nó được trình bày một cách trực quan trong một biểu đồ lớn, với một chút cân bằng (như một người thu thập teeter) cho biết mỗi người đã giao cho họ bao nhiêu công việc trong một tuần. Đối với các nhóm nhỏ, việc trình bày dữ liệu bất thường như vậy có thể hoạt động tốt. Đối với các đội lớn có từ 50 nhân viên trở lên trong bất kỳ bộ phận nào, sẽ là một cơn ác mộng khi cuộn qua và tìm kiếm sự bập bênh cân bằng. Các nhóm lớn cần các công cụ quản lý tài nguyên vững chắc nên xem qua LiquidPlanner. Đó là một trong những thế mạnh của ứng dụng.

Chúng tôi đã đề cập ngắn gọn về biểu đồ Gantt, nhưng nó giúp biết nơi tìm chúng: dưới nút Báo cáo ở phía bên trái của ứng dụng (nếu nó bị ẩn, hãy nhấp vào ba dấu chấm để hiển thị nó). Đó là cùng một khu vực nơi bạn tìm thấy Sử dụng tài nguyên, báo cáo theo kế hoạch so với thực tế và báo cáo Nhiệm vụ. Trong các biểu đồ Gantt, bạn có thể kéo và thả cạnh của thanh công cụ tác vụ để thay đổi độ dài của nó và có một nút chuyển đổi hiển thị đường dẫn quan trọng của bạn. Nếu bạn đang tự hỏi: "Con đường quan trọng là gì?" định nghĩa này từ 2020ProjectManloyment.com có ​​thể giúp: "chuỗi hoạt động dài nhất trong kế hoạch dự án phải hoàn thành đúng hạn để dự án hoàn thành vào ngày đáo hạn."

Chức năng theo dõi thời gian

Các dự án Zoho cung cấp theo dõi thời gian cơ bản như là một phần của gói tập trung quản lý dự án toàn diện như Mavenlink. Khi bạn đi sâu vào chi tiết của một nhiệm vụ, sẽ có một bộ đếm thời gian tích hợp ở góc trên bên phải để theo dõi thời gian dành cho nhiệm vụ và nó sẽ tiếp tục đánh dấu nếu bạn rời khỏi trang. Đồng hồ bấm giờ được giới hạn cho người dùng trên tài khoản Express và các gói cao hơn (nghĩa là nó không khả dụng trong các gói Miễn phí hoặc Tiêu chuẩn). Nếu doanh nghiệp của bạn lập hóa đơn theo giờ, thì bạn sẽ muốn tùy chọn ghi lại thời gian thực hiện nhiệm vụ là có thể xuất hóa đơn hoặc không lập hóa đơn.

Chúng tôi đã thêm một nhiệm vụ gọi là "Vẽ tranh văn phòng chính phủ" trong các dự án để chúng tôi có thể theo dõi thời gian. Để đăng nhập thời gian, bạn có thể nhấp vào thời gian ở góc trên bên phải hoặc nhập thời gian trong bảng thời gian của bạn hồi tố. Chúng tôi thấy tùy chọn Thời gian đăng nhập hàng tuần là một cách dễ dàng để theo dõi thời gian. Bạn có thể tìm thấy Loại nhật ký hàng tuần bằng cách đi tới Bảng thời gian và sau đó, ở góc trên bên phải, thay đổi trình đơn thả xuống từ Thêm thời gian đăng nhập thành Thời gian đăng nhập hàng tuần. Bạn có thể chuyển qua các trường và nhập số giờ cho mỗi dự án. Ngoài ra, nhấp vào một tác vụ trong Lịch là một cách tốt để xem lịch sử của dự án. Bạn có thể liên kết một bảng con, giờ đăng nhập, đính kèm tài liệu và theo dõi các vấn đề.

Một tính năng khác mà chúng tôi thích trong Dự án Zoho là khả năng gắn nhãn công việc là Nhiệm vụ quan trọng. Điều này hoạt động như một lời nhắc tốt để đăng nhập và hoàn thành công việc. Một điểm cộng với Zoho Project là khả năng đồng hồ trên nhiều tác vụ cùng một lúc. Bạn sẽ không tìm thấy tính năng này trong các ứng dụng theo dõi thời gian khác, như Hubstaff hoặc VeriClock, hoặc thậm chí TSheets, Sự lựa chọn của các biên tập viên khác của chúng tôi. Các dự án Zoho cung cấp các tính năng theo dõi thời gian và quản lý dự án mạnh mẽ hơn, nhưng chúng tôi thấy các sản phẩm như TSheets dễ sử dụng hơn. Ngoài ra, bạn sẽ không thể theo dõi thời gian trong tương lai như bạn có thể trong các chương trình khác, chẳng hạn như Wrike.

Dự án Zoho có các tính năng theo dõi thời gian quản trị mạnh mẽ. Bạn có thể theo dõi các phê duyệt bằng cách tìm kiếm biểu tượng nhỏ bên cạnh mô-đun Timesheet. Nếu bạn nhấp vào biểu tượng, thì bạn sẽ thấy tất cả các nhiệm vụ và yêu cầu phê duyệt. Dự án Zoho cũng cho phép bạn đánh dấu tất cả các công việc là có thể xuất hóa đơn hoặc không xuất hóa đơn, điều này giúp cho việc ghi sổ.

Không giống như TSheets, Dự án Zoho không cho phép bạn tách tài khoản để theo dõi thời gian cho quản trị viên hoặc nhân viên. Bạn chỉ cần đặt quyền cho những người có thể xem những gì. Các dự án Zoho cung cấp các tùy chọn cấu hình ấn tượng như VeriClock. Trong Dự án Zoho, bạn có thể chặn nhân viên thêm bảng chấm công hoặc bạn có thể đặt quyền để họ chỉ có thể nhìn thấy chính họ.

Chúng tôi đã đăng nhập vào ứng dụng di động Dự án Zoho và thấy các trang Nguồn cấp dữ liệu và Trang chủ được tổ chức tốt. Trên trang Nguồn cấp dữ liệu, bạn có thể thấy danh sách các hành động được thực hiện, như phân công nhiệm vụ. Để thay đổi thời gian trong ứng dụng di động, chọn Bảng thời gian và chọn tác vụ cần chỉnh sửa. Nhấp vào Chỉnh sửa và sau đó bạn có thể thời gian. Tiếp theo, nhấp vào dấu kiểm ở góc trên bên phải. Chúng tôi muốn thấy một chiếc đồng hồ bấm giờ dễ dàng truy cập trong ứng dụng di động. Tuy nhiên, Zoho Project cho biết người dùng trong lĩnh vực này có thể ghi lại thời gian của họ sau khi hết ca vì khách hàng có thể nhăn mặt khi công nhân nhìn vào điện thoại của họ trong khi làm việc như tu sửa tại nhà. Chúng tôi vẫn muốn thấy tính năng này.

Nhìn chung, chúng tôi thấy chức năng theo dõi thời gian trong Dự án Zoho khó điều hướng hơn một chút so với Hubstaff và TSheets, cả hai đều tập trung vào theo dõi thời gian. Đó là lý do tại sao Zoho dự án được xếp hạng Lựa chọn của các biên tập viên năm sao trong vòng quản lý dự án của chúng tôi, nhưng lại tụt hậu so với TSheets cho Lựa chọn của biên tập viên trong phần mềm theo dõi thời gian của chúng tôi. Xem xét đầy đủ chức năng mà Zoho Project cung cấp, công cụ theo dõi thời gian sẽ có nhiều điểm nổi bật hơn. Tuy nhiên, Zoho Project vẫn cung cấp một bộ tính năng sâu sắc và ấn tượng.

Theo dõi lỗi, theo dõi vấn đề

Nếu bạn là nhóm phát triển phần mềm cần theo dõi lỗi nghiêm ngặt như một phần của ứng dụng quản lý dự án, bạn có một vài lựa chọn. Đối với một, bạn có thể nhập lỗi vào Dự án Zoho từ các tệp CSV, XLS và XLSX, cũng như từ JIRA. Tùy chọn thứ hai là sử dụng IssueTracker đi kèm với Dự án Zoho. Công cụ này giúp bạn gửi, theo dõi, sắp xếp và khắc phục mọi sự cố phát sinh trong dự án phát triển phần mềm. Không phải tất cả mọi người trong tài khoản của bạn đều có thể truy cập các chi tiết được lưu trong IssueTracker. Chỉ quản trị viên và người quản lý mới được phép định cấu hình trạng thái và quy trình xử lý sự cố.

Zoho cũng bán IssueTracker dưới dạng một ứng dụng độc lập có tên Zoho BugTracker. Có một phiên bản miễn phí cho các đội rất nhỏ, nhưng nếu không, bạn có thể mong đợi trả 480 đô la mỗi năm cho tối đa 15 người, cộng thêm 36 đô la mỗi năm cho mỗi người thêm.

Tích hợp và ứng dụng cho các dự án Zoho

Zoho tạo ra một bộ ứng dụng kinh doanh. Theo sau đó, nhiều chương trình riêng của nó được tích hợp chặt chẽ với Dự án Zoho hoặc ít nhất là có thể.

Chúng tôi đã đề cập đến cách công cụ hội nghị video của nó, Cuộc họp Zoho, bật mở bất cứ lúc nào bạn cần gặp các đồng nghiệp. Bạn cũng có thể tích hợp Dự án Zoho với Zoho Books và Zoho Invoice để quản lý kế toán của bạn.

Dự án Zoho cũng hoạt động với Google Apps. Khi cả hai được tích hợp, bạn có thể tải tệp trực tiếp từ Google Drive lên Dự án Zoho và xuất các sự kiện lịch từ cái này sang cái khác. Bạn thậm chí có thể sử dụng Gmail để tạo các tác vụ và đăng nhập giờ làm việc.

Các tùy chọn tích hợp được hỗ trợ khác bao gồm Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket và Zapier. Đây không phải là một danh sách dài đặc biệt, nhưng nó bao gồm nhiều điều cơ bản.

Zoho có các ứng dụng di động cho nhiều công cụ của mình, bao gồm Zoho Project và Bug Tracker. Các ứng dụng có trên cả Android và iOS. Các ứng dụng quản lý dự án di động không thay thế cho ứng dụng web đầy đủ, nhưng ít nhất chúng cho phép mọi người theo kịp các cuộc thảo luận quan trọng và xem mọi người đang tiến triển dự án nào cho dù họ ở đâu.

Một ứng dụng quản lý dự án cân bằng tốt

Dự án Zoho là một ứng dụng quản lý dự án cân bằng tốt. Nó cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để quản lý một dự án phức tạp, chẳng hạn như biểu đồ Gantt và tiện ích theo dõi thời gian, với mức giá hợp lý và giao diện trực quan. Nó đặc biệt hấp dẫn đối với các doanh nghiệp nhỏ đang quản lý một vài dự án và người dân, nhưng không phải hàng trăm. Phải mất một ít thời gian để tìm hiểu những điểm tốt hơn của Dự án Zoho, nhưng không nhiều. Nhìn chung, Zoho dự án là một công cụ quản lý dự án tuyệt vời và tiếp tục là sự lựa chọn của biên tập viên PCMag.