42 mẹo Gmail sẽ giúp bạn chinh phục email

Gmail đã đi một chặng đường dài. Nó không hoàn hảo và đôi khi gợi lên những gợn sóng phẫn nộ trên cơ sở người dùng của nó. Nhưng hãy trung thực: với Gmail bạn sẽ nhận được rất nhiều thứ.

Là một ứng dụng web, Gmail là một công việc liên tục được tiến hành, nhưng lượng điện năng hoạt động dưới mức khá đáng kinh ngạc. Đó là những gì chúng tôi ở đây để nghiên cứu: tất cả các công cụ bên dưới bề mặt của hộp thư đến Gmail.

Hãy bắt đầu với một điều ngay trước mắt: Phòng thí nghiệm . Không phải là những chú chó lông xù đáng yêu, mà là "phòng thí nghiệm" các tính năng luôn được Google thử nghiệm. Bạn có thể truy cập Labs bằng cách đi tới biểu tượng Gear ( ) trong Gmail> Cài đặt> Phòng thí nghiệm. Tôi muốn đề nghị bạn bật tất cả chúng lên vì chúng hầu như đều hữu ích, nhưng chúng tôi sẽ làm tốt nhất. (Ngoài ra, được cảnh báo, đôi khi những người tốt nhất trong số họ bị giết mà không có cảnh báo). Ngoài Labs, có rất nhiều tiện ích bổ sung và tiện ích bổ sung cho trình duyệt có thể cải thiện Gmail một cách cụ thể, vượt xa các tham số ban đầu.

Không phải mọi công nghệ sử dụng năng lượng trong Gmail đều yêu cầu các phụ kiện đặc biệt. Rất nhiều điều có thể thông qua giao diện chính, hoặc trong tầm tay của bạn trên bàn phím, mà không bao giờ thay đổi cài đặt hoặc cài đặt thêm thứ gì đó. Nắm vững thậm chí một vài trong số chúng sẽ giúp bạn tận dụng tối đa những gì Gmail cung cấp ngoài những điều cơ bản về gửi và nhận tin nhắn. Bắt đầu nào.

1 Được trả tiền (hoặc gửi tiền)

Mất một lúc, nhưng cuối cùng Google Wallet cũng đã chuyển sang Gmail. Nhấp vào biểu tượng ký hiệu đô la ở cuối thư và bạn có tùy chọn gửi tiền. Hoặc chọn Yêu cầu tiền để nói với ai đó để trả tiền.


Bạn và người nhận sẽ cần một tài khoản Google Wallet kèm theo thông tin ngân hàng; cài đặt Google Wallet cho "Gửi tiền bằng Gmail" cũng phải được bật. Tối đa là $ 9, 999 đi một trong hai cách.



2 Đừng lo lắng (Quá nhiều) về Mã hóa

Nếu bạn lo lắng về việc rình mò xem tin nhắn của mình, Google đã mã hóa tất cả các tin nhắn Gmail kể từ năm 2013. Mọi việc gửi Gmail tới Gmail đều tương đối an toàn và Gmail mặc định sử dụng HTTPS khi bạn truy cập trực tuyến. Giúp một ít.


Theo Báo cáo minh bạch của Google, 88 phần trăm thư được gửi tới Gmail trong khoảng thời gian từ ngày 12 tháng 5 đến ngày 10 tháng 8 đã được mã hóa; nó cao hơn một chút với 89 phần trăm cho các tin nhắn gửi đi. Gmail cảnh báo khi bạn nhận được một tin nhắn không được mã hóa từ bên ngoài hệ sinh thái Google. Hãy chú ý đến những tin nhắn mà chúng xuất hiện bên dưới dòng tiêu đề nếu bạn hoàn toàn lo lắng về bảo mật và quyền riêng tư.



3 Gmail dành cho Android Ngăn chặn lừa đảo

Gmail đã được sử dụng thành công trong các cuộc tấn công lừa đảo lớn trong quá khứ, nhắm mục tiêu người dùng có liên kết đến nội dung độc hại. Google đã chú ý và, ít nhất là đối với Android, đã đưa ra một số biện pháp bảo vệ. Nếu có một liên kết đáng ngờ trong một tin nhắn mà bạn nhấp vào ứng dụng Gmail của điện thoại thông minh Android, Google sẽ bật lên một cảnh báo "Cảnh báo - lừa đảo (giả mạo web)" như cảnh báo ở trên. Nó có thể xuất hiện ngay cả đối với các liên kết mà bạn biết là ổn, nhưng an toàn tốt hơn là xin lỗi.



4 Short Cheat Sheet

Gmail chứa đầy các phím tắt cho mọi thứ bạn có thể làm. Kiểm tra Bảng cheat Gmail tối giản từ Visual.ly để có đại diện hoàn hảo về mặt đồ họa thông tin. Hay chỉ cần nhấn Shift +? trong khi vào Gmail để có danh sách bật lên. Để bật mọi thứ lên, hãy đi tới Cài đặt> tab Phím tắt để cá nhân hóa các phím được sử dụng (bạn không thể tùy chỉnh nếu bạn đang sử dụng Gmail trong Google Apps cho doanh nghiệp).

• 5 Gmail cho tính di động

  Có một ứng dụng Gmail do Google xây dựng cho iOS, chúng tôi đã cho nó 5 sao trong lần ra mắt đầu tiên của nó và dĩ nhiên Gmail là email mặc định trên các hệ thống Android. Nhưng chúng không phải là cách duy nhất để có được Gmail khi di động. Có lẽ điều trớ trêu nhất là chương trình email iOS tốt nhất hiện nay là Microsoft Outlook cho iPhone, hoạt động rất tốt khi làm việc với các tài khoản Gmail.

  Nhưng đó không phải là tất cả: Google có một ứng dụng khác dành cho gmail, được gọi là, không tưởng tượng, Hộp thư đến, cố gắng làm cho email thông minh hơn bằng cách kết hợp các thư đi cùng nhau, giúp dễ dàng thêm to-dos vào hộp thư đến, báo lại tin nhắn và hơn thế nữa. Nó có sẵn trên iOS và Android và trên web; xem video cho deets.

• 6 Gmailify Yahoo hoặc Outlook của bạn

  Bạn có thể truy cập tài khoản Gmail và các tài khoản khác, như địa chỉ Yahoo và Hotmail / Outlook.com, tài khoản Exchange / Office 365 và tất nhiên là tài khoản POP3 và IMAP, trong ứng dụng Gmail dành cho Android . Tất cả các tài khoản riêng biệt đều có các tính năng giống như tài khoản Gmail, như lọc thư rác và hộp thư đến được gắn thẻ. Ứng dụng Gmail Android là cách duy nhất để thực hiện điều đó. Đây không phải là điều bạn có thể làm trong giao diện Web cho Gmail Gmail và trước tiên bạn cần phải có ít nhất một tài khoản Gmail để nó hoạt động. Nhấn vào menu, nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh tên tài khoản của bạn, nhấp + Thêm tài khoản, chọn loại tài khoản để thêm và nhập tất cả thông tin đăng nhập. Sau đó, bạn sẽ thấy tất cả email của mình trong một hộp thư đến hợp nhất trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn.



7 Truy cập Gmail qua Yahoo hoặc Outlook.com

Nếu bạn thích Yahoo Mail, như một số người, bạn có tùy chọn để đưa Gmail của mình đến đó (cũng như các tin nhắn AOL và Outlook.com của bạn). Trong phiên bản mới nhất của Yahoo Mail, nhấp vào biểu tượng bánh răng ( )> Cài đặt khác> Hộp thư> Thêm Hộp thư> Google.

Tương tự, nếu bạn là người dùng Outlook.com, hãy truy cập thiết bị ( )> Tài khoản được kết nối và nhấp vào Gmail. Bạn có thể đặt tài khoản này thành tài khoản chỉ gửi hoặc nhập tất cả thư Gmail của mình.



8 Nhập thư khác

Bạn không thể đánh bại Gmail để tìm kiếm và sắp xếp thư. Vì vậy, nếu bạn đã có một số tài khoản email cũ chỉ sử dụng POP3 mà bạn đã kiểm tra trên một ứng dụng khách như Thunderbird, hãy bỏ phần mềm đó và nhận các tin nhắn vào tài khoản Gmail của bạn. Đi vào> Cài đặt> Tài khoản và Nhập> Kiểm tra thư từ các tài khoản khác (nó ở ngay giữa). Thêm nó và những bộ lọc tin nhắn đó giống như tất cả những cái khác. Bạn có thể thêm tối đa năm.



9 Đăng ký Google Sans Gmail

Tương tự, nếu bạn muốn truy cập vào tất cả các loại dịch vụ của Google, từ Analytics đến Drive đến YouTube, nhưng thực sự không muốn có tài khoản Gmail, có một trang đăng ký tài khoản Google đặc biệt ở bất cứ đâu bạn có thể đặt địa chỉ email hiện tại của mình thay vì tạo một địa chỉ email hiện tại thay vì tạo tên tài khoản mới sẽ được sử dụng với Google. Nếu bạn đổi ý trong khi đăng ký và muốn có địa chỉ Gmail, có một liên kết trên trang để đến trang đăng ký tài khoản thông thường.



10 Sử dụng nhiều tài khoản Gmail

Nếu bạn là một người hâm mộ Gmail và có nhiều tài khoản, trong khi đó, không cần phải đăng nhập và đăng xuất liên tục. Trên máy tính để bàn (Chrome, Firefox, Edge), bạn có thể đăng nhập vào nhiều tài khoản cùng một lúc; mỗi người sẽ chiếm một tab và duy trì trạng thái đăng nhập. Nhấp vào tài khoản của bạn ở phía trên bên phải> Thêm tài khoản.



11 Gửi từ một địa chỉ khác

Bạn có thể có nhiều tài khoản dựa trên Gmail hoặc nhiều địa chỉ trên cùng một tài khoản. Bạn có thể thiết lập tất cả các địa chỉ trong Gmail chính của mình và làm cho nó giống như bạn đang gửi từ một tài khoản hoàn toàn khác, mọi lúc hoặc trên cơ sở mỗi tin nhắn. Đi vào Cài đặt, tìm tab Tài khoản và Nhập và phần "Gửi thư dưới dạng". Điều đó sẽ cho phép bạn thêm nhiều địa chỉ email. Điều này thật tuyệt nếu bạn gửi nhiều tin nhắn trên một tài khoản, nhưng muốn trả lời đi vào tài khoản khác.



12 Di chuyển tin nhắn đến các tài khoản khác nhau

Mặc dù bạn có thể đăng nhập vào nhiều tài khoản Gmail cùng một lúc trên máy tính để bàn và thiết bị di động, nhưng chỉ có ứng dụng iOS Mail tích hợp cho phép bạn chuyển một tin nhắn nhận được trên một tài khoản Gmail sang một tài khoản Gmail khác hoặc bất kỳ email nào sử dụng iMAP. Điều này rất tiện lợi khi bạn nhận được email doanh nghiệp gửi đến địa chỉ cá nhân của bạn hoặc ngược lại. Để thực hiện di chuyển, hãy mở hộp thư đến của bạn, nhấn Chỉnh sửa, chọn hộp bên cạnh (các) thông báo bạn muốn di chuyển và nhấn Di chuyển. Chọn tài khoản và thư mục trong tài khoản đó để chuyển đến. Đó là tức thời.



13 Đừng chỉ dán nhãn thư rác, chặn người dùng

Nếu bạn nhận được rất nhiều tin nhắn tào lao trong ngày, bạn phải gắn nhãn chúng là thư rác. Nhưng giờ đây, Gmail cho phép bạn chặn hoàn toàn người dùng đang làm phiền bạn. Nhấp vào menu thả xuống Thêm, đó là mũi tên xuống bên cạnh nút Trả lời trên một tin nhắn trên màn hình máy tính để bàn và chọn Chặn .

• 14 14 Hoàn tác việc gửi

  Đây là cài đặt Gmail quan trọng nhất từ ​​trước đến nay. Nó đến từ Google Labs và từ đó đã tốt nghiệp với một tính năng thông thường. Đi đến > Cài đặt> Tab Chung và kiểm tra "Bật hoàn tác gửi" và chọn khoảng thời gian hủy là bao lâu (5, 10, 20 hoặc 30 giây). Sau đó, bất cứ khi nào bạn gửi tin nhắn, bạn sẽ thấy một liên kết Hoàn tác trong hộp màu vàng nổi ở trên cùng. Nếu bạn nhấp vào nó kịp thời, tin nhắn của bạn sẽ không xuất hiện và bạn sẽ có cơ hội chỉnh sửa lại trước khi thử lại hoặc xóa hoàn toàn. Bạn thậm chí có thể hoàn tác loại bỏ, vì vậy khi bạn xóa một tin nhắn đang diễn ra, bạn có thể mang nó trở lại và bắt đầu lại.



15 Kéo Tin nhắn hoặc Nhãn

Gmail không làm "thư mục". Thay vào đó, nó có "nhãn." Chúng có chức năng giống nhau, mặc dù gây khó chịu cho những người sử dụng cho toàn bộ mô hình thư mục. Thật dễ dàng để kéo một tin nhắn từ hộp thư đến một nhãn và do đó gửi nó đi, được lưu trữ cho các tìm kiếm trong tương lai. Nhưng nếu thông báo đó trong hộp thư đến đòi hỏi sự chú ý hơn nữa, bạn cũng có thể kéo nhãn từ thanh bên trái sang tin nhắn! Nó vẫn ở trong hộp thư đến, nhưng đã sẵn sàng để lưu trữ trong tương lai.



16 Xem trước trong một ngăn

Hầu hết các chương trình email trên máy tính để bàn như Outlook cung cấp bản xem trước, bạn hãy nhấp vào thư trong danh sách và xem nó trong một khung khác của cửa sổ. Trong Gmail, bật Ngăn xem trước trong Gmail Labs và bạn sẽ thấy menu thả xuống cho nó bên cạnh nút Cài đặt. Lựa chọn của bạn: có phần xem trước bên dưới danh sách tin nhắn (ngang) hoặc bên phải (dọc). Khi không có tin nhắn nào được chọn, bạn sẽ có được bản xem trước về dung lượng mà tin nhắn của bạn đang sử dụng trong số 15 GB được Google cho phép. (Bạn có thể thấy nhiều hơn tùy thuộc vào những gì bạn đã làm để mở rộng bộ nhớ.)



17 chấm là một ảo ảnh

Bí mật nổi tiếng nhất mọi thời đại về Gmail là nó bỏ qua các khoảng thời gian trong địa chỉ email của bạn. Vì vậy, giống như hoặc thậm chí tất cả Họ đi đến cùng một người. Tính năng này có vẻ vô dụng, nhưng bạn vẫn có thể thấy mô hình, vì vậy, đó là một mẹo hay để đăng ký nhận bản tin hoặc chia sẻ địa chỉ email của bạn, ví dụ như bạn có thể nói ai đã bán tên của mình cho những kẻ gửi thư rác.



18 Thêm một địa chỉ vào địa chỉ của bạn

Một mẹo địa chỉ Gmail được tôn vinh theo thời gian khác: Gmail bỏ qua mọi thứ sau dấu cộng ( ). Vì vậy, đi đến cùng một nơi với sự khác biệt là, bí danh này cực kỳ tiện dụng để lọc thư, vì các bộ lọc Gmail sẽ thấy những gì sau dấu cộng. Do đó, nếu bạn đăng ký mọi bản tin với yourname + news @ gmail.com, bạn chỉ cần lọc các thư được gửi đến địa chỉ đó, thay vì trên mỗi người gửi bản tin riêng lẻ. (Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng hoạt động, vì nhiều dịch vụ không cho phép đăng ký với các email có các ký tự tùy chọn, trong đó dấu cộng là một.)



19 Tăng sức mạnh cho Tìm kiếm của bạn

Cách nhanh chóng để thực hiện tìm kiếm năng lượng trong Gmail là nhấp vào mũi tên màu xám trong hộp tìm kiếm, trong đó tạo ra hộp thoại tìm kiếm nhìn thấy ở trên. Nhưng có nhiều toán tử tìm kiếm Gmail bạn có thể nhập.

Ví dụ: nhập "in: thùng rác" và "trong: thư rác" để đưa các thư mục đó vào tìm kiếm (chúng thường bị bỏ qua). Hoặc giới hạn nó chỉ là "trong: hộp thư đến." Sử dụng "nhãn:" theo sau là tên nhãn / thư mục để chỉ tìm kiếm thư mục đó. "Tên tệp:" theo sau là tên tệp thực tế tìm thấy tệp đính kèm cụ thể. Bạn thậm chí có thể tìm kiếm trong Vòng kết nối trên Google+ của mình bằng cách tìm kiếm "vòng tròn:" với tên của nhóm.

Sử dụng dấu trừ (dấu gạch nối) để tìm kiếm một thứ chứ không phải thứ khác: "Dinner -movie" sẽ chỉ tìm thấy các thông báo có nội dung "bữa tối", mà bỏ qua bất kỳ đề cập nào về "phim". Toán tử Boolean khác được hỗ trợ là "HOẶC" (nhập nó trong tất cả các chữ hoa), nhưng danh sách đầy đủ có nhiều tùy chọn hơn.



20 Bỏ chọn Hộp thư đến

Mẹo này liên quan đến việc tắt một tính năng hơn là kích hoạt nó. Giao diện theo thẻ được Google giới thiệu vào năm 2013 như một cách để gửi các mục trong hộp thư đến Gmail của bạn một cách tự động. Mỗi tab có một danh mục: Chính (là hộp thư đến điển hình của bạn), Xã hội, Khuyến mãi, Cập nhật và Diễn đàn. Vâng, đó là một "danh mục", không phải là "nhãn hiệu" mà không phải là điều tương tự.

Nếu bạn cảm thấy như bạn đang thiếu một số thư, có thể là do Gmail đang dán chúng trong các danh mục sau và bạn đã không nhấp vào các tab. Bạn có thể tắt các tab bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng ( )> Cấu hình Hộp thư đến. Đưa con trỏ qua từng tùy chọn để xem các ví dụ về tin nhắn có thể kết thúc trong các tab này. Lưu ý, các danh mục chỉ ảnh hưởng đến các tin nhắn trong hộp thư đến chứ không phải những gì đã được lưu trữ. (Và bạn không muốn bật các tab nếu bạn cũng đang chạy thử nghiệm SmartLabels từ Gmail Labs hoặc bạn có thể mất trí.)



21 Tìm kiếm thông minh

Giống như Tab tự động phân tách thư thành các hộp thư đến khác nhau, Nhãn thông minh, dự án Gmail Labs khác, sắp xếp thư với các nhãn khác nhau trong menu bên trái. Nhưng ngay cả khi bạn không kích hoạt nó, nó vẫn chạy trong nền và có thể tìm kiếm được. Ví dụ: thực hiện tìm kiếm trên nhãn: ^ smartlabel_receipt và bạn sẽ thấy các giao dịch mua gần đây. Nhãn thông minh chủ yếu phân loại tin nhắn là Hàng loạt (bản tin, thư hàng loạt), Diễn đàn (từ nhóm) và Thông báo (những thứ bạn muốn nhưng không được cá nhân gửi bởi ai đó … như hóa đơn). Làm việc với chúng trong khi tạo các bộ lọc của riêng bạn và bạn có thể không bao giờ phải gắn nhãn tin nhắn theo cách thủ công nữa.



22 Phản hồi trong một lon

Ngừng gõ quá nhiều, đặc biệt là cùng một thông điệp lặp đi lặp lại. Thử nghiệm Phản hồi đóng hộp trong Gmail Labs là bắt buộc đối với những phản hồi lặp đi lặp lại, dư thừa, lặp đi lặp lại. Kích hoạt nó và gõ một thư phản hồi. Nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên phải của ngăn soạn thảo thư và chọn "Phản hồi đóng hộp". Bạn sẽ có tùy chọn ở đây để lưu tin nhắn hoặc áp dụng tin nhắn đã lưu vào cửa sổ hiện tại. Nếu bạn viết lại câu trả lời đóng hộp, bạn có thể lưu lại nó với cùng tên để sử dụng trong tương lai.



23 Trả lời thông minh trong ứng dụng di động

Ứng dụng Hộp thư đến của Google từ lâu đã cung cấp Trả lời thông minh, một công nghệ máy học chuẩn bị ba câu trả lời thích hợp ngắn cho các tin nhắn bạn nhận được. Một lần nhấn vào câu trả lời được cung cấp sẽ thêm nó vào cửa sổ phản hồi, nơi bạn có thể gửi nó đi hoặc viết thêm.

Giờ đây, Trả lời thông minh mở rộng cho các ứng dụng Gmail dành cho iOS và Android, vì vậy, bất cứ khi nào bạn ở trên thiết bị di động, bạn có thể tắt các câu trả lời có tính đến tin nhắn gốc, mà cả cách bạn nói chuyện (mong đợi các dấu chấm than nếu bạn thuộc loại đó của người đánh máy hào hứng).



24 cửa hàng Google TẤT CẢ hình ảnh

Khi bạn nhận được email có hình ảnh được nhúng, nó thường giống như một trang web, hình ảnh tải từ nguồn. Không có trên Gmail. Vào năm 2013, nó đã bắt đầu lưu trữ tất cả các hình ảnh đi qua hệ thống của mình. Vì vậy, khi bạn tải một hình ảnh trong thư Gmail, nó đến từ các máy chủ của Google. Điều này là tốt vì nó làm cho bạn khó bị theo dõi bởi các lỗi / đèn hiệu web. Điều đó thật tệ bởi vì điều đó cũng có nghĩa là nếu cá nhân bạn gửi một hình ảnh thuộc sở hữu độc quyền, bí mật hoặc risqué, người nhận của bạn có thể không phải là người xem duy nhất. (NSA, có ai không?)

Để an toàn, hãy vào Cài đặt chung và bên dưới Hình ảnh, chọn "Hỏi trước khi hiển thị hình ảnh bên ngoài." Nó cũng sẽ giúp tin nhắn tải nhanh hơn. Nhưng nó sẽ không ngăn Google lưu các hình ảnh bạn gửi dưới dạng tệp đính kèm, vì vậy chỉ gửi nó nếu không gặp sự cố sau này.



25 Đăng xuất từ ​​xa

Bạn có thể truy cập Gmail từ nhiều máy tính, điện thoại thông minh và máy tính bảng cùng một lúc. Đôi khi, bạn có thể vẫn đăng nhập khi bạn không có ý định (bật, nói, máy tính công cộng) hoặc tệ hơn là nghi ngờ ai đó sử dụng tài khoản của bạn sau lưng bạn. Trên máy tính để bàn, đi đến hộp thư đến, cuộn xuống. Trong bản in đẹp ở cuối trang, nó hiển thị "Hoạt động tài khoản cuối cùng" và thời gian. Nhấp vào liên kết Chi tiết để xem tất cả hoạt động cho tài khoản; nhấp vào nút để đăng xuất khỏi tất cả các phiên khác đang sử dụng. Bạn cũng nên bật tùy chọn để hiển thị bất kỳ hoạt động bất thường nào ở phía dưới.



26 Hangout trên điện thoại

Tin nhắn tức thời vẫn là một phần của Gmail, nhưng thay vì Gtalk hoặc Gchat, giờ đây chúng được gọi là Hangouts, bạn cũng có thể sử dụng để thực hiện cuộc gọi video hoặc âm thanh. Chỉ cần đăng nhập vào Hangouts, tìm số liên lạc và nhấp vào biểu tượng điện thoại hoặc máy quay video. Bạn cũng có thể gọi bất kỳ số điện thoại nào bằng cách nhấp vào biểu tượng điện thoại và nhập số đó vào.



27 Gửi + Lưu trữ

Không có gì khó chịu hơn khi nhận ra bạn phải gắn nhãn thư Gmail đã được gửi. Nó yêu cầu mở thư mục Sent Mail và tìm nó để gán nhãn. Tuy nhiên, bạn có thể gắn nhãn tin nhắn trước khi gửi bằng cách nhấp vào mũi tên Tùy chọn khác ( ) ở phía dưới bên phải của cửa sổ soạn thảo.

Bây giờ, đi vào Cài đặt và nhấp vào nút bên cạnh nút "Hiển thị 'Gửi & Lưu trữ' để trả lời." Bây giờ nếu một câu trả lời đã có nhãn giống như bạn đã áp dụng trong khi soạn thư, bạn sẽ nhận được một nút mới có tên là Gửi + Lưu trữ (mặc dù nó không thực sự nói "lưu trữ", nó hiển thị biểu tượng lưu trữ của Gmail, giống như một hộp tệp với một mũi tên xuống trên nó.) Nhấp vào nút đó và toàn bộ chuỗi được lưu trữ vào nhãn / thư mục được gán trước khi gửi.



28 Sao lưu mọi tin nhắn

Bạn có nên tin tưởng Google luôn lưu tất cả các tin nhắn quan trọng của mình, không đề cập đến danh bạ và tệp đính kèm? Dĩ nhiên là không. Rất may, Google Takeout cho phép người dùng tải xuống toàn bộ dữ liệu Gmail của họ và nhiều hơn nữa, gần như mọi thứ bạn từng nói hoặc thực hiện với tài khoản Google của mình, từ tải lên video đến lịch sử vị trí trên Google Maps. Bạn không cần phải nhận tất cả thư của mình, chỉ lấy các nhãn hoặc danh mục nhất định nếu muốn.



29 Nhấn nút tắt tiếng

Đối với các chủ đề email bạn không thể xử lý ngay bây giờ, nhấn nút tắt tiếng. Bạn sẽ tìm thấy nó trong menu Khác trong thanh công cụ trên cùng hoặc nhấn phím M làm phím tắt. Các chủ đề sẽ vẫn còn trong kho lưu trữ ngay cả khi tin nhắn mới đến; bạn sẽ không gặp lại họ trừ khi bạn là người nhận trực tiếp hoặc bạn tìm kiếm nó.



30 Chúa ơi, nó đầy sao

Các ngôi sao là cách bạn đưa ra tầm quan trọng của thông điệp, biểu thị rằng nó cần được đọc sau, yêu cầu theo dõi, đặt câu hỏi mà bạn không thể trả lời vào lúc này hoặc có thể tất cả các câu hỏi trên. Nhấp vào ngôi sao trên tin nhắn sẽ làm nổi bật nó và làm cho nó dễ tìm thấy (trong nhãn / thư mục được gắn dấu sao hoặc tìm kiếm là: được gắn dấu sao).

Tuy nhiên, bạn không bị giới hạn chỉ là một ngôi sao màu vàng. Truy cập Cài đặt> Sao và kích hoạt tùy chọn để sử dụng một ngôi sao, bốn ngôi sao hoặc tất cả các ngôi sao Bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng nhiều lần trên tin nhắn để chuyển qua ngôi sao bạn muốn.

Cần tìm kiếm trên một biểu tượng ngôi sao đặc biệt? Ví dụ: tìm kiếm "has: blue-star" để tìm những người có ngôi sao màu xanh hoặc "has: green-check" hoặc "has: Purple-question" hoặc "has: cam-guillemet" (đó là dấu mũ đôi: ), Vân vân.



31 Cách thực sự chọn mọi thứ

Để chọn mọi thư trên một trang trong Gmail, bạn nhấp vào hộp kiểm ở góc trên bên trái, phải không? Hầu hết. Đánh dấu vào ô đó sẽ chọn mọi cuộc hội thoại trên trang kết quả đầu tiên đó và điều đó thường giới hạn ở 100 mục (tùy thuộc vào lựa chọn của bạn trong Cài đặt chung; bạn có thể đã chọn ít hơn). Nếu bạn muốn mọi thứ dưới nhãn đó, có hiển thị trên trang hay không, hãy chọn hộp và tìm liên kết ở đầu kết quả có nội dung "Chọn tất cả các cuộc hội thoại X trong 'Nhãn.'"



32 Thêm vào Nhiệm vụ hoặc Tạo Sự kiện

Nếu bạn có Gmail, bạn có tài khoản Google Lịch và Google Nhiệm vụ. Biến email thành một sự kiện lịch hoặc tác vụ danh sách việc cần làm rất đơn giản: Trong khi đọc tin nhắn, hãy tô sáng một số văn bản, đi tới menu Khác ở trên cùng và chọn "Thêm vào Nhiệm vụ" hoặc "Tạo sự kiện".



33 Được đính kèm

Thủ thuật đầu tiên cho các tệp đính kèm: đừng quên chúng. Rất may, Gmail sẽ bật lên một lời nhắc nếu tin nhắn của bạn bao gồm các cụm từ như "Tôi đã đính kèm" hoặc "Tôi đã bao gồm", nhưng bạn nhấn gửi mà không đính kèm bất cứ điều gì.

Bạn có thể kéo và thả tệp từ Windows hoặc Mac vào thư Gmail. Hình ảnh sẽ được nhúng trong tin nhắn trừ khi bạn kéo vào thanh công cụ bên dưới cửa sổ bố cục. Đừng thêm quá nhiều. Có giới hạn 25 MB cho mỗi tin nhắn. Nếu bạn cố gắng gửi thêm, các tệp sẽ được gửi tới Google Drive và người nhận sẽ nhận được một liên kết.

Nếu bạn là người dùng Google Drive lớn, việc đính kèm các mục đã có trong Drive không chỉ đơn giản mà còn không được tính vào giới hạn 25 MB. Nhấp vào biểu tượng Chèn tệp bằng ổ đĩa trong thanh công cụ của cửa sổ thành phần để chọn tệp cần đính kèm. Điều này cũng giúp bạn xoay quanh loại tệp mà Gmail đã chặn, chẳng hạn như tệp EXE.

Muốn điều tương tự cho tài khoản Dropbox của bạn? Người dùng Chrome có thể tải xuống bằng tiện ích mở rộng Dropbox cho Gmail.



34 Thành lập Đại biểu

Bạn có thể ủy quyền cho người khác chia sẻ quyền kiểm soát tài khoản Gmail của mình, có thể là quản trị viên công ty hoặc người quan trọng khác của bạn. Thiết lập tài khoản trong Cài đặt> Tài khoản và Nhập> Cấp quyền truy cập vào Tài khoản của bạn. Người này cũng phải có tài khoản Google / Gmail thuộc loại nào đó có nghĩa là nó kết thúc bằng tên miền phù hợp với tên của bạn, có thể là gmail hoặc tên miền được sử dụng như một phần của Ứng dụng Google.



35 Món quà của IFTTT

Dịch vụ IFTTT (If This, Then That) tự động hóa các tác vụ giữa các ứng dụng dựa trên web và nó có một kênh Gmail. Khả năng là gần như vô tận, nhưng đây là một vài ví dụ điển hình: Lưu email được gắn dấu sao vào Evernote; Thêm biên lai đến vào bảng tính Google Drive; Gửi email tin nhắn điện thoại cho mình; Nhận email báo cáo thời tiết; và Lưu tất cả các tệp đính kèm email vào Dropbox (hoặc Google Drive hoặc OneDrive hoặc Box). Danh sách đi và về.



36 Xóa tin nhắn lớn

Nếu bạn đến gần để sử dụng hết 15 GB dung lượng mà Google cung cấp để lưu trữ, bạn có thể cần phải xóa một số tin nhắn. Tìm kiếm "size: x m" trong đó bạn thay thế x bằng một số. "M" là viết tắt của megabyte. Bất kỳ thư nào có kích thước trên 10 MB có thể có một số tệp đính kèm khổng lồ, hãy lưu chúng vào ổ cứng của bạn (không phải vào Google Drive, đó là không gian bạn chia sẻ với Gmail, vì vậy nó sẽ không tiết kiệm cho bạn bất cứ điều gì.)

Một tùy chọn khác: chạy Find Big Mail, một dịch vụ tự động tạo nhãn cho tất cả các thư có kích thước cộng của bạn để dễ tìm. Nó miễn phí cho một tài khoản Gmail; chỉ người dùng Google Apps mới bị tính phí.



37 Tăng tốc Gmail chậm

Nếu thời gian tải trên Gmail trong trình duyệt máy tính để bàn của bạn đang giết chết bạn, bạn có thể tăng tốc nó. Tìm liên kết ở phía dưới bên phải khi quầy hàng tiến trình của Gmail. Nó cho biết Load Basic HTML và nó sẽ chỉ là Gmail mà không có tính chất HTML5 / Javascript thú vị. Nếu bạn luôn muốn phiên bản chậm (vì đôi khi ngay cả Gmail tải quá nhanh để truy cập liên kết đó), hãy thêm "/? Ui = html" vào cuối URL URL https://mail.google.com/mail/?ui = html Tậpthen đánh dấu nó.



38 Phục vụ một số biểu tượng cảm xúc

Bạn muốn bạn có thể gửi hình ảnh nhỏ thay cho văn bản trong Gmail của bạn? Bạn có thể. Chỉ cần nhấp vào menu ở dưới cùng của cửa sổ soạn thảo trên trình duyệt máy tính để bàn hoặc nhấn Ctrl + Shift + 2. Họ không phải lúc nào cũng dịch tốt Tôi đã gửi một bó cho Yahoo Mail và nó không hiểu được hình ảnh con mèo nào cả, nhưng giữa những người dùng Gmail, nó có thể làm gia tăng một số tin nhắn.



39 Tạo liên kết xử lý Gmail

Thông thường khi bạn nhấp vào liên kết mailto: trên Web, loại sẽ tự động điền một email đang gửi đi với một địa chỉ và thậm chí có thể là một dòng tiêu đề, trình duyệt sẽ cố gắng mặc định cho phần mềm ứng dụng email của bạn. Nhưng nó có thể đi thẳng vào Gmail thay thế.

Trong menu Chrome ( ) đi tới Cài đặt> Nâng cao> Quyền riêng tư và Bảo mật> Cài đặt nội dung> Trình xử lý (hoặc nhập chrome: // cài đặt / trình xử lý vào thanh địa chỉ). Nếu mailto không được liệt kê, hãy tìm biểu tượng Trình xử lý giao thức sẽ xuất hiện trên thanh địa chỉ ở đầu trang, nó trông giống như những viên kim cương chồng lên nhau. Nhấp vào nó và bạn có thể thiết lập mail để trỏ đến "mail.google.com." Nếu có một chương trình khác được liệt kê cho mailto, hãy xóa nó và thay thế nó.



40 Hủy đăng ký mọi thứ

Bạn có nhận được nhiều bản tin và những thứ linh tinh khác mà bạn không muốn không? Hầu hết đều có liên kết Hủy đăng ký ở cuối thư và bạn có thể và nên sử dụng các liên kết đó. Nhưng Gmail trên máy tính để bàn cũng dán liên kết "Hủy đăng ký" ở đầu tin nhắn, ngay bên cạnh tên người gửi, nếu nó có thể phát hiện liên kết trong tin nhắn.

Để dễ dàng dọn dẹp, hãy nhập "hủy đăng ký" vào tìm kiếm và bạn sẽ nhận được một danh sách mọi tin nhắn có từ được liệt kê. Vượt qua họ và gần đến mức bạn có thể hủy đăng ký hàng loạt mà không cần dịch vụ của bên thứ ba như Unroll.me, nếu bạn thậm chí có thể tin tưởng họ.



41 Lưu trữ vào Hộp thư đến Không

"Hộp thư đến không" là trạng thái zen tuyệt vời mà người ta đạt được bằng cách hoàn toàn không có tin nhắn chưa đọc trong hộp thư đến. Điều đó không dễ dàng, bởi vì email có thể là lời nhắc nhở về các nhiệm vụ hoặc sự kiện. Tồi tệ hơn, các hộp thư đến có thể giống như hộp thư đến trên bàn mà xếp chồng lên nhau với những thứ bạn phải làm hoặc có thể không bao giờ nhận được.

Nếu bạn không thể đánh dấu một tin nhắn là đã đọc trong trường hợp bạn phải quay lại tin nhắn đó hoặc tệ hơn là sẽ không bao giờ xóa tin nhắn mà bạn có thể phải tham khảo sau này, bạn vẫn có thể truy cập Hộp thư đến số không. Chỉ cần lưu trữ các tin nhắn.

Đó là những gì các nhãn làm mà bạn đang lưu trữ tin nhắn dưới nhãn để tìm sau. Nhưng bạn không cần một nhãn để lưu trữ tin nhắn. Trong khi đọc tin nhắn hoặc chọn từ hộp thư đến, hãy nhấp vào nút Lưu trữ ở trên cùng (hộp tệp có mũi tên xuống) và các tin nhắn được Gmail lưu trữ.

Bạn có thể tìm thấy chúng sau này với một tìm kiếm. Không có nhãn "lưu trữ", nhưng bạn có thể tìm trong liên kết "Tất cả thư" về phía dưới cùng của điều hướng bên trái. Hãy nhớ rằng, các thư được lưu trữ vẫn được tính vào bộ lưu trữ Gmail của bạn vì bạn đang lưu trữ chúng. Nếu bạn thực sự muốn loại bỏ chúng và các tệp đính kèm của chúng, hãy kéo tin nhắn đến nhãn Thùng rác, nơi chúng sẽ tồn tại trong 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn.

Tốt hơn hết, hãy loại bỏ các tin nhắn thường xuyên nhận được và bỏ qua mà bạn không thể xóa như các biên nhận, bằng cách lưu trữ chúng tự động bằng các bộ lọc. Bấm vào một tin nhắn, sau đó đi đến Thêm menu> Lọc Tin nhắn như thế này. Một biểu mẫu bật lên sẽ tự động điền thông tin về tin nhắn (như người đó đến từ đâu); bấm vào Tạo bộ lọc với tìm kiếm này và kiểm tra các tùy chọn về nơi bạn muốn tin nhắn đó được lưu trữ. Tốt nhất, nhấp vào "Đánh dấu là đã đọc" để bạn không bao giờ bị làm phiền bởi nó trong tương lai.



42 Đăng ký cho bộ

Nếu bạn thực sự chấp nhận Gmail, hãy cân nhắc việc biến nó thành một phần của doanh nghiệp của bạn ngay cả khi bạn là chủ sở hữu duy nhất. G Suite (trước đây gọi là Google Apps) ánh xạ một tên miền bạn chọn vào email và các ứng dụng khác (Ổ đĩa, Trang web, Lịch và hơn thế nữa) và chi phí ít nhất là 60 đô la một năm cho mỗi hộp thư đến với 30 GB dung lượng lưu trữ mỗi cái. Trả nhiều hơn để có được nhiều hơn.