7 bước để đơn giản hóa sao lưu đám mây kinh doanh

Ngày xửa ngày xưa, sao lưu dữ liệu của bạn là một cơn ác mộng ngay cả đối với các chuyên gia CNTT. Hàng chục ổ đĩa băng khác nhau mà mỗi ổ có tiêu chuẩn định dạng riêng cũng thường yêu cầu phần mềm sao lưu khác nhau cả trên thiết bị được sao lưu và máy chủ của ổ băng từ. Bạn thậm chí phải gửi một cuộn băng đến một địa điểm ngoài địa điểm mỗi tuần để được tuân thủ trong nhiều trường hợp. Tuy nhiên, tất cả lịch sử đó là sự xuất hiện của phần mềm sao lưu thông minh hơn được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ đám mây.

Trong mô hình này, tất cả các trình quản lý CNTT của bạn cần làm là đảm bảo mọi thiết bị đích hoặc đĩa đều có kết nối Internet. Sau đó, lập lịch và kiểm tra là doe từ bảng điều khiển trung tâm và mỗi thiết bị có thể tải xuống phần mềm máy khách được yêu cầu qua web. Bạn thậm chí có thể tự động hóa nhiệm vụ đó theo nhiều cách khác nhau. Vậy tại sao sao lưu vẫn thường bị bỏ qua bởi các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB)?

Thật không may, vì được sao lưu một cách hiệu quả, không may, đòi hỏi nhiều hơn là đăng ký với một nhà cung cấp duy nhất và điều đó có nghĩa là đó là một quá trình phức tạp mà hầu hết các nhà quản lý doanh nghiệp muốn hy vọng họ sẽ không bao giờ cần. Một ứng cử viên ngay lập tức cho ổ ghi lại. Đó là vấn đề, vì sao lưu dữ liệu hiệu quả có nhiều sử dụng hơn bao giờ hết. Chắc chắn, vẫn còn xảy ra thảm họa tự nhiên, như một cơn bão phá hủy văn phòng của bạn, hoặc kịch bản bất chính, như một tên trộm đánh cắp các thiết bị quan trọng từ HQ của bạn. Trong cả hai trường hợp, việc có các phiên bản trước của dữ liệu công ty, khách hàng và nhân viên của bạn có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa một sự chậm trễ nhỏ và một cuộc khủng hoảng lớn.

Ngoài ra, sao lưu dữ liệu của bạn cho phép bạn sao lưu và chạy sau khi phần mềm bảo vệ điểm cuối của bạn xác định đã có vi phạm. Và một số phần mềm độc hại thậm chí yêu cầu một bản sao lưu tốt để đánh bại. Ransomware là ví dụ tốt nhất. Loại phần mềm độc hại này giữ con tin dữ liệu của bạn; đôi khi chỉ là thiết bị mà nó lây nhiễm, nhưng càng ngày, phần mềm này đã trở nên đủ thông minh để lây nhiễm vào mạng của bạn và giam giữ toàn bộ tù nhân dữ liệu của tổ chức bạn. Có một bản sao lưu hiện tại của tất cả mọi thứ nằm ngoài trang web với bảo mật hiệu quả có thể giúp làm cho việc đánh bại ransomware trở nên dễ dàng; thực tế, một số nhà cung cấp sao lưu dữ liệu đang đưa các tính năng mới vào phần mềm của họ để giải quyết các mối đe dọa của ransomware. Với sự kết hợp giữa phần mềm bảo mật và sao lưu thông thường, bạn sẽ có thể phát hiện ra các mối đe dọa khi chúng xảy ra, trục xuất chúng khỏi mạng của bạn và sau đó đưa mạng của bạn trở lại trạng thái an toàn nhất, gần đây nhất.

Chủ tịch và Giám đốc điều hành của Datacastle Ron Faith đã giúp chúng tôi nói chuyện qua bảy cách bạn có thể đơn giản hóa các bản sao lưu dữ liệu của mình và cách đó sẽ giúp cải thiện doanh nghiệp của bạn, bất kể quy mô công ty của bạn.

1. Tự động sao lưu

Bạn không muốn phải sao lưu thủ công dữ liệu của mình mỗi khi có vấn đề. Bạn muốn được chủ động và thiết lập sao lưu tự động xảy ra trên cơ sở liên tục và định kỳ. Bằng cách này, bất kể khi thảm họa xảy ra, bạn biết có một bản sao lưu đang chờ bạn. Ngược lại, sao lưu dữ liệu theo cách thủ công có nghĩa là bạn đang dựa vào sự siêng năng của chính bạn hoặc sự siêng năng của một nhân viên (một người có thể bị bệnh hoặc rời khỏi công ty). Nếu một ngày, tuần hoặc tháng sao lưu bị bỏ lỡ, thì bạn có thể gặp rắc rối nghiêm trọng nếu và khi thảm họa xảy ra.

"Bạn muốn một chính sách được quản lý tập trung là tự động, " Faith nói. "Bạn muốn nó chạy liên tục trong nền. Nếu bạn dựa vào nhân viên và người dùng cuối để tuân thủ, bạn sẽ không tuân thủ."

Một số công ty, bao gồm cả nhà cung cấp phần mềm sao lưu dữ liệu cũng như các nhà xây dựng hệ điều hành như Microsoft với {ZIFFARTICLE id = "338257"}} Windows 10 , bao gồm các khả năng sao lưu thông minh trong phần mềm của họ, không chỉ giữ các bản sao lưu xảy ra thường xuyên mà còn quản lý việc sử dụng băng thông của thiết bị mục tiêu một cách thông minh để các luồng sao lưu của bạn không làm tắc nghẽn mạng của bạn.

2. Tìm kiếm tích hợp

Để đa dạng hóa nơi bạn lưu trữ các bản sao lưu dữ liệu của mình, bạn sẽ cần tìm hai hoặc ba nhà cung cấp vững chắc. Khi bạn tiến hành tìm kiếm này, hãy chắc chắn rằng bạn chọn nhà cung cấp tích hợp với đối thủ cạnh tranh và với nhiều ứng dụng bạn sử dụng để tiến hành kinh doanh. Bằng cách này, nếu bạn cần di chuyển các bit và mẩu dữ liệu của mình từ Nhà cung cấp X và các bit và các mảnh từ một ứng dụng, thì bạn sẽ có thể trượt thông tin vào nền tảng của Nhà cung cấp Z mà không phải viết mã mới ở giữa kịch bản thảm họa.

"Bạn muốn tích hợp với tầng hành chính của công ty, " Faith nói. "Nếu bạn đang sử dụng Active Directory và bạn có một cơ sở hạ tầng đăng nhập, việc giải pháp của bạn được tích hợp vào những thứ đó để bạn có thể có một cái nhìn nhất quán trên các điểm cuối và máy chủ khác nhau là điều quan trọng."

Một ví dụ ở đây có thể là sự khác biệt giữa giải pháp sao lưu tất cả trong một từ nhà cung cấp như Acronis so với giải pháp kiểu kết hợp sử dụng phần mềm sao lưu từ một nhà cung cấp nhưng sử dụng cơ sở hạ tầng đám mây công cộng làm mục tiêu, chẳng hạn như thùng lưu trữ ảo S3 đang chạy Dịch vụ web Amazon (AWS). Trong trường hợp này, bạn muốn đảm bảo không chỉ nhà cung cấp sao lưu bên thứ ba của bạn tích hợp với AWS, mà cả dữ liệu bạn đang lưu trữ trong Acronis có thể truy cập dữ liệu trên AWS hoặc sử dụng làm mục tiêu thay thế.

3. Tạo nhiều bản sao trong nhiều khu vực

Điều quan trọng là tạo bản sao dữ liệu của bạn ở nhiều vùng; điều này đặc biệt đúng đối với các công ty hoạt động trên các khu vực địa lý. Ví dụ: nếu công ty có trụ sở tại New York của bạn có văn phòng tại Vương quốc Anh và Tây Ban Nha, thì có lẽ bạn nên có nhiều bản sao dữ liệu của mình được lưu trữ ở New York, Vương quốc Anh và Tây Ban Nha. Quá trình này bảo vệ chống lại thảm họa dựa trên vị trí cũng như thảm họa. Vì vậy, nếu New York và Tây Ban Nha không thể truy cập dữ liệu công ty của bạn, thì Vương quốc Anh sẽ có quyền truy cập vào các tệp. Và, nếu tình cờ một trong các tệp của Vương quốc Anh bị hỏng, thì bạn vẫn sẽ có thêm một bản sao hoặc hai bản lưu ở đó.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, logic tương tự được áp dụng. Mặc dù bạn chỉ có thể có một vị trí, bạn vẫn có thể lưu nhiều phiên bản sao lưu dữ liệu của mình và bạn vẫn có thể đa dạng hóa vị trí và cách lưu dữ liệu. Hầu hết các ứng dụng sao lưu dữ liệu đều có cài đặt cho phép bạn tự động sao lưu dữ liệu của mình đến nhiều vị trí, do đó, đây thường chỉ là vấn đề điểm và nhấp.

"Đây là nơi chúng tôi là những người ủng hộ mạnh mẽ để đi đến các đám mây công cộng như Microsoft Azure có các khả năng tích hợp có thể hỗ trợ bạn trong các lĩnh vực này", Faith nói. "Bạn muốn sao lưu dự phòng. Bạn cũng muốn chú ý đến các hạn chế dữ liệu cục bộ. Hãy chắc chắn rằng bạn đang làm việc với một nhà cung cấp có thể có sẵn dữ liệu của bạn từ bất cứ đâu và tuân thủ tùy theo khu vực và ngành của bạn."

4. Sử dụng Đám mây Công cộng

Nếu bạn không cố gắng tìm hiểu sâu về cách quản lý dữ liệu của mình, thì bạn sẽ muốn chọn một dịch vụ đám mây công cộng như AWS hoặc Rackspace Managed Cloud. Đám mây rẻ hơn so với việc lưu trữ tệp cục bộ nhưng nó cũng dễ sử dụng hơn nhiều, đặc biệt nếu bạn đang làm việc với cơ sở hạ tầng của người khác.

Với cơ sở hạ tầng đám mây công cộng, tất cả những gì bạn cần lo lắng là quản lý bảng điều khiển mà các nhà cung cấp như Microsoft và Amazon cung cấp. Họ sẽ giải quyết vấn đề quản trị cục bộ, sự cố phần cứng và phục hồi dữ liệu mà nhân viên CNTT của bạn sẽ phải quản lý nếu xảy ra sự cố tại chỗ. Nếu bạn chọn sử dụng đám mây lai hoặc riêng tư, thì cuối cùng bạn sẽ quản lý bảng điều khiển của mình cũng như các khía cạnh nhất định của đám mây và cơ sở hạ tầng cục bộ; trong khi điều này có thể được yêu cầu trong một số trường hợp, nó cũng có thể phức tạp hơn mức cần thiết, vì vậy hãy đảm bảo ngồi xuống với nhân viên CNTT của bạn để xác định nhu cầu thực tế của bạn.

5. Đừng bỏ qua bảo mật dữ liệu

Có vẻ lạ khi lo lắng về bảo mật dữ liệu, vì các bản sao lưu là một phần lớn của phương trình đó, nhưng trong mô hình dịch vụ đám mây, chúng tôi đang nói về việc lưu trữ thông tin có giá trị nhất của công ty bạn trên cơ sở hạ tầng của người khác. Vì vậy, những gì xảy ra với dữ liệu đó sau khi bạn sao lưu nó và nó chỉ ngồi yên bình chờ đợi cho đến khi nó cần thiết?

Câu trả lời bạn đang tìm kiếm từ các nhà cung cấp cơ sở hạ tầng đám mây và sao lưu của mình là nó được bảo vệ tốt ở nhiều cấp độ. Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn muốn nó được mã hóa. Nó chắc chắn sẽ được mã hóa trong khi nó được truyền qua SSL hoặc mạng riêng ảo (VPN), nhưng mã hóa "dữ liệu trong phần còn lại" là thứ bạn đang tìm kiếm trên đó. Bạn cũng muốn đảm bảo rằng bất kỳ nhà cung cấp nào bạn đang sử dụng cho phần mềm hoặc bộ lưu trữ đều hiểu và hoàn toàn tuân thủ mọi yêu cầu quy định có ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn. HIPAA và GDPR là hai ví dụ rõ ràng, nhưng thực sự có hàng tá tùy thuộc vào ngành của bạn. Truy vấn nhà cung cấp của bạn và tìm hiểu cách họ giải quyết những câu hỏi này trước khi mua. Amazon là một ví dụ về sự xuất sắc ở đây với một trang web dành cho không có gì ngoài chi tiết tất cả các khả năng tuân thủ của nó.

Cuối cùng, đối với những người lưu trữ dữ liệu trên cơ sở hạ tầng công cộng, bạn cũng muốn xác nhận khả năng bảo mật dữ liệu của nhà cung cấp. Trong các cơ sở hạ tầng công cộng, dữ liệu từ nhiều khách hàng được lưu trữ trên cùng một phần cứng trong các kiến ​​trúc được gọi là "nhiều khách thuê", nghĩa là dữ liệu của bạn bị nén với hàng gigabyte dữ liệu từ các khách hàng khác nhưng đối với bạn dường như mọi thứ đều dành riêng cho dữ liệu của bạn . Điều đó đúng như vậy, nhưng hãy đảm bảo nhà cung cấp hỗ trợ các tính năng bảo mật dữ liệu, nghĩa là kiểm soát truy cập mạnh mẽ và khả năng cho bạn, khách hàng, kiểm soát nơi lưu trữ dữ liệu trong trung tâm dữ liệu của họ.

6. Sử dụng Analytics để xác định chính xác các bản sao lưu

Mặc dù sao lưu và phục hồi từng được coi là một quá trình được sử dụng để khắc phục mất dữ liệu sau thảm họa, phần mềm ngày nay cho phép các hệ thống này cung cấp các dịch vụ phức tạp và chủ động hơn. Ví dụ: nếu công ty của bạn được yêu cầu cung cấp dữ liệu cho các cơ quan pháp lý, thì bạn có thể sử dụng công cụ phân tích dữ liệu và sao lưu dữ liệu để xác định chính xác dữ liệu cần thiết. Sau đó, bạn có thể trình bày thông tin trong khi công ty của bạn đang hoạt động, thay vì đóng cửa toàn bộ doanh nghiệp của bạn và bàn giao máy chủ vật lý, máy tính xách tay và điện thoại thông minh trong khi điều tra xảy ra.

"Ngày nay, rất nhiều thứ bạn nhận được về mặt phân tích là máy chủ theo máy chủ, nút theo nút hoặc điểm cuối theo điểm cuối", Faith nói. "Nhưng có nhiều thông tin thú vị hơn mà bạn có thể rút ra từ phân tích nâng cao và khám phá dữ liệu thông minh. Đối với các công ty trong ngành có nhiều sự giám sát, khi bạn nhận được yêu cầu khám phá điện tử hoặc yêu cầu giữ hợp pháp, bạn có thể đáp ứng những thứ đó nhanh chóng và dễ dàng với các phân tích nâng cao. "

7. Cho nó một vòng xoáy

Cuối cùng, hãy chắc chắn để kiểm tra sao lưu của bạn thường xuyên. Đặt và quên là một cái bẫy mà nhiều SMB rơi vào khi sao lưu. Hầu hết các ứng dụng sao lưu gần như hoàn toàn tự động, vì vậy thật dễ dàng để quên chúng đang hoạt động, đặc biệt là khi hầu hết các công việc đó có thể xảy ra sau nhiều giờ. Tuy nhiên, điều rất quan trọng là phải mất 30 phút mỗi giờ và sau đó đảm bảo rằng (a) dữ liệu bạn cần sao lưu thực sự đang được lưu và (b), cũng quan trọng, rằng bạn thực sự có thể khôi phục dữ liệu đó trong khung thời gian bạn mong đợi.

Chỉ vì nhật ký sao lưu của bạn cho thấy bản sao lưu được thực hiện vào ngày X tại thời điểm Y, không nhất thiết có nghĩa là mọi thứ đều ổn. Truyền tới đám mây có thể bị đốm hoặc hỏng hoặc có thể các tệp bạn đã lưu bằng cách nào đó đã bị hỏng. Đó không phải là thứ bạn muốn khám phá vào ngày bạn thực sự cần truy cập vào các tệp sao lưu của mình. Vì vậy, chỉ cần dành vài phút và khôi phục một vài tệp từ bản sao lưu gần đây nhất của bạn mỗi giờ và sau đó để bạn biết chắc chắn mọi thứ đều hoạt động.

Hầu hết các chuyên gia CNTT khó tính sẽ tư vấn kiểm tra hàng tháng hoặc thậm chí hàng tuần về quy trình sao lưu của bạn, nhưng đó là từ những người làm việc trong CNTT. Nếu bạn có một nhân viên CNTT trong công ty của mình, thì bằng mọi cách, kiểm tra hàng tháng có lẽ là sự cân bằng tốt nhất của bạn giữa an toàn dữ liệu và khối lượng công việc CNTT quá mức cần thiết. Nhưng, nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ không có nhân viên CNTT trên tàu, thì bạn có thể chơi một chút lỏng lẻo với lịch kiểm tra dự phòng của mình, mặc dù mỗi quý một lần nên là mức tối thiểu của bạn.