Video: Citrix ShareFile Service Demo (Tháng Chín 2024)
Điều đầu tiên tôi làm là tạo một số người dùng sử dụng nền tảng này. Trang Manage Users có hai tùy chọn, một để tạo nhân viên và một để tạo khách hàng. Hãy nhớ rằng, gói Business hạn chế số lượng người dùng trong năm tài khoản nhân viên. Có một quy trình dài bốn trang để thêm nhân viên, điều mà tôi thấy khá tẻ nhạt. Trang đầu tiên là để nhập địa chỉ email và trang thứ hai yêu cầu thông tin hồ sơ như tên và mật khẩu. Trang này cũng xác định quyền truy cập của nhân viên, bao gồm các đặc quyền cơ bản trên mỗi tài khoản, chẳng hạn như khả năng tạo thư mục cấp gốc và quản lý người dùng khách, cho các đặc quyền của Quản trị viên bao gồm khả năng xem tất cả email và chỉnh sửa mẫu thư mục. Bạn cũng có thể đặt hạn mức băng thông cho nhân viên. Bạn làm theo quy trình tương tự khi thêm khách hàng. Hai trang cuối cùng chỉ cho bạn cách thêm người dùng vào thư mục và mời người dùng vào tài khoản.
Citrix ShareFile Business duy trì hai sổ địa chỉ. Đầu tiên là sổ địa chỉ toàn công ty mà mọi nhân viên đều có quyền truy cập và thứ hai là sổ địa chỉ cá nhân dành riêng cho nhân viên. Khi bạn tạo một nhân viên hoặc khách hàng mới, bạn có tùy chọn để thêm người đó vào sổ địa chỉ công ty được chia sẻ. Bạn có thể sao chép nhân viên hoặc khách hàng để không phải đặt thủ công các quyền và điều khiển truy cập dựa trên vai trò cho từng cá nhân. Tôi cũng thích tính năng nhóm phân phối, vì nó có nghĩa là bạn có thể gửi các tệp cho một nhóm người cùng một lúc.
Mặc dù quá trình tạo có thể được sắp xếp hợp lý bằng cách thu gọn một số trang này lại với nhau, tôi thích có quyền kiểm soát quyền truy cập của người dùng. Xem xét bạn không có quyền truy cập vào Active Directory ở các tầng thấp hơn, việc có thể chỉ định các điều khiển chi tiết này là hữu ích.
Citrix sử dụng mã hóa AES 256-bit để mã hóa các tệp, vì vậy chúng được bảo vệ trong khi truyền (tức là đi lên và xuống máy chủ) cũng như khi nghỉ ngơi. Cho đến khi người nhận tải xuống các tệp, các tệp sẽ không di chuyển bất cứ nơi nào. Vì vậy, bạn không phải lo lắng về việc các bản sao tệp được lưu trữ trên các máy chủ thư và các điểm dừng trung gian khác.
Chia sẻ tệp với Citrix ShareFile Business
Gửi một tập tin là đơn giản. Nhấp vào Chia sẻ và quyết định xem bạn có muốn gửi email bằng Citrix ShareFile Business hay không, nếu bạn muốn liên kết đến tệp để gửi vào ứng dụng email của riêng bạn. Phương thức thứ hai rất hữu ích nếu bạn muốn trường "Từ:" trên email đến từ bạn và không phải là phản hồi tự động từ Citrix ShareFile Business. Ví dụ: nếu bạn có nhiều thông tin bạn cần đưa vào email, phương thức liên kết đảm bảo bạn có thể đặt mọi thứ ở một nơi. Nếu bạn có tài khoản Doanh nghiệp, bạn có thể mã hóa nội dung của nội dung email trước khi gửi.
Citrix ShareFile Business rất nghiêm túc theo dõi, cung cấp cho bạn thông tin chi tiết trong nhật ký Hoạt động và cho phép bạn hết hạn liên kết. Cửa sổ ngắn nhất có sẵn là một ngày, nhưng tôi muốn thấy một cái gì đó thậm chí ngắn hơn, thậm chí một giờ. Tôi đã rất ngạc nhiên khi không có cách nào để đặt tệp thành "Chỉ xem" nếu bạn không có gói Phòng dữ liệu ảo. Có thể tải xuống tệp ít nhất một lần, vì vậy nếu bạn cần chế độ Chỉ xem, bạn có thể sử dụng tốt hơn với Globalscape EFT Cloud Services. Nếu bạn quyết định sử dụng các liên kết, bạn có thể buộc người nhận đăng nhập trước khi tải lên hoặc tải xuống tệp. Bằng cách này, không quan trọng ai nhận được liên kết; nếu cần đăng nhập, chỉ nhân viên và khách hàng được ủy quyền mới có thể xem nội dung.
Ngoài ra còn có chế độ Nhận, rất hữu ích trong việc loại bỏ sự cần thiết của máy chủ Giao thức truyền tệp (FTP), có vấn đề bảo mật riêng. Chế độ Nhận là nơi bạn gửi email cho người khác có liên kết đến thư mục (theo mặc định, đến Hộp tệp) và các tệp yêu cầu được tải lên liên kết đó. Là nhân viên, bạn có thể nhìn vào thư mục Hộp tệp của mình và thấy rằng ai đó đã đẩy tệp lên vị trí đó. Điều này hơi giống với cách các không gian làm việc hoạt động trong Globalscape EFT Cloud Services.
Và đừng lo lắng về việc mất máy chủ FTP. Citrix ShareFile Business cho phép bạn kết nối với tài khoản với máy khách FTP, một tính năng hữu ích cho các tập lệnh tự động lấy các tệp cho máy chủ FTP. Là người dùng hoàn toàn mới, khách hàng một lần và nhân viên, email thông báo rất dễ hiểu và rõ ràng cách đăng ký hoặc truy cập tệp.
Hỗ trợ, tích hợp và quản lý
Mặc dù là một dịch vụ đám mây, Citrix ShareFile Business cung cấp một số ứng dụng khách trên thiết bị di động và máy tính để bàn để dễ sử dụng. Bạn có thể cài đặt trình cắm Outlook, tự động phát hiện và tải tệp đính kèm lên Citrix ShareFile Business, cung cấp cho người nhận liên kết tải xuống. Bạn cũng có thể cài đặt tiện ích máy tính để bàn cho Windows (thậm chí là ứng dụng Windows 8) và Mac OS X, cho phép bạn kéo và thả tệp vào thư mục Citrix ShareFile Business dưới dạng Dropbox. Và bạn có thể cài đặt ứng dụng di động cho iOS, Android, Windows Phone và BlackBerry.
Ngoài ra còn có Trình kết nối với các dịch vụ lưu trữ của bên thứ ba như Google Drive, SharePoint, Box và Dropbox. Bạn cũng có thể sử dụng Trình kết nối với chia sẻ mạng của riêng bạn. Trình kết nối cho phép bạn sử dụng Citrix ShareFile Business với các tệp được lưu trữ ở những vị trí này mà không cần tải xuống và tải lên lại tập tin, điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn không muốn một số dữ liệu rời khỏi mạng của mình vì lý do quy định. URL liên kết chia sẻ và cổng thông tin trực tuyến có thể được tùy chỉnh để phù hợp với thương hiệu của bạn.
Citrix ShareFile Business có thể nhận dạng cục bộ các thiết bị và đồng bộ hóa các tệp trong tài khoản Citrix ShareFile Business, cung cấp các lợi ích của dịch vụ lưu trữ tệp như Dropbox. Nếu sau đó bạn quyết định một thiết bị sẽ không còn các tệp (vì bạn đã mất thiết bị chẳng hạn), bạn chỉ có thể thu hồi quyền và xóa các tệp khỏi thiết bị. Cấp độ quản lý thiết bị di động (MDM) này rất hấp dẫn và hữu ích.
Hỗ trợ khách hàng, nói một cách đơn giản, là sao. Tất cả các kế hoạch đều cung cấp hỗ trợ khách hàng 24/7 và tôi đã thử gọi vào cuối tuần, vào giữa đêm và trong giờ ăn trưa để xem tôi có thể nhận được hỗ trợ nhanh như thế nào. Tôi đã có quyền truy cập vào trò chuyện trực tuyến và một số điện thoại miễn phí, và bạn cũng có thể gửi email câu hỏi của bạn cho họ. Một cơ sở kiến thức trực tuyến và một diễn đàn người dùng cũng có sẵn nếu bạn muốn tìm câu trả lời cho câu hỏi của mình trước khi gọi Hỗ trợ khách hàng. Các đại diện hỗ trợ khách hàng mà tôi đã liên lạc trên cả trò chuyện và điện thoại đều kỹ lưỡng và hữu ích. Họ đã giải thích cách bật xác thực đa yếu tố (MFA) bằng Google Authenticator và họ đã giải thích hình mờ động, một tính năng chỉ có trong phiên bản Phòng dữ liệu ảo. Hình chìm mờ động thêm hình mờ tùy chỉnh vào tài liệu để bạn có thể theo dõi người dùng nào đã in hoặc lưu tệp.
Citrix ShareFile Kinh doanh, MFT an toàn và dễ dàng
Citrix ShareFile Business xử lý tất cả các cân nhắc về bảo mật (vì vậy các doanh nghiệp có thể tập trung vào người được phép xem tệp nào) và giải quyết vấn đề làm thế nào những doanh nghiệp đó nhận được tệp của họ cho những cá nhân đó. Danh sách tính năng của Citrix ShareFile Business có vẻ hơi ngắn so với các Dịch vụ đám mây Lựa chọn GlobalscapeSCAPE EFT của Biên tập viên của chúng tôi hoặc các dịch vụ tại chỗ như Coviant Software Diplomat MFT Standard và Linoma Software GoAnywhere MFT Standard. Tuy nhiên, thế mạnh của Citrix ShareFile Business nằm ở những gì nó cung cấp. Hỗ trợ lưu trữ cục bộ của nó rất hữu ích cũng như khả năng xóa dữ liệu khỏi thiết bị.
Citrix ShareFile Business cung cấp trải nghiệm tuyệt vời mà không buộc người dùng phải thay đổi đáng kể quy trình làm việc của họ. Vì lý do đó, nó thu hút sự chỉ định của ban biên tập. Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng các công cụ quản lý tài liệu khác của Citrix như Workspace Cloud, Xen và NetScaler, sử dụng Citrix ShareFile Business chỉ là một bước tiếp theo tự nhiên.
