Mục lục:
- Tùy chọn cài đặt và giá cả
- Bắt đầu với Dokmee
- Công cụ quản lý tài liệu
- Tùy chọn tại chỗ khả thi cho SMB
Video: Soluciones de Gestión Documental hacia la Transformación Digital (Tháng Mười 2024)
Dokmee từ Office Gemini chắc chắn không có sự công nhận thương hiệu của Microsoft SharePoint Online hoặc Adobe Document Cloud Standard. Tuy nhiên, đánh giá một sản phẩm chỉ bằng tên thương hiệu của nó hiếm khi là một điều lý tưởng để làm. Được nhắm mục tiêu chủ yếu ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), Dokmee (bắt đầu ở mức 29 đô la mỗi người dùng mỗi tháng) dường như cung cấp các tính năng chính cho quản lý tài liệu, mà không trở nên phức tạp đến mức người dùng không thể hưởng lợi từ công cụ. Mặc dù được tích hợp nhiều tính năng hấp dẫn, nhưng nó không đánh bại được hai người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi, Ascensio System OnlyScript và Microsoft SharePoint Online, trong danh mục quản lý tài liệu.
Tùy chọn cài đặt và giá cả
Một số tùy chọn có sẵn về mặt Dokmee có thể được cài đặt và sử dụng, mặc dù cần phải xem xét đáng kể về cách tác động này có tính khả dụng và giá cả. Giải pháp cấp nhập cảnh, Dokmee Desktop, dành cho một người dùng và cung cấp chức năng cơ bản như lập chỉ mục tệp, ghi chú, theo dõi siêu dữ liệu thông qua các trường chính và một số khả năng quét. Dokmee Desktop có thể được mua với giá $ 249 từ công ty.
Đối với các công ty đang tìm cách giảm thiểu quá trình thiết lập, Dokmee Cloud cung cấp
Các tùy chọn tại chỗ của Dokmee, Dokmee Professional và Enterprise, là các ứng dụng dựa trên máy chủ, truyền thống hơn cho phép nhiều người dùng quản lý và theo dõi tài liệu. Lợi ích tính năng lớn nhất của việc chọn một trong những giải pháp Dokmee tại chỗ là bạn có được khả năng sử dụng nhiều tủ hồ sơ. Khả năng này cung cấp một lớp quản lý bổ sung cho những thứ như bảo mật, lưu trữ và khả năng tìm kiếm. Tính linh hoạt bổ sung này đi kèm với chi phí tăng thêm khi phải thực hiện các tác vụ cài đặt và quản lý máy chủ, bao gồm các điều kiện tiên quyết như Microsoft SQL Server và Dịch vụ thông tin Internet. Phiên bản Dokmee Professional cung cấp một tính năng tương tự được đặt cho Dokmee Cloud, thêm quyền truy cập Bộ phát triển phần mềm (SDK) và khả năng nhập và xuất tài liệu bằng siêu dữ liệu (ở định dạng XML) nhưng mất kiểm soát phiên bản khi chỉnh sửa tài liệu.
Dokmee Enterprise bổ sung khả năng quản lý bảo mật ở cấp độ tệp và thư mục ngoài tủ tệp, sao lưu tự động, tích hợp với Microsoft Active Directory (AD) và Tự động nhận dạng ký tự quang học (OCR) cho các tài liệu được quét.
Dokmee Professional và Enterprise cũng cung cấp các khả năng như cổng thông tin chỉ đọc và nhập tệp tự động bằng Dokmee Sync, mặc dù các tính năng này là các mô-đun bổ sung phải được mua riêng. Ngay cả các tính năng chúng tôi coi là cốt lõi
Giá cho Dokmee Professional chạy trong vùng lân cận 1.500 đô la cho mỗi máy chủ, trong khi Dokmee Enterprise sẽ đưa bạn trở lại gần hơn với 4.500 đô la. Trong cả hai trường hợp, bạn cũng phải mua giấy phép người dùng, chi phí $ 800 cho mỗi người dùng đồng thời và giảm khi cơ sở người dùng của bạn tăng. Điều quan trọng cần lưu ý là đây là các chi phí một lần, có nghĩa là bạn không phải trả phí hàng tháng hoặc hàng năm để sử dụng. Tuy nhiên, bảo trì và hỗ trợ (ví dụ: điện thoại, email và truy cập vào các bản cập nhật phần mềm) sau năm đầu tiên sẽ khiến bạn mất thêm 20 phần trăm tiền mua giấy phép ban đầu hàng năm. Dokmee cũng cung cấp một giải pháp đám mây riêng, bắt đầu từ $ 250 mỗi tháng, đặt Dokmee Professional hoặc Enterprise trong một ví dụ máy chủ dựa trên đám mây dành riêng cho công ty của bạn sử dụng trong khi tận dụng Dokmee để quản lý ứng dụng và máy chủ.
Bắt đầu với Dokmee
Cài đặt Dokmee Enterprise bao gồm thiết lập các điều kiện tiên quyết như cài đặt Microsoft SQL Server (Phiên bản Express miễn phí là đủ) và vai trò Dịch vụ Thông tin Internet. Những điều kiện tiên quyết được nêu chi tiết rõ ràng trong hướng dẫn cài đặt Dokmee. Khi các điều kiện tiên quyết đã được thỏa mãn và trình cài đặt Dokmee đã chạy, ứng dụng máy chủ Dokmee có thể được khởi chạy.
Ứng dụng máy chủ Dokmee cho phép bạn nhập thông tin giấy phép của mình, định cấu hình cài đặt ứng dụng như SQL Server hoặc thông tin đăng nhập AD và quản lý vị trí kho lưu trữ tệp. Các tác vụ của Dokmee, chẳng hạn như tạo tủ tệp, chỉnh sửa các trường chỉ mục và quản lý bảo mật, cũng được thực hiện từ trong ứng dụng máy chủ Dokmee.
Công cụ quản lý tài liệu
Một công cụ quản lý tài liệu không vượt ra ngoài cấu trúc tệp và thư mục cơ bản không đáng để bạn dành thời gian và Dokmee cung cấp một vài tính năng giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Dokmee có thể được cấu hình để xem các thư mục hiện có cho các tài liệu mới, sau đó có thể được tự động nhập vào tủ tệp Dokmee để quản lý. Để tính năng tải lên tự động này hoạt động, phải tạo mối quan hệ 1-1 giữa thư mục tệp và thư mục Dokmee và lịch trình phải được định cấu hình. Thật không may, đó là về phạm vi chức năng vì bạn không kiểm soát được loại tệp nào bị hút vào thông qua tính năng này, mặc dù bạn có khả năng kích hoạt OCR cho các tệp đã nhập.
Lưu giữ tệp là một tính năng quan trọng đối với các doanh nghiệp xử lý tuân thủ quy định hoặc pháp lý, chẳng hạn như Đạo luật Sarbanes-Oxley và Dokmee hỗ trợ khả năng này thông qua một nếu các mô-đun bổ trợ. Lưu giữ tệp có thể được định cấu hình cho mỗi tủ tệp và bạn có khả năng xác định thời gian lưu cũng như từ trường chỉ số mà thời gian lưu được tính. Các tùy chọn xử lý cũng có thể định cấu hình, có nghĩa là bạn có thể chọn cách xử lý các tệp hết hạn, cho dù chúng được di chuyển hoặc xuất và liệu chúng được gửi đến hàng đợi tệp đã hết hạn hoặc thậm chí bị xóa vĩnh viễn. Các tùy chọn thông báo cũng có thể định cấu hình, cho phép quản trị viên nhận được thông báo nâng cao rằng các tệp nhất định sẽ hết hạn.
Quy trình làm việc là một công cụ quan trọng cho các hệ thống quản lý tài liệu ở chỗ chúng có thể giúp thực thi và hợp lý hóa các quy trình làm cho doanh nghiệp của bạn chạy. Có một hệ thống có thể đưa ra quyết định dựa trên siêu dữ liệu tài liệu thay vì yêu cầu người dùng thực hiện các hành động này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn, giảm thiểu lỗi của con người và cho phép bạn thực hiện các quy trình này khi người dùng không có mặt. Tất nhiên, sẽ có một số lắp ráp cần thiết để xây dựng một quy trình công việc đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp của bạn (với các quy trình lớn, nhiều bước yêu cầu cấu hình phức tạp hơn). Các quy trình công việc đơn giản sẽ liên quan đến một vài câu lệnh if / then theo sau là một hành động được thực hiện, chẳng hạn như di chuyển tài liệu đi nơi khác, gửi email, thực hiện cập nhật cho trường chỉ mục hoặc dừng dòng công việc trong tài liệu.
Tùy chọn tại chỗ khả thi cho SMB
Thật khó để giới thiệu Dokmee qua Microsoft SharePoint Online hoặc Ascensio System OnlyScript vì nó không thể so sánh về giá cả hoặc tính năng. Trường hợp Dokmee có thể đáp ứng nhu cầu của bạn là trong tình huống tại chỗ đối với một SMB có sự do dự về việc đi với giải pháp dựa trên đám mây. Dokmee Professional và Enterprise yêu cầu một số thực hành từ quản trị viên để cài đặt và cấu hình ban đầu, nhưng, với tư cách là một nền tảng, Dokmee đủ đơn giản để người dùng cuối quản lý các tác vụ hàng ngày.
