Cách sao lưu tài khoản email của bạn và truy cập ngoại tuyến

Trong một thế giới nơi Wi-Fi có ở khắp mọi nơi, thật dễ dàng để nghĩ rằng email của bạn sẽ luôn có sẵn cho bạn. Nhưng ngay cả Gmail đôi khi đi xuống. Hoặc trường học hoặc cơ quan của bạn có thể cắt quyền truy cập vào hộp thư đến của bạn mà không cần cảnh báo. Nếu bạn thấy mình liên tục bị mắc kẹt trên máy bay mà không có Wi-Fi, thì ít nhất sẽ có quyền truy cập vào các tin nhắn cũ.

Nếu mất email của bạn cảm thấy như thiếu một cánh tay, hãy xem xét sao lưu hộp thư đến của bạn để bạn có thể truy cập nó khi tài khoản web của bạn không có sẵn. Bạn sẽ không thể truy cập các tin nhắn mới nếu internet bị sập, nhưng bạn sẽ có thể xem toàn bộ kho lưu trữ của mình, đôi khi là tất cả những gì bạn cần để tiếp tục hoạt động.

Cách sao lưu email

Có một số cách để sao lưu email của bạn như dịch vụ đám mây Backupify hoặc dịch vụ Takeout của Google, có thể được sử dụng để tải xuống kho lưu trữ dữ liệu của bạn. Tuy nhiên, để sao lưu ngoại tuyến thường xuyên, tôi khuyên bạn nên sử dụng ứng dụng email máy tính để bàn kiểu cũ, như Thunderbird.

Chạy nó một lần trong nền và nó sẽ tải xuống tin nhắn từ tất cả các tài khoản email của bạn, vì vậy nếu bạn bị mất Internet, hoặc Chúa cấm, chính tài khoản của bạn, bạn vẫn có thể truy cập tin nhắn của mình.



Thêm tài khoản của bạn vào Thunderbird

Tải xuống Thunderbird và cài đặt nó giống như bất kỳ ứng dụng nào khác. Nó có sẵn cho Windows, macOS và Linux. Khi bạn khởi động nó, nó sẽ yêu cầu tên người dùng và mật khẩu vào tài khoản email của bạn.

Nếu bạn sử dụng một dịch vụ webmail phổ biến như Gmail hoặc Outlook, nó sẽ phát hiện các cài đặt chính xác cho bạn; nếu không, bạn có thể phải nhấp vào nút "Cấu hình thủ công" để tự nhập số máy chủ và cổng. (Bạn thường có thể tìm thấy những thứ này trong phần Trợ giúp của dịch vụ webmail của bạn.)

Khi bạn thêm tài khoản của mình vào Thunderbird, nó sẽ bắt đầu tải xuống tin nhắn của bạn. Điều này có thể mất một chút thời gian, vì vậy hãy để nó làm điều đó và quay lại sau.



Định cấu hình cài đặt giao thức Thunderbird

Khi thiết lập ứng dụng email, trước tiên bạn cũng có thể cần bật truy cập IMAP (Giao thức truy cập thư trên Internet) và POP (Giao thức bưu điện) trong cài đặt webmail của bạn. Gmail, ví dụ, yêu cầu bạn kích hoạt nó trên trang này. Nếu bạn đang sử dụng xác thực hai yếu tố, bạn cũng có thể cần phải tạo mật khẩu dành riêng cho ứng dụng trong cài đặt thư trên web của mình. Một lần nữa, hãy kiểm tra tài liệu dịch vụ email của bạn nếu bạn gặp khó khăn.

Khi được lựa chọn giữa IMAP và POP, bạn thường muốn chọn IMAP. IMAP cố gắng phản chiếu những gì trên máy chủ, vì vậy nếu bạn xóa một tin nhắn khỏi hộp thư đến của mình trên Gmail.com, email đó cũng sẽ biến mất khỏi Thunderbird. POP, mặt khác, ngày hơn một chút và tạo ra một cơ sở dữ liệu hoàn toàn riêng biệt trên máy tính của bạn.

Bạn cũng muốn đảm bảo Thunderbird không xóa tin nhắn khỏi máy chủ sau khi tải chúng xuống. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp chuột phải vào tài khoản trong Thunderbird, đi tới Cài đặt> Cài đặt máy chủ và bỏ chọn "Trong tối đa 14 ngày" và "Cho đến khi tôi xóa chúng" trong phần Để lại tin nhắn trên máy chủ.



Định cấu hình Thunderbird để tải xuống tất cả tin nhắn

Mỗi dịch vụ sử dụng IMAP một chút khác nhau. Theo mặc định, nhiều người có thể tải xuống hộp thư đến của bạn, nhưng không phải các thư mục khác, vì vậy bạn sẽ muốn đảm bảo Thunderbird sẽ lấy tất cả thư của bạn mỗi khi nó kiểm tra thư trên máy chủ.

Có một số cách để thực hiện việc này, nhưng phương pháp tốt nhất được ẩn trong Trình chỉnh sửa cấu hình của Thunderbird. Đi tới Tùy chọn của Thunderbird và đi tới Nâng cao> Trình chỉnh sửa Cấu hình và nhấp vào nút "Tôi chấp nhận rủi ro" khi được nhắc. Tìm kiếm cài đặt mail.server.default.check_all_ Foldftimefor_new và nhấp đúp vào nó để đặt thành "Đúng".

Từ giờ trở đi, Thunderbird sẽ tự động đồng bộ hóa toàn bộ tài khoản của bạn, không chỉ Hộp thư đến của bạn. Nếu không, bạn có thể cần thoát và khởi động lại Thunderbird sau khi thêm tài khoản mới hoặc đợi nó lấy tin nhắn cho mọi thư mục. Một lần nữa, quá trình này có thể mất nhiều thời gian nếu bạn có nhiều tin nhắn cũ, vì vậy hãy tiếp tục làm công việc khác và để nó làm việc của nó.

Khi xong, hãy đặt PC của bạn ở Chế độ trên máy bay và chọc xung quanh các thư mục email của bạn để xem tin nhắn của bạn có đọc được không. Một lần nữa, các dịch vụ web khác nhau có thể triển khai IMAP một chút khác nhau, vì vậy nếu bạn không thể xem tin nhắn của mình ngoại tuyến, bạn có thể cần phải đào một chút và thử nghiệm trong vài ngày để mọi thứ hoạt động bình thường.

Khi bạn tự tin Thunderbird đang tải xuống tất cả thư của bạn, chỉ cần để nó chạy trong nền khi bạn sử dụng máy tính của mình. Nếu bạn không muốn lãng phí tài nguyên, hãy đặt Bộ lập lịch tác vụ của Windows để khởi chạy Thunderbird một hoặc hai ngày một lần để nó luôn cập nhật cơ sở dữ liệu cục bộ với các tin nhắn mới nhất. Nếu bạn bị mất internet, chỉ cần khởi động Thunderbird và nó sẽ chạy ở Chế độ ngoại tuyến, cho phép bạn truy cập vào kho lưu trữ đã tải xuống để bạn có thể duy trì hiệu quả.



Sao lưu các bản sao lưu của bạn

Máy tính xách tay của bạn thậm chí còn dễ bị mất dữ liệu hơn dịch vụ email của bạn, vì vậy một khi bạn đã thiết lập "bản sao lưu" này trên hệ thống của mình, bạn có thể muốn sao lưu bản sao lưu đó.

Điều này khá dễ dàng, vì dù sao bạn cũng đã sao lưu máy tính của mình rồi phải không? Nếu không, bạn có rất nhiều lựa chọn. Chỉ cần đảm bảo rằng thư mục C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Thunderbird được bao gồm trong các bản sao lưu thông thường của bạn. Bằng cách này, nếu ổ cứng PC của bạn bị lỗi, bạn có thể khôi phục thư mục hồ sơ cũ trên máy mới và tiếp tục như không có gì xảy ra.

Tất cả điều này có vẻ giống như một quá trình vòng xoay cho một cái gì đó rất hiếm, nhưng khi điều tồi tệ nhất xảy ra, bạn sẽ vui mừng khi bạn đặt nó vào vị trí.