Microsoft visio pro cho đánh giá và xếp hạng Office 365

Nó từng là một gánh nặng để vẽ sơ đồ, sơ đồ tổ chức, sơ đồ tầng, sơ đồ mạng và các hình ảnh khác thường được sử dụng trong kinh doanh. Visio là một trong những phần mềm đầu tiên để đơn giản hóa cách thức thực hiện bằng cách cung cấp các hình dạng và vật thể có sẵn, thay vì bút ảo và thước đo góc. Visio, được sở hữu bởi Microsoft từ năm 2000, vẫn là một trong những ứng dụng sơ đồ và sơ đồ quan trọng nhất hiện có. Nó mạnh mẽ và đầy ắp các tùy chọn, nhưng tốt nhất cho các doanh nghiệp lớn hơn với một số hỗ trợ CNTT, vì quy trình mua và thiết lập rất khó hiểu.

Mua và cài đặt

Bắt Visio là khó khăn vì một vài lý do. Một phần của vấn đề là bạn không thể chỉ cần truy cập một trang web và mua Visio. Trước tiên, bạn phải đảm bảo rằng bạn có hoặc đăng ký đúng loại tài khoản Microsoft, hoặc là tài khoản doanh nghiệp (khi bạn đăng ký, bạn nhận được địa chỉ email kết thúc bằng "onmicrosoft.com") hoặc tài khoản có Office 365 đăng ký. Sau đó, tùy thuộc vào loại tài khoản bạn có và phiên bản Office bạn đã cài đặt, bạn phải tìm ra phiên bản Visio nào bạn có thể cài đặt. Khi bạn đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình, trang web ít nhất sẽ kiểm tra tính đủ điều kiện của bạn và nhắc bạn về các tùy chọn phù hợp, nhưng đến thời điểm đó sẽ có một số việc phải làm.

Một trở ngại khác là Visio chỉ có sẵn dưới dạng phần mềm được cài đặt cục bộ trên Windows. Bạn không thể sử dụng nó trên máy Mac hoặc Linux và không có phiên bản dựa trên trình duyệt. Mặc dù tên của nó, Visio Online không phải là một ứng dụng web đầy đủ chức năng. Thêm vào đó trong một chút. Trong thời đại mà rất nhiều phần mềm kinh doanh chỉ dựa trên web và bạn có thể truy cập nó từ bất kỳ máy nào có kết nối internet, điều này có thể đủ gây nản lòng khi khiến bạn rời xa khỏi điểm khởi đầu. Tất cả các ứng dụng lập biểu đồ khác mà tôi đã thử nghiệm ứng dụng web Creately Creately, Draw.io, Gliffy, Lucidchart và SmartDraw.

Giả sử bạn đã đi xa đến thế, có ba phiên bản cập nhật của Visio: Visio Standard 2016, Visio Pro 2016 và Visio cho Office 365 (đây là phiên bản tôi đã đánh giá ở đây). Hai phiên bản cũ hơn, Visio 2010 và Visio 2013, vẫn đang hoạt động và có thể là phiên bản phù hợp với một số người, tùy thuộc vào yêu cầu hệ thống và tài khoản Microsoft của họ. Xem biểu đồ so sánh Visio của Microsoft để biết thêm thông tin về Visio 2010 và 2013.

Visio Pro cho Office 365 (phiên bản tôi đã thử nghiệm) và Visio Pro 2016 gần như giống hệt nhau, ngoại trừ với Pro cho Office, bạn đang mua một thuê bao bao gồm các bản cập nhật cho sản phẩm khi chúng được cung cấp. Phiên bản Pro for Office cũng có thêm một vài mẫu và hình dạng, đặc biệt là các mẫu liên quan đến giáo dục. Tuy nhiên, Visio Standard khác biệt ở chỗ nó không bao gồm bất kỳ sự hỗ trợ nào cho sự hợp tác và nó có ít mẫu và hình dạng hơn rất nhiều.

Giá cả và so sánh

Visio Pro cho Office 365 được bán trên cơ sở đăng ký. Nó có giá $ 15, 50 mỗi tháng hoặc $ 13 mỗi tháng với một cam kết hàng năm, tương đương với $ 156 trong năm. Visio Standard 2016 có giá $ 299, 99 và Visio Pro 2016 có giá $ 589, 99. Cả hai giá sau đều là phí một lần.

So với các ứng dụng biểu đồ khác, Visio đắt tiền. Lucidchart, chẳng hạn, là một lựa chọn hàng đầu cho loại phần mềm này và nó chỉ có giá $ 5, 95 mỗi tháng hoặc $ 59, 40 hàng năm cho một tài khoản người dùng cơ bản. Tài khoản Pro, là cấp tôi khuyên dùng, có giá 9, 95 đô la mỗi tháng hoặc 107, 40 đô la hàng năm. Lucidchart chỉ có sẵn trong trình duyệt, vì vậy không cần phải lo lắng về khả năng tương thích.

SmartDraw cũng là sự lựa chọn của ban biên tập và giá của nó gần với Visio hơn. Phiên bản trực tuyến, được gọi là SmartDraw Cloud, có giá $ 179, 40 hàng năm. SmartDraw cũng có một ứng dụng dành cho máy tính để bàn dành cho Windows và có sẵn trong ba tầng: $ 297 cho Tiêu chuẩn, $ 397 cho Doanh nghiệp và $ 2, 995 (giá khởi điểm) cho Doanh nghiệp.

Ngoài ra còn có các công cụ biểu đồ khác có chi phí thậm chí ít hơn. Draw.io hoàn toàn miễn phí, và nó cung cấp một dịch vụ khá tốt. Hai ứng dụng khác là Gliffy và Creately có giá rất thấp. Gliffy cung cấp một vài tầng dịch vụ, nhưng dịch vụ rẻ nhất của nó có giá 14, 85 đô la mỗi ba tháng, tương đương với khoảng 3, 99 đô la mỗi tháng hoặc 59 đô la mỗi năm. Chi phí sáng tạo gần như nhau. Đăng ký trực tuyến cho ứng dụng web của Creately chạy $ 5 mỗi tháng hoặc $ 49 mỗi năm cho gói Cá nhân. Phiên bản Creately dành cho máy tính để bàn có thể tải xuống có giá một lần là 75 đô la cho các cá nhân (được gọi là Desktop Personal) và có sẵn cho Windows, OS X và Linux.

Bắt đầu

Nhận được một bản sao của Visio có thể gây nhầm lẫn, nhưng bắt đầu với nó một khi bạn khởi chạy ứng dụng thì không. Nó có bố cục Microsoft Office quen thuộc để điều hướng các tùy chọn và menu cơ bản. Không gian làm việc của bạn nằm ở trung tâm với thanh menu được gắn thẻ (giao diện Ribbon) ở trên cùng. Bên trái là một bảng chứa các đối tượng. Những gì bạn tìm thấy có những thay đổi dựa trên loại sơ đồ bạn đang tạo hoặc chỉnh sửa. Nhiều tùy chọn xuất hiện ở bên phải khi chúng có liên quan, chẳng hạn như tùy chọn định dạng khi các đối tượng cụ thể được chọn.

Các mẫu có thể tạo hoặc phá vỡ một ứng dụng biểu đồ, vì lý do rất lớn, các ứng dụng lập sơ đồ rất hữu ích ngay từ đầu là vì chúng giúp bạn tạo sơ đồ, sơ đồ tầng và các hình ảnh khác mà không cần phải vẽ chúng bằng tay nếu bạn đang sử dụng phần mềm vector. Visio có hàng tá mẫu. Một vài ví dụ về các loại mẫu bạn sẽ tìm thấy là Kinh doanh, Lưu đồ, Kỹ thuật, Mạng và Sơ đồ tầng.

Trong bất kỳ danh mục nào có rất nhiều mẫu cụ thể hơn. Nhóm Tầng có các tùy chọn cho Kế hoạch nhà, Kế hoạch trang web, Bố cục văn phòng, Bản đồ 3D định hướng, Kế hoạch điện và viễn thông, v.v. Tiếp tục khám phá và bạn sẽ tìm thấy các biểu đồ Gantt, sơ đồ động não và thậm chí các sơ đồ rất cụ thể liên quan đến việc sử dụng SharePoint.

Một số mẫu có nội dung trong đó khi bạn mở chúng lên. Ví dụ, khi tôi bắt đầu một biểu đồ tổ chức, nó xuất hiện trước một giám đốc điều hành, một vài người quản lý dưới vị trí đó và các nhân viên bên dưới họ. Nhưng các mẫu khác bắt đầu với một khung vẽ trống và danh sách các hình dạng và đối tượng có khả năng bạn sẽ sử dụng từ bảng bên trái.

Sử dụng Visio

Thật dễ dàng để kéo và thả các đối tượng, thay đổi kích thước chúng, xoay chúng, thêm văn bản, thêm các đường kết nối để hiển thị các mối quan hệ, v.v. Các công cụ rất đơn giản, nhưng có rất nhiều trong số chúng, và giao diện chắc chắn có thể được giảm xuống. Điều đó thật rắc rối giống như nhiều sản phẩm phần mềm của Microsoft. Có quá nhiều thứ được đóng gói vào một ứng dụng mà việc lướt qua các menu và các tùy chọn có thể gây mệt mỏi. Adobe, một công ty khác đấu tranh với việc làm thế nào để phù hợp với hàng trăm tính năng vào một ứng dụng, đã thành công với việc tạo không gian làm việc tùy chỉnh, do đó tùy thuộc vào loại công việc bạn đang làm, giao diện được đáp ứng theo nhu cầu của bạn. Các ứng dụng lập biểu đồ, bao gồm Visio, có xu hướng làm điều tương tự về mặt cung cấp cho bạn các lựa chọn đối tượng phù hợp, nhưng trong trường hợp Visio, nó cũng có thể hoạt động tốt để giảm bớt phần còn lại của giao diện, dựa trên mẫu bạn chọn.

Nhấp chuột phải vào một đối tượng hoặc nhóm đối tượng cũng mang đến các công cụ có liên quan. Bạn có thể dễ dàng căn chỉnh và phân phối các đối tượng, nhóm và hủy nhóm chúng và thực hiện các thay đổi khác, mặc dù một lần nữa danh sách các tùy chọn dài hơn mức cần thiết.

Visio có một vài tiện ích, hầu hết trong số đó cũng được cung cấp bởi cuộc thi. Ví dụ, tôi đã vẽ một kế hoạch sàn và muốn nhóm lại một số đối tượng. Khi tôi lặp con trỏ quanh các đối tượng tôi muốn, ứng dụng thông minh không chọn các bức tường hoặc hình đại diện cho không gian sàn chung. Một ví dụ khác là khả năng sắp xếp lại nhanh biểu đồ tổ chức mà tôi đã thực hiện thành một sự sắp xếp khác nhau, chẳng hạn như cạnh nhau, dọc hoặc ngang. Cũng có các tùy chọn kiểu dáng, giống như kiểu đã thấy trong Microsoft PowerPoint, thay đổi bảng màu của toàn bộ sơ đồ chỉ bằng một cú nhấp chuột. Nếu bạn làm việc với máy Windows hỗ trợ cảm ứng, bạn cũng có thể sử dụng bút stylus hoặc ngón tay để làm việc với Visio.

Tập tin hướng dữ liệu

Một trong những điểm bán hàng lớn nhất của Visio là bạn có thể kết nối sơ đồ với tập dữ liệu từ một sản phẩm Office khác và tạo sơ đồ dựa trên dữ liệu. Nó tương tự như việc tạo một biểu đồ trong Excel dựa trên dữ liệu trong các ô khác. Khi bạn thay đổi dữ liệu cốt lõi, sơ đồ sẽ tự động cập nhật.

Bạn có thể tạo sơ đồ và biểu đồ dựa trên dữ liệu bằng cách sử dụng dữ liệu từ một số nguồn khác nhau, chẳng hạn như Excel (phải được lưu trữ trên SharePoint) và Microsoft Access và bạn có thể xuất sơ đồ cuối cùng dưới dạng bản vẽ web để mọi người có thể xem chúng, thậm chí mọi người Ai không có bản sao Visio.

Các loại tệp được hỗ trợ

Khi nói đến làm việc với nhiều loại tệp khác nhau, Visio là ứng dụng để đánh bại. Nó có nhiều tùy chọn để nhập và xuất hơn bất kỳ ứng dụng biểu đồ nào khác trên thị trường. Visio có thể xuất sang BMP, EMF, GIF, JPG, PNG, SVG, TIF, WMF và nhiều định dạng khác khi bạn sử dụng tùy chọn Save As, thay vì xuất khẩu, . PDF, bản vẽ AutoCAD, VSS stprint và VST mẫu, chỉ là một vài ví dụ. Visio cũng hỗ trợ mạnh nhất cho các loại tệp bạn có thể nhập: BMP, DIB, DWG, DXF, EMF, EMZ, GIF, JPG, PNG, SVG, SVGZ, TIF, TIFF và WMF.

Hỗ trợ tất cả các loại tệp này có thể quan trọng đối với công việc của bạn nếu bạn trao đổi sơ đồ thường xuyên với những người sử dụng các công cụ khác, chẳng hạn như AutoCAD.

Lưu ý rằng Visio không hỗ trợ nhập các định dạng từ các ứng dụng lập biểu đồ cạnh tranh, tuy nhiên, chẳng hạn như các loại tệp độc quyền được sử dụng bởi Biên tập viên Lựa chọn Lucidchart.

Hợp tác và hội nhập

Visio hỗ trợ một số cộng tác, nhưng có một vài yêu cầu trước tiên bạn phải đáp ứng để làm cho nó hoạt động. Cộng tác chỉ được hỗ trợ bởi Visio Professional 2016 và Visio Pro cho Office 365 (không phải Visio Standard 2016), có nghĩa là tất cả các cộng tác viên trước tiên phải đáp ứng tất cả các yêu cầu cần thiết để có được một trong những ứng dụng đó. Sau đó, mọi người muốn cộng tác đều cần có tài khoản SharePoint hoặc Office 365, ngoài việc có phần mềm Visio.

Nếu bạn đáp ứng các yêu cầu, sau đó bạn nhận được các công cụ đồng tác giả, bình luận và chú thích. Cũng như các sản phẩm Office khác, bạn cũng có thể thiết lập tích hợp Skype for Business để đáp ứng hầu như bằng Skype khi làm việc cùng nhau.

Nói một cách cụ thể hơn, bạn hoàn toàn có thể cộng tác với những người khác trong Visio, nhưng chỉ khi mọi người đã cài đặt Vision Professional hoặc Visio Pro. Vì vậy, nó có thể làm việc cho sự hợp tác trong nội bộ tổ chức.

Làm thế nào để bạn chia sẻ sơ đồ với những người bên ngoài tổ chức hoặc những người không có bản sao Visio? Microsoft đã phát hành Visio Online gần đây (nó đã ở giai đoạn thử nghiệm từ cuối năm 2016), nhưng nó không quá phấn khích. Cái tên này hơi sai lệch. Nếu những gì bạn mong đợi là, giả sử, một ứng dụng trực tuyến cung cấp các chức năng tương tự như các phiên bản Windows của Visio, thì bạn sẽ thất vọng. Visio Online hạn chế hơn thế nhiều. Giả sử tôi tạo một sơ đồ và muốn chia sẻ nó với Susan, người không có bản sao Visio. Tôi có thể gửi cho cô ấy một liên kết đến phiên bản chỉ xem của tệp sẽ xuất hiện trong trình duyệt web của cô ấy. Susan có thể xem tập tin và thêm ý kiến ​​cho nó. Nhưng cô ấy không thể chỉnh sửa nó. Cô ấy vẫn sẽ cần một bản sao Visio được cài đặt cục bộ cho điều đó.

Nếu Susan có một bản sao của Visio, cô ấy có thể chuyển từ xem phiên bản trực tuyến sang chỉnh sửa sơ đồ chỉ trong một hoặc hai cú nhấp chuột. Visio Online tìm thấy tệp cho cô ấy để cô ấy không phải tìm kiếm nó. Đó là nó không đặc biệt ấn tượng.

Nếu sự hợp tác là quan trọng đối với công việc của bạn, tôi sẽ khuyên bạn nên loại bỏ Visio và nhìn vào Lucidchart, vì nó cung cấp chỉnh sửa cộng tác theo thời gian thực và bạn không phải nhảy qua bất kỳ vòng đua nào để có được nó. Nó hoạt động đơn giản và dễ dàng, và nó hoạt động cho tất cả các tầng dịch vụ. Lời cảnh báo duy nhất là các giới hạn của các loại tài khoản khác nhau vẫn được áp dụng khi cộng tác. Ví dụ: nếu ai đó có đăng ký Đội mời chủ tài khoản miễn phí cộng tác trên sơ đồ, người dùng miễn phí chỉ có thể chỉnh sửa tệp nếu có ít hơn 60 đối tượng và nếu không bao gồm bất kỳ đối tượng nào bị giới hạn người dùng trả tiền.

Tốt hơn cho các doanh nghiệp lớn hơn

Visio là một ứng dụng mạnh mẽ không thể phủ nhận với vô số khả năng. Nó cũng khó để bắt đầu, đắt tiền và nó chỉ hoạt động trên máy tính Windows. Ngoài ra, bạn không thể cộng tác với những người dùng không phải Visio bằng cách gửi cho họ một liên kết đến sơ đồ và để họ đăng nhập vào một ứng dụng web. Có những ứng dụng biểu đồ khác dễ lấy hơn, chi phí thấp hơn và làm những gì hầu hết mọi người cần chúng để làm.

Visio là phần mềm chất lượng, nhưng có lẽ nó phù hợp nhất với các tổ chức lớn có quản trị viên CNTT chịu trách nhiệm mua và thiết lập. Bất chấp sức mạnh của Visio, các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể thấy các lựa chọn khác hấp dẫn hơn. Sự lựa chọn của biên tập viên Lucidchart và Smartdraw nói riêng dễ dàng hơn nhiều để bắt đầu và sử dụng.