Đánh giá và đánh giá chính thức

Vài năm trước, khi tôi bắt gặp OfficeTime, ứng dụng theo dõi thời gian này dành cho những người lao động tính tiền theo giờ đã gây ấn tượng với tôi bởi sự đơn giản, dễ sử dụng và chi phí thấp. OfficeTime vẫn là một lựa chọn tuyệt vời cho những người làm việc solo muốn có một trình theo dõi thời gian ngoại tuyến đáng tin cậy bao gồm các công cụ theo dõi và lập hóa đơn chi phí đơn giản. Tuy nhiên, nó không lý tưởng để cộng tác và không tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác. Đối với việc sử dụng nhóm và các tùy chọn lập hóa đơn nâng cao hơn, Harvest là một ứng dụng tốt hơn và là sự lựa chọn của ban biên tập. Một tùy chọn khác cho những người làm việc độc lập với ngân sách là phiên bản miễn phí của Toggl, đây cũng là Sự lựa chọn của ban biên tập.

Giá cả và tính sẵn sàng

OfficeTime là một ứng dụng có thể tải xuống cho Windows và Mac, với các ứng dụng di động cho iOS và Apple Watch. Các ứng dụng máy tính để bàn có giá 47 đô la mỗi cái. Hầu hết các ứng dụng theo dõi thời gian khác được bán dưới dạng đăng ký, nhưng với OfficeTime, bạn chỉ phải trả phí mua hàng một lần.

Xem xét bạn không trả mức giá liên tục cho OfficeTime, giá thấp. Các ứng dụng theo dõi thời gian khác thường có giá ở đâu đó trong khoảng từ 8 đến 12 đô la mỗi tháng. Tuy nhiên, nhiều trong số các ứng dụng đó hỗ trợ cộng tác, nghĩa là bạn có thể theo dõi và tạo hóa đơn không chỉ dành thời gian cho các dự án mà cả thời gian của đồng nghiệp. OfficeTime chỉ dành cho sử dụng solo.

Đối với chủ sở hữu duy nhất, OfficeTime cung cấp giá trị lớn, nhưng có các phiên bản miễn phí của các ứng dụng khác cung cấp giá trị tương tự. Chẳng hạn, tầng dịch vụ miễn phí của Toggl phù hợp với nhiều người làm việc tự do. Toggl không bao gồm lập hóa đơn, nhưng bạn có thể kết nối nó với bất kỳ dịch vụ lập hóa đơn và mở rộng nào khác mà bạn có thể sử dụng.

Harvest, với chi phí khác là 12 đô la một người mỗi tháng, cũng cung cấp một phiên bản ứng dụng miễn phí, mặc dù điều này giới hạn bạn chỉ quản lý một dự án tại một thời điểm. Một ứng dụng khác có tên TopTracker hoàn toàn miễn phí, nhưng nó nhẹ về các tính năng.

Cài đặt và bắt đầu

Để có OfficeTime, bạn tải xuống ứng dụng Windows hoặc Mac, đi kèm với thời gian dùng thử miễn phí ba tuần trước khi bạn phải nhập bất kỳ thông tin thẻ tín dụng nào. Khi bạn thiết lập tài khoản, OfficeTime hỏi bạn có muốn bắt đầu với một số dữ liệu giả để giúp bạn được định hướng hay bạn muốn nhảy vào thiết lập công việc của riêng mình để theo dõi.

Để sử dụng OfficeTime (và thực sự là hầu hết các ứng dụng theo dõi thời gian cho vấn đề đó) một cách hiệu quả, bạn phải dành vài phút để đảm bảo bạn hiểu rõ về cách tổ chức các dự án kinh doanh của mình. Nhiều chuyên gia có kiến ​​thức ngầm này trong tầm tay của họ, nhưng đôi khi phải học một chút thử và sai để phân tích chính xác công việc của bạn. OfficeTime đủ nhanh nhẹn để cho phép bạn sửa chữa sai lầm của mình một cách nhanh chóng khi bạn đi.

OfficeTime lưu tất cả dữ liệu tài khoản của bạn cục bộ trên máy tính của bạn hoặc bất kỳ kho lưu trữ lưu trữ nào bạn chỉ ra trong khi thiết lập. Nếu bạn chọn sử dụng cả ứng dụng máy tính để bàn và ứng dụng iOS, bạn có thể đồng bộ hóa tài khoản của mình giữa các thiết bị này, nhưng chỉ khi chúng được kết nối với cùng một mạng (ví dụ: cùng một Wi-Fi). Không có tùy chọn để đồng bộ giữa ứng dụng Windows dành cho máy tính để bàn của OfficeTime và phiên bản ứng dụng Mac. Các điều khiển đồng bộ chỉ xuất hiện trong ứng dụng iOS, không phải ứng dụng trên máy tính để bàn.

Đặc trưng

Trong OfficeTime, bạn có các dự án, chi tiết đơn hàng và danh mục. Các chi tiết đơn hàng ít nhiều giống với nhiệm vụ, mặc dù ở đây chúng cũng có thể là chi phí. Mỗi dự án chứa các mục hàng và mỗi mục hàng có thể được chỉ định cho một danh mục, chẳng hạn như tiếp thị, thiết kế, nghiên cứu hoặc bất kỳ mục nào khác mà bạn tạo. Bạn cũng có thể gán dự án cho các danh mục.

Khi bạn đã sẵn sàng để làm việc, bạn tạo một mục hàng và nhấn nút phát ở phía bên trái. Đồng hồ bấm giờ của bạn sẽ bắt đầu theo dõi thời gian theo phút, mà bạn có thể thấy trong thời gian thực nếu bạn để cửa sổ trong tầm nhìn. Trong phiên bản Mac, nó cũng đặt một màn hình của bộ đếm thời gian hoạt động trong menu trạng thái, do đó bạn có thể nhìn lên và xem bạn đã làm việc trong bao lâu. Từ biểu tượng menu trạng thái tương tự, bạn cũng có thể tạm dừng và tiếp tục theo dõi thời gian, nhanh chóng bắt đầu theo dõi thời gian trên một cái mới bài tập, nhiệm vụ, và tạo một lời nhắc nhở.

Tính năng nhắc nhở, duy nhất cho OfficeTime theo như tôi biết, cho phép bạn nhập bất kỳ văn bản dạng tự do nào bạn muốn. OfficeTime sau đó sẽ nhắc bạn về nó thông qua một thông báo bật lên tại thời điểm bạn đặt.

Xem như OfficeTime là một ứng dụng máy tính để bàn, mọi thứ đều hoạt động ngoại tuyến. Một số trình theo dõi thời gian trực tuyến, như Toggl, có khả năng ngoại tuyến, mặc dù không phải tất cả đều làm được. Khi kiểm tra Toggl, tôi đột ngột cắt internet để xem điều gì sẽ xảy ra với bộ đếm thời gian và nó cứ tích tắc. Đó không phải là trường hợp của Everhour, nó ngay lập tức dừng bộ đếm thời gian ngay khi máy tính của tôi phát hiện ra nó đang ngoại tuyến.

Nếu bạn bắt đầu ghi một tác vụ mới trong OfficeTime khi bạn đã có bộ hẹn giờ đang chạy, ứng dụng sẽ tự động tạm dừng mục hàng đang hoạt động, khiến bạn không thể vô tình lập hóa đơn cho hai khách hàng hoặc ghi lại thời gian cho hai tác vụ. Có một cách để ghi đè cài đặt này nếu bạn cần.

Các chi tiết đơn hàng cũng có thể là chi phí, chẳng hạn như chụp ảnh chứng khoán bạn đã mua cho công việc của khách hàng hoặc phương tiện vận chuyển để đến cuộc họp. Bạn ghi lại chi phí như thể chúng là bất kỳ chi tiết đơn hàng nào khác, điều đó có nghĩa là bạn thấy chúng được liệt kê ngay bên cạnh tất cả thời gian theo dõi của bạn cho bất kỳ dự án cụ thể nào.

Mặc dù OfficeTime bao gồm các công cụ lập hóa đơn và mở rộng, nhưng nó không bao gồm tất cả các tình huống và điều kiện đôi khi phát sinh cho các dịch giả tự do. Ví dụ: các công cụ lập hóa đơn và dự án của OfficeTime không xử lý các dự án tốc độ phẳng. Giả sử tôi tính mức giá cố định là 200 đô la cho phiên tư vấn trực tiếp hoặc 5.000 đô la cho việc xây dựng trang web, bất kể thời gian dành cho dự án là bao nhiêu. Các ứng dụng khác, chẳng hạn như Harvest và Paydirt, cung cấp các cách để theo dõi phù hợp công việc dự án và thanh toán cho nó, trong khi OfficeTime chỉ hoạt động trong nhiều giờ có thể thanh toán. Lý do bạn có thể vẫn muốn theo dõi thời gian cho một dự án với tỷ lệ cố định là để đảm bảo bạn không dành quá nhiều thời gian cho nó và do đó khiến nó ít sinh lãi hơn.

Một tính năng còn thiếu khác trong OfficeTime xuất hiện trong một số ứng dụng theo dõi thời gian trực tuyến là khả năng ước tính thời gian thực hiện một nhiệm vụ hoặc dự án. Loại thông tin đó giúp mọi người cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của họ, điều này có thể dẫn đến việc tiếp nhận hoặc từ chối một cách thích hợp công việc mới.

Báo cáo và Hóa đơn

Các công cụ báo cáo và lập hóa đơn trong OfficeTime hoạt động tốt và rõ ràng. Tôi luôn hài lòng với các công cụ báo cáo không yêu cầu tôi phải có bằng cấp cao về biệt ngữ kinh doanh để hiểu những gì họ sẽ thể hiện.

Như đã đề cập, OfficeTime không lý tưởng cho việc sử dụng nhóm, mặc dù có thể tạo báo cáo nhiều người bằng cách tải dữ liệu của người khác vào tài khoản OfficeTime của bạn. Đó là một quá trình lộn xộn không cần thiết, dễ bị lỗi, đặc biệt là khi so sánh với các dịch vụ chỉ hỗ trợ nhiều người trong một tài khoản. Thu hoạch, Toggl, Paydirt, Everhour, Giờ , và các ứng dụng khác đều cung cấp dịch vụ theo dõi thời gian nhóm thực sự.

Trong mọi trường hợp, các báo cáo đều dễ dàng tạo ra, như là hóa đơn . Từ menu, bạn có thể chọn một báo cáo, chẳng hạn như Tháng trước và xem tóm tắt về công việc và thời gian được theo dõi xuất hiện cùng với biểu đồ hình tròn. Bạn có thể điều chỉnh những gì được hiển thị trong báo cáo và khi sẵn sàng, nhấn một nút ở phía dưới để tạo hóa đơn hoặc xuất dữ liệu.

Khi tạo hóa đơn, OfficeTime có thể tự động điền các chi tiết như thông tin liên hệ cho công ty và khách hàng của bạn, cũng như các chi tiết tiêu chuẩn khác. Tuy nhiên, nó không có hệ thống nâng cao để theo dõi khi nhận được thanh toán, tuy nhiên, Paydirt cung cấp khi bạn đăng ký để cho phép khách hàng của bạn thanh toán qua PayPal hoặc Stripe.

Tích hợp

OfficeTime không hỗ trợ nhiều tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác. Bạn có thể kết nối ứng dụng với iCal, nhưng đó là về nó. Các ứng dụng theo dõi thời gian khác, đặc biệt là Toggl và Harvest, cho phép bạn kết nối chúng với các dịch vụ kinh doanh thường được sử dụng khác, chẳng hạn như QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet và các dịch vụ khác.

Để theo dõi giờ có thể tính hóa đơn ngoại tuyến

OfficeTime vẫn là một ứng dụng theo dõi thời gian mạnh mẽ nếu những gì bạn cần là một công cụ đáng tin cậy hoạt động ngoại tuyến để duy trì hồ sơ về số giờ và chi phí có thể tính hóa đơn. Sẽ không lý tưởng nếu bạn đang làm việc với một nhóm hoặc đôi khi bạn tính phí cho khách hàng một tỷ lệ dự án thay vì hàng giờ. Nếu OfficeTime không đáp ứng nhu cầu của bạn, hãy xem xét Harvest hoặc Toggl, Lựa chọn của người chỉnh sửa trong danh mục này.