Đánh giá và đánh giá trung tâm nội dung Ademero

Ademero Content Central (bắt đầu ở mức 35 đô la mỗi người dùng mỗi tháng) có lượng người theo dõi trung thành trong thị trường quản lý tài liệu (DM) đông đúc và phức tạp. Nó được ca ngợi vì có một loạt các tùy chọn tùy chỉnh và giải pháp quy trình công việc để đáp ứng hầu hết các nhu cầu của doanh nghiệp. Nhưng giao diện người dùng (UI) của Ademero Content Central không bóng bẩy như những gì một số đối thủ cạnh tranh cung cấp. Trong tất cả các công cụ DM mà chúng tôi đã thử nghiệm, chúng tôi thấy chúng có giá trị nhờ sự hiện diện của các trường siêu dữ liệu, vì vậy hãy tìm những công cụ này khi chọn sản phẩm trong lớp này.

Thu thập siêu dữ liệu này và sau đó sử dụng nó để cải thiện doanh nghiệp của bạn, là nơi giá trị của Ademero Content Central nằm. Tuy nhiên, ngay cả với khả năng này, Ademero Content Central vẫn tụt hậu so với người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi, Ascensio System OnlyScript và Microsoft SharePoint Online về giá cả cũng như các tùy chọn chia sẻ và lưu trữ.

Kiến trúc tại chỗ, Cảm giác dựa trên đám mây

Ngay cả trong thời đại ngày nay của các giải pháp Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), không có gì lạ khi tìm thấy các hệ thống kinh doanh được thiết kế cho các máy chủ của công ty tại chỗ, đặc biệt là trong các hệ thống DM, bao gồm không chỉ Ademero Content Central mà còn cả Computhink Contentverse . Đó là bởi vì nhiều doanh nghiệp có một hoặc nhiều máy chủ tệp kế thừa trong các ngăn dữ liệu của họ thường chứa một lượng lớn tệp được tích lũy trong nhiều năm. Khám phá, gắn thẻ và tổ chức các cửa hàng tệp như vậy là nơi các hệ thống DM vượt trội và thường chiếm phần lớn tiềm năng lợi tức đầu tư (ROI) của chúng.

Ademero Content Central tuân theo một tiêu chuẩn quen thuộc về kiến ​​trúc, sử dụng Dịch vụ thông tin Internet (IIS) và SQL Server của Microsoft để lưu trữ ứng dụng Ademero Content Central và cơ sở dữ liệu phía sau. Cả hai công cụ hỗ trợ này đều quen thuộc với nhiều chuyên gia CNTT doanh nghiệp, nhưng họ có thể hỏi rất nhiều quản trị viên bán thời gian, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), những người có thể đã không sử dụng chúng trước khi một điểm quan trọng tiềm năng để yếu tố trước khi đưa ra bất kỳ quyết định mua hàng. Phù hợp hơn với những gì SMB ngày nay mong đợi, công ty cũng cung cấp Ademero Content Central như một giải pháp lưu trữ, loại bỏ sự cần thiết của nhiều chuyên gia CNTT về phía khách hàng.

Mặc dù kiến ​​trúc chính của Ademero Content Central là trường học cũ, cổng thông tin web của người dùng phù hợp hơn với các ứng dụng dựa trên đám mây mà người dùng đang trở nên thoải mái hơn khi sử dụng. Màu sắc phẳng; nút lớn, thân thiện với cảm ứng; và bảng điều khiển mô-đun chỉ là một vài tính năng chính trong Giao diện người dùng nội dung mặc định. Ademero Content Central cũng cho phép các chủ đề tùy chỉnh phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hoặc thương hiệu của bạn.

Cấu hình danh mục

Để giúp thúc đẩy sự tập trung vào các quy trình, Ademero Content Central sử dụng khái niệm danh mục để xử lý cấu trúc cấp cao nhất của bộ lưu trữ tài liệu của bạn. Danh mục cũng tổ chức các thành phần quản trị chính như quyền, quy trình phê duyệt và quy trình công việc, loại tài liệu và trường tùy chỉnh, cũng như các chính sách lưu giữ. Tất cả điều này có nghĩa là quản lý danh mục hiệu quả là một yếu tố quan trọng đối với cấu hình phù hợp của Ademero Content Central.

Danh mục chứa các loại tài liệu, mỗi loại có thể được cấu hình với các trường riêng của chúng. Các trường toàn cầu liên quan đến tất cả các danh mục và loại tài liệu cũng có thể được quản lý trong bảng điều khiển quản trị viên. Cả hai loại trường đều hỗ trợ một loạt các tùy chọn cấu hình, bao gồm loại trường, định dạng, tùy chọn danh sách giá trị, thậm chí lấy danh sách các tùy chọn hợp lệ từ nguồn dữ liệu ngoài. Các giá trị trường cũng có thể được tận dụng để tạo cấu trúc thư mục và xử lý việc đặt tên tệp cho các loại tài liệu khác nhau.

Gói là một loại dữ liệu khác được sử dụng bởi Ademero Content Central, được tạo thành từ nhiều tài liệu với giá trị trường khóa chung (nghĩ số hợp đồng hoặc ID nhân viên). Các mẫu gói có thể được cấu hình để yêu cầu một số loại tài liệu nhất định và có thể nhắc người dùng cung cấp các tài liệu cần thiết để hoàn thành gói.

Nhận dạng Zonal là một trong những tính năng thú vị được cung cấp bởi Ademero Content Central. Giả sử tổ chức của bạn có tài liệu tiêu chuẩn để mua hoặc nhân viên trên tàu, có thể sử dụng nhận dạng khu vực để xác định các khu vực (vùng) trong loại tài liệu đó và nhập các giá trị trường dựa trên nhận dạng ký tự quang học (OCR) hoặc giá trị mã vạch. Các khu vực được xác định bằng cách chỉ định vị trí của khu vực từ góc trên cùng bên trái của trang, cũng như chiều cao và chiều rộng của khu vực. Nhiều vùng có thể dễ dàng được xác định cho một loại tài liệu cụ thể để ghi lại nhiều điểm dữ liệu.

Trình xây dựng quy trình làm việc của Ademero Content Central không trực quan như một số hệ thống khác mà tôi đã xem xét, đặc biệt là Microsoft SharePoint hoặc Fluix, nhưng mỗi thứ đều mạnh mẽ như vậy. Quy trình công việc được bắt đầu bằng cách sử dụng các sự kiện kích hoạt, có thể là bất cứ thứ gì từ một tài liệu thuộc một loại nhất định được chụp đến một trường khớp với một giá trị nhất định. Các hành động quy trình công việc xác định các bước sẽ được thực hiện trên các tài liệu được kích hoạt, bao gồm thay đổi mức độ ưu tiên hoặc trạng thái, sao chép vào thư mục, gửi email hoặc thậm chí thực hiện chương trình bên ngoài. Cuối cùng, quy tắc quy trình làm việc có thể được sử dụng để kết hợp các kích hoạt và hành động, cho phép bạn linh hoạt thực hiện một hoặc nhiều hành động dựa trên một hoặc nhiều kích hoạt, thậm chí cho phép bạn xác định liệu một kích hoạt có thực hiện hành động hay không, nếu tất cả các kích hoạt phải được đáp ứng trước . Cách tiếp cận mô-đun này cho quy trình làm việc cho phép các thành phần khác nhau được sử dụng lại khi cần thiết để hợp lý hóa quy trình kinh doanh của bạn.

Kiên thức là sức mạnh

Như với bất kỳ cơ sở dữ liệu nào, một trong những khía cạnh khó khăn hơn để thực hiện giải pháp DM là thu thập càng nhiều dữ liệu càng tốt mà không làm cho quá trình thu thập quá tẻ nhạt đối với người dùng. Trong nhiều trường hợp, người dùng không hiểu lý do tại sao thông tin bạn thu thập trên các biểu mẫu dài, chẳng hạn, có giá trị đối với doanh nghiệp. Kết quả của một quá trình thu thập tài liệu với chi phí quá lớn của người dùng loại này thường có thể là người dùng điền vào các trường có dữ liệu rác sẽ gây hại nhiều hơn là có lợi.

Để hỗ trợ quá trình này, Ademero Content Central cung cấp cho bạn các phương thức chụp khác nhau có thể hợp lý hóa quy trình và cắt giảm các bước trong việc đưa tài liệu vào Trung tâm nội dung Ademero. Bạn cũng có được thông tin cần thiết để đảm bảo các tính năng quan trọng trong kinh doanh như tìm kiếm, phê duyệt, quy trình làm việc và chính sách lưu giữ tệp. Bạn có thể thêm tài liệu vào Ademero Content Central thông qua tải lên dựa trên trình duyệt, thư mục được theo dõi hoặc kết hợp QCards thông qua nghe email.

QCards, gần giống với các trang bìa, được tạo từ bên trong Trung tâm nội dung Ademero và bao gồm mã vạch để xác định loại tài liệu được tạo cũng như dữ liệu chính được người dùng chuẩn bị trước. Trong các trường hợp quản trị viên yêu cầu nắm bắt thông tin bổ sung, các tài liệu được thêm gần đây sẽ được thêm vào hàng đợi mã hóa, cho phép người dùng nhanh chóng xác định tài liệu cần thêm thông tin. Ademero cũng cung cấp phần mềm máy khách CapturePoint, cung cấp một số khả năng nghiêm trọng để chụp tài liệu hàng loạt một cách hiệu quả. Nó bao gồm việc tạo điều kiện cho việc sử dụng OCR để điền vào các trường chính, đặc biệt tiện dụng khi quét nhiều tài liệu có cùng định dạng.

Các công cụ để hợp lý hóa việc sử dụng các trường dữ liệu chính với tài liệu của bạn sẽ không dừng lại sau khi bạn đã tải tài liệu của mình vào Trung tâm nội dung Ademero. Công ty nhận ra rằng có thể có giá trị khi sử dụng siêu dữ liệu tài liệu được thu thập trong Trung tâm nội dung Ademero cho các mục đích khác ngoài giải pháp DM của bạn. Cuối cùng, Ademero Content Central cung cấp tích hợp với Thanh toán và Ngày làm việc của Intuit, cho phép bạn đồng bộ hóa dữ liệu cư trú trong Ademero Content Central với các hệ thống kinh doanh khác này. Bạn cũng có khả năng tạo các mẫu xuất từ ​​dữ liệu của mình, cho phép bạn thực hiện xuất dữ liệu phù hợp với các tham số tương tự trên cơ sở định kỳ.

Ademero Content Central cho phép bạn duy trì lịch sử sửa đổi đầy đủ, bao gồm các chỉnh sửa, phê duyệt và cập nhật thuộc tính. Bạn có thể truy cập các phiên bản cũ hơn của tài liệu bất cứ lúc nào. Ngoài ra, công ty cung cấp tài liệu trợ giúp theo ngữ cảnh và hỗ trợ trò chuyện trực tiếp 24 giờ.

Giá cả

Ademero Content Central gần đây đã đơn giản hóa giá của nó, không còn giá cho mỗi mô-đun hoặc tầng. Các doanh nghiệp sử dụng phiên bản lưu trữ của Ademero Content Central có thể mong đợi trả 35 đô la mỗi tháng cho mỗi người dùng với mức giảm giá có sẵn. Những người lựa chọn giải pháp tại chỗ đang xem xét chi phí trả trước là 500 đô la cho mỗi người dùng cho một giấy phép vĩnh viễn. Các tính năng phần lớn có thể so sánh giữa hai tùy chọn, mặc dù lựa chọn kiến ​​trúc của bạn có thể tăng thêm độ phức tạp về mặt tùy chọn kết nối và lưu trữ.

Một ứng cử viên vững chắc trong không gian DM, Ademero Content Central có đủ các tính năng để làm cho nó trở thành một lựa chọn khả thi cho hầu hết các công ty và một số khả năng mạnh mẽ có thể làm cho nó phù hợp hoàn hảo với những người khác. Nếu các tính năng như nhận dạng khu vực hoặc các tùy chọn tích hợp với Thanh toán và ngày làm việc của Intuit có thể có tác động tích cực đến doanh nghiệp của bạn, thì bạn nên xem xét kỹ hơn về Trung tâm nội dung Ademero.