Mục lục:
Video: About Computhink (Tháng Mười 2024)
Nhiều hệ thống quản lý tài liệu mà chúng tôi đã xem xét, như một tỷ lệ lớn các hệ thống CNTT nói chung, đang thực hiện chuyển đổi từ ứng dụng tại chỗ, ứng dụng máy chủ khách sang ứng dụng phân phối trên nền tảng đám mây, Dịch vụ phần mềm (SaaS) . Trong hầu hết các trường hợp, điều này mang lại lợi ích cho cả khách hàng và nhà cung cấp. Bắt tay với quá trình chuyển đổi trên nền tảng đám mây này là một phong trào hướng tới các giao diện người dùng (UI) đơn giản hơn hướng đến một thế hệ lớn lên với iPad của Apple.
Computhink Contentverse (bắt đầu ở mức 15 đô la mỗi người dùng mỗi tháng cho gói Chuyên nghiệp) mang lại những xu hướng này, thay vào đó chọn cấu trúc máy khách-máy chủ trong môi trường tại chỗ hoặc trong máy chủ. Nó gần với ứng dụng SaaS nhưng không hoàn toàn giống như vậy. Và, trong khi một số yếu tố thiết kế được sử dụng trong Giao diện người dùng của nó sẽ quen thuộc với người dùng Windows 10, chẳng hạn như dải băng công cụ kiểu Microsoft Office ở đầu màn hình, một tính từ bạn không thể sử dụng để mô tả nó là "đơn giản. " Với những đặc điểm riêng này, mặc dù nó cung cấp một số tính năng quản lý tài liệu cấp doanh nghiệp mạnh mẽ, chúng tôi thấy nó bị tụt hậu so với những người chiến thắng Sự lựa chọn của Biên tập viên của chúng tôi, Ascensio System OnlyScript và Microsoft SharePoint Online.
Sự giàu có của các tính năng doanh nghiệp
Có rất ít nghi ngờ rằng Computhink Contentverse hướng đến các doanh nghiệp đang tìm cách mang lại sự nhất quán và tuân thủ quy trình quản lý tài liệu của họ. Computhink Contentverse cung cấp khả năng tạo cấu trúc tổ chức hướng thư mục bằng cách sử dụng phép ẩn dụ tủ / ngăn kéo / thư mục. Điều này được sử dụng để xử lý bảo mật và quản lý các loại tài liệu theo cách sao cho siêu dữ liệu tệp phải được điền một cách thích hợp. Siêu dữ liệu tệp này, được biết đến trong Computhink Contentverse là "trường chỉ mục", giúp mô tả tài liệu, mục đích hoặc thông tin sở hữu và điều khiển các tính năng nâng cao hơn
Chính sách duy trì là một yêu cầu chính đối với các tập đoàn hoạt động trong các doanh nghiệp nặng về kiện tụng. Ngăn chặn việc mất các tài liệu kinh doanh quan trọng là một tính năng quan trọng đối với các cửa hàng CNTT muốn duy trì sự tuân thủ và hạn chế tiếp xúc pháp lý. Computhink Contentverse cung cấp một bộ công cụ để quản lý các chính sách duy trì thông qua bảng điều khiển quản trị. Điều đó liên quan đến việc cấu hình một thư mục, loại tài liệu, điều kiện và hành động. Các chính sách dựa trên điều kiện này cho phép bạn đánh dấu các tệp đáp ứng một quy tắc nhất định là chỉ đọc, để ngăn sửa đổi hoặc thực thi lưu trữ hoặc xóa sau một khoảng thời gian đã đặt. Tùy chọn, bạn có thể gửi thông báo email trước khi hành động được thực hiện. Mỗi chính sách áp dụng cho một thư mục duy nhất và chỉ có thể có một hành động, điều này khiến việc quản lý chúng khá kém hiệu quả. Lý tưởng nhất, bạn có thể áp dụng nhiều điều kiện và hành động cho một chính sách, và sau đó thực thi chính sách đó trên toàn cầu hoặc trên một số thư mục; đây là một cái gì đó chúng tôi hy vọng sẽ thấy trong các phiên bản trong tương lai.
Một tính năng quản lý tài liệu khác mà hầu hết các công ty đang tìm cách triển khai là quy trình làm việc, một thứ Microsoft SharePoint làm tốt cùng với trình phát Ademero Content Central ít được biết đến. Khi được triển khai đúng cách, quy trình quản lý tài liệu có thể cải thiện hiệu quả và tuân thủ thông qua tự động hóa, được kích hoạt trên các trường chỉ mục hoặc thư mục. Quy trình công việc phức tạp hơn một chút để định cấu hình so với chính sách duy trì, nhưng Computhink Contentverse cung cấp mô-đun cấu hình dòng công việc trong ứng dụng quản trị viên. Bắt đầu với một nút bắt đầu, được kích hoạt trên một tài liệu mới trong một thư mục, giá trị chỉ mục được đặt hoặc người dùng chọn thủ công, các tài liệu có thể được xử lý phù hợp dựa trên bất kỳ tiêu chí nào mà quản trị viên CNTT của bạn đã chọn. Quy trình công việc có thể đơn giản như định tuyến tài liệu tới một người dùng để phê duyệt hoặc đủ phức tạp để xử lý các quyết định có điều kiện và định tuyến tới nhiều người ký để phê duyệt theo lớp.
Có khả năng sắp xếp lại tài liệu, chặn thông tin nhạy cảm, là một yêu cầu phổ biến khác đối với nhiều doanh nghiệp cần kiểm soát thông tin nào được cung cấp cho người dùng, khách hàng, đối tác và các phân loại khác. Các phân đoạn tài liệu trong Computhink Contentverse được quản lý bởi
Quyền thư mục là một tính năng quản trị không có trong ứng dụng quản trị viên. Người dùng (giả sử họ có quyền thích hợp) có thể quản lý quyền trên cấu trúc thư mục Computhink Contentverse. Quá trình này liên quan đến việc chọn một nhóm hoặc
Ngoài các giải pháp kiểm soát tài liệu và tuân thủ, nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm các tùy chọn để hợp lý hóa việc chia sẻ và cộng tác tài liệu. Computhink Contentverse không cung cấp nhiều giá trị trong lĩnh vực này, chủ yếu là do các phương thức chia sẻ chính là qua email, fax hoặc in một bản sao cứng của tài liệu.
Giao diện người dùng cần
Điểm mấu chốt: Chúng tôi không phải là người hâm mộ giao diện người dùng được cung cấp bởi Computhink Contentverse và chúng tôi có một danh sách các lý do tại sao. Các bảng tùy chỉnh có công dụng của chúng nhưng chỉ mất một nửa thời gian, vì chúng không thực sự hiển thị bất kỳ thông tin nào cho đến khi tài liệu được chọn hoặc được chỉnh sửa. Ngoài ra, khá khó để tìm nút để thực hiện một chức năng cụ thể. Một trong những lý do chính khiến Microsoft triển khai giao diện người dùng ruy băng là để cung cấp một khu vực trung tâm (nhạy cảm theo ngữ cảnh) cho các công cụ. Một tỷ lệ lớn các chức năng trong Computhink Contentverse chỉ khả dụng thông qua menu ngữ cảnh hoặc nhấp chuột phải. Mặc dù menu ngữ cảnh là một công cụ mạnh mẽ theo cách riêng của nó, nhưng nó không hiệu quả và khó học vì đây là phương pháp điều hướng chính.
Trớ trêu thay, xem xét sự yêu thích của Computhink đối với tiêu chuẩn UI của Microsoft, một sự tương phản hoàn hảo với UI của Computhink Contentverse là người chiến thắng trong sự lựa chọn của biên tập viên Microsoft SharePoint Online. Từ lâu vì sự phức tạp quá mức và thiếu khả năng sử dụng, Microsoft đã đưa ra một số công việc nghiêm túc để giảm bớt nỗi đau khi bắt đầu với hệ thống quản lý tài liệu của họ. Người dùng và quản trị viên quyền lực vẫn có khả năng sử dụng các tính năng nâng cao, nhưng họ được xếp lớp chính xác đằng sau một thiết kế có các công cụ phổ biến nhất mà người dùng yêu cầu và tìm cách làm việc với các tài liệu của công ty dễ dàng hơn, không khó hơn. Computhink có một số việc phải làm để mô phỏng các khả năng này với Computhink Contentverse.
Nhìn chung, bên ngoài các tính năng cộng tác và chia sẻ tài liệu, đó là một thiếu sót đáng kể, bộ tính năng Computhink Contentverse có khả năng cạnh tranh với các giải pháp quản lý tài liệu hàng đầu mà chúng tôi đã xem xét. Nếu điều đó là đủ cho bạn, thì hãy biết rằng lớp Computhink Contentverse chuyên nghiệp có giá $ 15 mỗi người dùng mỗi tháng trong một cấu hình được lưu trữ, mặc dù điều đó hơi hạn chế về tính năng. Phiên bản Enterprise (là phiên bản chúng tôi đã thử nghiệm) bao gồm những thứ như chú thích và rút lại và hỗ trợ nhiều hơn cho các định dạng đầu ra và nó sẽ cung cấp cho bạn 33 đô la mỗi người dùng mỗi tháng. Nếu bạn chọn kiến trúc triển khai tại chỗ hoặc kết hợp, thì bạn sẽ cần liên hệ với công ty để biết thông tin về giá.
Thật không may, UI bị thiếu sót nghiêm trọng và cần được xem xét về mặt chi phí do mất hiệu quả hoặc thậm chí yêu cầu đào tạo khi so sánh với
