Đánh giá và đánh giá Fluix

Fluix (bắt đầu ở mức 20 đô la mỗi người dùng mỗi tháng cho kế hoạch Starter) là một công cụ quản lý tài liệu (DM) được ghi nhận để hợp lý hóa các nhiệm vụ vẹt xung quanh các tài liệu của công ty, cải thiện hiệu quả của lực lượng lao động và cho phép tuân thủ các quy trình kinh doanh và yêu cầu pháp lý. Mặc dù nó cung cấp một ứng dụng web, nhưng điều này bị hạn chế về tính năng và chức năng so với ứng dụng iPad, cung cấp bộ tính năng đầy đủ. Tuy nhiên, không có phiên bản Android nào có thể là điểm mâu thuẫn đối với các tổ chức không tập trung vào iPad của Apple. Mặc dù trọng tâm của Fluix là các tác vụ tài liệu như hoàn thành biểu mẫu, định tuyến, phê duyệt và chữ ký, Fluix cũng hỗ trợ lưu trữ tài liệu với quyền dựa trên vai trò cũng như kết nối với một số nhà cung cấp lưu trữ đám mây hoặc lưu trữ tại chỗ thông qua các giao thức chuẩn. Tuy nhiên, những thiếu sót trong các tùy chọn thiết bị và thậm chí các khả năng cộng tác cơ bản khiến nó bị xếp sau những người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi, Ascensio System OnlyScript và Microsoft SharePoint Online trong phần đánh giá phần mềm DM của chúng tôi.

Bắt đầu với Fluix

Để tận dụng hoàn toàn Fluix, có một số nhiệm vụ quản lý cơ bản bạn sẽ muốn thực hiện sớm trong quy trình. Người dùng có thể được thêm từng cái một hoặc bằng cách nhập tệp CSV. Việc tích hợp với Active Directory (AD) của Microsoft chỉ được cung cấp với gói dịch vụ doanh nghiệp, nhưng khách hàng chọn không đi với tầng doanh nghiệp không nên bỏ lỡ tính năng này quá nhiều. Đối với những người không yêu cầu kết nối với môi trường AD doanh nghiệp, bước hợp lý tiếp theo sau khi tạo người dùng của bạn là tạo nhóm. Fluix sử dụng các nhóm để xử lý các bài tập quy trình công việc cũng như cung cấp mức độ chi tiết hơn đối với một số mục cấu hình, bao gồm quy trình làm việc và hành vi ứng dụng di động cũng như các tùy chọn chia sẻ.

Quá trình cấu hình phức tạp nhất bạn sẽ tìm thấy trong Fluix, như với hầu hết các hệ thống quản lý tài liệu, sẽ xây dựng quy trình công việc của bạn. Một phần lớn của việc tạo ra một quy trình công việc trong bất kỳ hệ thống nào liên quan đến việc hiểu và xác định các quy trình kinh doanh mà quy trình công việc đang hỗ trợ. Khi định nghĩa này được đưa ra, bạn có thể bắt đầu tạo quy tắc. Với sự nhấn mạnh của Fluix trên iPad Apple, nếu quy trình của bạn không liên quan đến thiết bị đó, thì tốt nhất bạn nên quyết định xem nó có thể hay không, và sau đó có nên hay không. Nếu câu trả lời cho cả hai là có, thì bạn có thể tiếp tục với Fluix.

Để trợ giúp cho quy trình công việc, Fluix cho phép bạn tạo các quy tắc truy xuất tài liệu từ các thư mục khác nhau trong bộ lưu trữ đám mây Fluix cũng như bất kỳ lưu trữ từ xa nào mà doanh nghiệp của bạn sử dụng. Để dễ dàng hơn, Fluix mở rộng hỗ trợ trực tiếp cho nhiều nền tảng lưu trữ đám mây phổ biến của bên thứ ba, bao gồm Dropbox Business, Google Drive for Work và Microsoft OneDrive for Business, cũng như lưu trữ được lưu trữ khác, miễn là có thể truy cập bằng cách sử dụng giao thức truyền tệp (FTP) hoặc giao thức Webdav. Tính linh hoạt của việc tiếp cận với lưu trữ dựa trên đám mây hoặc tài nguyên tại chỗ là một tính năng đặc biệt hữu ích và mang lại sự linh hoạt rất cần thiết cho Fluix khi xem xét trọng tâm thiết bị khá hẹp của nó.

Bảo mật Fluix

Hầu hết các hệ thống quản lý tài liệu cung cấp một số mức độ bảo mật, bằng cách hạn chế quyền truy cập vào một số thư mục nhất định, giới hạn các tính năng hoặc cung cấp quyền truy cập vào các chức năng quản trị. Fluix xử lý việc này thông qua việc sử dụng các vai trò, có chức năng khác với các nhóm. Vai trò có thể được tạo bằng cách sử dụng các mẫu được thiết kế cho các vai trò quản trị hoặc người dùng khác nhau hoặc từ một mẫu trống mà bạn có thể tự tùy chỉnh. Vai trò được gán cho người dùng (không phải nhóm) và bao gồm các loại quyền khác nhau. Quyền toàn cầu liên quan đến quyền truy cập vào các khu vực trong Fluix thường giới hạn cho người dùng quản trị hoặc quản lý, chẳng hạn như thanh toán, bảng điều khiển, lưu trữ từ xa, báo cáo, vai trò và cài đặt. Vai trò cũng có thể được sử dụng để quản lý quyền của người dùng khi thực hiện các tác vụ quản trị trên các thư mục lưu trữ, nhóm và quy trình công việc.

Bạn có thể sử dụng nhiều cài đặt bảo mật khác nhau để kiểm soát những thứ như hành vi ứng dụng iOS, xác thực hai yếu tố (2FA) cho cổng quản trị, độ phức tạp của mật khẩu và thời gian lưu giữ tài liệu. Các cài đặt khác liên quan đến chia sẻ tệp, chỉnh sửa và đồng bộ hóa cũng có tác động bảo mật và có thể được định cấu hình trên toàn cầu hoặc ở cấp độ nhóm.

Cho phép lực lượng lao động không cần giấy tờ

Trong đó Fluix vượt trội là xử lý một số loại cộng tác tài liệu nhất định. Với trọng tâm iPad của mình, không có gì đáng ngạc nhiên khi các khả năng cộng tác của nó đặc biệt với những khả năng phổ biến trong hầu hết các kịch bản di động, chẳng hạn như hoàn thành biểu mẫu và chữ ký điện tử. Bộ công cụ trong ứng dụng di động Fluix rất lý tưởng cho nhân viên di động có nhu cầu điền vào biểu mẫu, thu thập chữ ký và gửi biểu mẫu điện tử bằng thiết bị di động. Một lần nữa, bạn sẽ tìm thấy sự hỗ trợ tốt cho tất cả những điều này trong ứng dụng Fluix iOS. Thật không may, mặc dù có sẵn ứng dụng trình duyệt web nếu bạn muốn sử dụng máy tính để bàn của mình, nhưng thực tế nó không đầy đủ tính năng như phiên bản iOS, vì vậy hãy đánh giá cẩn thận để đảm bảo các tính năng bạn cần có sẵn. Và đối với những người muốn sử dụng thiết bị di động dựa trên Android, đó là trình duyệt web hoặc không có gì. Fluix không có phiên bản Android của ứng dụng có sẵn tại thời điểm viết bài này.

Một nhược điểm khác đối với nồng độ iPad của nó là hầu hết mọi người chưa tạo tài liệu trên iPad, trừ khi chúng ở dạng. Điều đó thể hiện rõ ở Fluix, vì ứng dụng không cung cấp cho bạn nhiều về mặt tạo tài liệu, về mặt cộng tác hoặc các công cụ chỉnh sửa tài liệu. Ngay cả các tác vụ cơ bản như thay đổi kiểu văn bản hoặc màu văn bản sẽ cần phải được thực hiện bên ngoài Fluix và việc chia sẻ bị giới hạn trong việc gửi email có tài liệu đính kèm. Chỉnh sửa tệp PDF trong Fluix bị giới hạn ở những thứ như chú thích và thay đổi thứ tự trang. Những thiếu sót về tính năng này không ảnh hưởng đến trọng tâm cốt lõi của Fluix trong việc kích hoạt các quy trình kinh doanh không cần giấy tờ, nhưng chúng là trường hợp sử dụng phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm một nền tảng quản lý tài liệu và đơn giản là họ không hỗ trợ Fluix. Điều đó có thể khiến nó trở nên khó bán khi so sánh với các giải pháp đầy đủ tính năng hơn, Microsoft SharePoint Online hoặc thậm chí Adobe Document Cloud Standard.

Giá cả

Fluix gần đây đã thay đổi kế hoạch giá của nó. Gói Starter là tầng thấp nhất và chạy $ 20 mỗi người dùng mỗi tháng (với tối thiểu 10 người dùng), với sự hỗ trợ cho các chính sách mật khẩu và chia sẻ tài liệu. Cấp Core hiện có giá $ 30 mỗi tháng nhưng có thêm một loạt các tính năng, bao gồm quy trình làm việc, quyền, quyền truy cập vào ứng dụng web, tuân thủ một số tiêu chuẩn bảo mật và bao gồm hỗ trợ qua điện thoại. Cuối cùng, có một gói Nâng cao, có chi phí tăng lên $ 50 mỗi người dùng mỗi tháng. Nhưng kế hoạch này thêm bảng điều khiển để báo cáo và quản trị, thỏa thuận cấp dịch vụ tùy chỉnh (SLA), nhật ký kiểm toán, tích hợp với AD và hỗ trợ tích hợp với các dịch vụ của bên thứ ba.

Điểm nổi bật duy nhất đối với tầng Starter của Fluix là dung lượng lưu trữ tối đa chỉ 5 GB và tầng này cũng thiếu khả năng lưu giữ tài liệu tùy chỉnh. Đây là một lĩnh vực quan trọng cho các doanh nghiệp muốn chuyển sang quản lý tài liệu điện tử, vì nó thường là một biện pháp quan trọng chống lại sự phân nhánh pháp lý nghiêm trọng. May mắn thay, cả các lớp Core và Advanced đều hỗ trợ tính năng này.

Với sự nhấn mạnh cụ thể của nó chỉ vào một số khả năng quản lý tài liệu nhất định cũng như sự phụ thuộc nặng nề vào nền tảng iOS, Fluix thực sự chỉ có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp liên quan nhiều đến xử lý biểu mẫu di động bằng iPad. Thách thức là các giải pháp quản lý tài liệu khác cũng có thể hợp lý hóa các nhiệm vụ đó, có thể ít đánh bóng hơn và phức tạp hơn một chút, nhưng thường có giá cạnh tranh hơn và chắc chắn sẽ có nhiều cơ hội hơn để tăng trưởng quy trình khi nhu cầu của doanh nghiệp thay đổi.