Đánh giá và đánh giá của Papertracer

Được xây dựng để đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu (DM) của các doanh nghiệp, PaperTracer (bắt đầu ở mức 15 đô la mỗi người dùng mỗi tháng) là một giải pháp hợp lý và có thể tùy chỉnh sâu sắc được xây dựng xung quanh việc chuẩn bị, nắm bắt và quản lý tài liệu. Kiểm soát chi tiết và linh hoạt trong việc xử lý siêu dữ liệu tài liệu làm cho nó trở thành một giải pháp quản lý tài liệu có khả năng. PaperTracer vượt xa khả năng lưu giữ tài liệu và cung cấp cho người dùng các công cụ để thu thập và theo dõi dữ liệu. Các tính năng cộng tác và chia sẻ không còn nhiều và giá cả có thể nhanh chóng tăng nếu khả năng lưu trữ tăng lên. PaperTracer rơi ngay sau những người chiến thắng Sự lựa chọn của các biên tập viên của chúng tôi, Ascensio System OnlyScript và Microsoft SharePoint Online trong phần đánh giá phần mềm DM của chúng tôi vì sự thiếu sót của họ trong các lĩnh vực đó.

Người dùng, Vai trò và Bảo mật

Từ quan điểm của quản trị viên CNTT, đánh giá bất kỳ hệ thống DM nào cũng đồng nghĩa với việc chú ý bảo mật, vì bảo mật yếu không chỉ dẫn đến mất dữ liệu mà còn có thể khiến tổ chức vi phạm khi tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn ngành hoặc chính sách của công ty. Hầu hết các hệ thống DM tập trung vào doanh nghiệp mà chúng tôi đã đánh giá trong đợt này, bao gồm không chỉ những người chiến thắng Sự lựa chọn của Biên tập viên mà còn cả Adobe Document Cloud Standard, rất chú ý đến bảo mật vì những lý do này.

PaperTracer sẽ đáp ứng các yêu cầu bảo mật của hầu hết các doanh nghiệp do một loạt các kiểm soát bảo mật. Điều đáng mong đợi nhất trong số này là quản lý nhóm và người dùng, thời gian chờ phiên và thực thi độ dài mật khẩu (nhưng độ phức tạp của mật khẩu không thể định cấu hình được). Hệ thống PaperTracer tuân thủ Đạo luật Trách nhiệm và Khả năng Giải quyết Bảo hiểm Y tế (HIPAA), với một hồ sơ vĩnh viễn về tất cả các truy cập dữ liệu. Hệ thống này có môi trường mã hóa 2048 bit, sử dụng xác thực người dùng an toàn và có khả năng tạo ra một bản kiểm toán đầy đủ tất cả các truy cập, cập nhật và định tuyến dữ liệu.

Quyền trong PaperTracer tương tự mạnh mẽ. Quản trị viên có khả năng kiểm soát quyền truy cập của người dùng hoặc nhóm vào một bộ phận hoặc theo các trường dữ liệu riêng lẻ. Người dùng có quyền truy cập và có thể xem hoặc thêm / chỉnh sửa quyền ở mức chi tiết. Cũng có thể quản lý các quyền đối với các bản ghi cụ thể, có hiệu quả ghi đè các quyền được gán cho bản ghi đó trước đó bằng các phương thức khác.

Ngoài các khả năng cấp phép toàn diện, PaperTracer cung cấp báo cáo hướng đến việc đảm bảo một tư thế bảo mật thích hợp. Báo cáo truy cập xác định các quyền được gán cho các tài nguyên khác nhau, cũng như quyền truy cập có sẵn cho từng người dùng và nhóm. Chức năng nhật ký kiểm toán có thể được sử dụng để theo dõi các hành động khác nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định và / hoặc bởi một người dùng cụ thể. Các hồ sơ liên quan đến việc xem hoặc định tuyến các tài liệu có thể được ẩn đi để cắt giảm lượng dữ liệu cần sàng lọc. Lý tưởng nhất là dữ liệu kiểm toán này có thể được xuất thành tệp PDF hoặc tệp Microsoft Excel, nhưng khả năng này không khả dụng.

Đó là tất cả về dữ liệu

Một tính năng quan trọng khác của PaperTracer là khả năng tùy chỉnh các trường siêu dữ liệu ở mức độ đặc biệt cao. Trường hợp các hệ thống quản lý tài liệu khác sẽ cho phép bạn tùy chỉnh các trường này, PaperTracer xử lý các trường này như hệ thống cơ sở dữ liệu truyền thống, cho phép bạn xác định loại trường, giá trị tự động (dựa trên tham số, dấu thời gian hoặc người dùng thực hiện hành động), các giá trị tiềm năng trong biểu mẫu của một danh sách giá trị và thậm chí cấu hình các trường theo yêu cầu hoặc chỉ đọc. Các trường cũng có thể được nhóm để hiển thị cho người dùng chế độ xem nhập dữ liệu theo thẻ và có thể được định cấu hình như với cấu trúc phân cấp cho chúng, để nếu một giá trị nhất định được chọn, các trường bổ sung sẽ được cung cấp.

PaperTracer cũng có khả năng quản lý dữ liệu mở rộng ra ngoài việc định cấu hình các trường tùy chỉnh. Đối với một, các khả năng báo cáo phù hợp với những gì bạn mong đợi từ tiện ích quản lý dữ liệu, cung cấp khá nhiều tùy chỉnh về các trường được sử dụng để hiển thị, lọc, sắp xếp và nhóm. Hơn nữa, người quản lý có thể thực hiện nhập hàng loạt bằng Microsoft Excel hoặc thay đổi hàng loạt bằng công cụ chỉnh sửa hàng loạt, cho phép bạn tìm các bản ghi chứa một trường có giá trị nhất định và cập nhật từng trường hoặc từng trường một. Thêm các khả năng nền tảng dữ liệu này với nhau và nhiều doanh nghiệp có thể sử dụng PaperTracer, không chỉ để quản lý tài liệu mà còn quản lý tất cả các hoạt động thu thập dữ liệu của họ.

Tập trung vào quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng vốn đã có sự phân nhánh pháp lý nghiêm trọng và thường là một quy trình kinh doanh được theo dõi chặt chẽ về mặt không chỉ bảo mật mà cả tính toàn vẹn và tích hợp quy trình công việc. PaperTracer bao gồm khả năng soạn thảo hợp đồng để hợp lý hóa mối quan hệ giữa hợp đồng và quản lý tài liệu.

Tính năng soạn thảo hợp đồng của PaperTracer có thể được quản trị viên kích hoạt và sử dụng các mẫu do quản trị viên xác định bằng cách sử dụng các phần và điều khoản hợp đồng, mỗi điều khoản có thể được chuẩn bị trước bằng ngôn ngữ chung do nhóm pháp lý của công ty cung cấp. Khi các phần và điều khoản này được xây dựng, chúng được liên kết với một hoặc nhiều loại hợp đồng. Các mẫu hợp đồng này có thể được xây dựng bằng cách sử dụng các trường nhập của người dùng, cho phép người dùng nhanh chóng điền hợp đồng với thông tin liên quan, từ các trường trong PaperTracer hoặc thông qua nhập thủ công.

Người dùng có quyền thích hợp có thể khởi tạo hợp đồng, điền vào các trường dữ liệu cung cấp ngôn ngữ hợp đồng, kết hợp các phần và điều khoản áp dụng, cũng như xác minh cụ thể theo ý định của hợp đồng. Khi một hợp đồng đã được soạn thảo trong PaperTracer, thì nó có thể được định tuyến để phê duyệt và chữ ký như bất kỳ tài liệu nào khác. Đây có thể là một quy trình thủ công, được kích hoạt bởi người dùng hoặc quy trình làm việc có thể được kết hợp, phối hợp với người dùng cả bên trong tổ chức hoặc bên ngoài.

Giá cả và khả năng

PaperTracer có hai phiên bản: Express và Enterprise. Phiên bản Express được nhắm mục tiêu hướng tới các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) và được định giá dựa trên lựa chọn mẫu công việc, người dùng và lưu trữ. Mỗi mẫu quy trình làm việc có chi phí $ 30 mỗi tháng và bao gồm các tùy chọn ngành như quản lý tài sản, quản lý phòng khám, nhân viên trên tàu, quản lý hợp đồng và quản lý văn phòng luật. Người dùng có thêm 15 đô la mỗi tháng cho mỗi người dùng và dung lượng lưu trữ là 25 đô la mỗi gigabyte (GB) mỗi tháng.

Phiên bản Enterprise liên quan đến cách tiếp cận thực tiễn hơn, với PaperTracer hỗ trợ doanh nghiệp của bạn tùy chỉnh quy trình công việc, nhập dữ liệu và chuẩn bị hệ thống chạy. Giá cho phiên bản này tùy thuộc vào yêu cầu kinh doanh của bạn, nhưng báo giá mẫu chúng tôi đã cung cấp bao gồm chi phí thiết lập 2.000 đô la cho thiết lập ban đầu và cấp phép, 1.000 đô la cho đào tạo quản trị viên và 30 ngày hỗ trợ khi cần thiết, cũng như 300 đô la khác hàng tháng cho 3 GB lưu trữ được lưu trữ, năm người dùng nội bộ và người dùng bên ngoài không giới hạn.

Chắc chắn có một thị trường cho PaperTracer, đặc biệt là trong số các doanh nghiệp đang tìm kiếm một hệ thống để thu thập dữ liệu, không chỉ các tài liệu. Tuy nhiên, chi phí của PaperTracer chắc chắn là điều cần xem xét, đặc biệt nếu các yêu cầu lưu trữ của bạn sẽ là một yếu tố quan trọng. Điểm mấu chốt: Đảm bảo ánh xạ chặt chẽ nhu cầu của bạn với các khả năng của PaperTracer trước khi mua. Nếu họ xếp hàng, thì đây là một giải pháp vững chắc. Nhưng nếu nhu cầu của bạn là chủ đạo hơn, thì bạn có thể muốn tiếp tục tìm kiếm.