Đánh giá và đánh giá đám mây của Docuware

Theo như các hệ thống quản lý tài liệu, DocuWare Cloud từ lâu đã được coi là một ứng cử viên mạnh mẽ trong không gian, kể từ khi Microsoft Windows 3.0 trở thành ngày quản lý tài liệu. DocuWare Cloud có giá 300 đô la mỗi tháng cho một ví dụ có quy mô cho một doanh nghiệp nhỏ với tối đa bốn người dùng và 20 GB dung lượng lưu trữ. Nền tảng này có một bộ tính năng doanh nghiệp mạnh mẽ, bao gồm khả năng nhập tài liệu tuyệt vời và khả năng xử lý biểu mẫu. Mặc dù là một người kỳ cựu trong ngành, nó thiếu chức năng tích hợp và chia sẻ được tìm thấy trong những người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi, Ascensio System OnlyScript và Microsoft SharePoint Online, nhưng đó là một đề nghị chắc chắn vẫn đáng xem xét.

Những thứ cơ bản

Giống như Adobe Document Cloud Standard, DocuWare Cloud nằm trong danh mục doanh nghiệp dành cho các hệ thống quản lý tài liệu có chuông và còi dự phòng. Tuy nhiên, nó hỗ trợ giao diện người dùng (UI), cung cấp cho người dùng các công cụ họ cần để thực hiện các tác vụ thông thường, đồng thời bỏ qua các tùy chọn nâng cao hơn cho người dùng hoặc quản trị viên quyền lực. Chế độ xem chính mà hầu hết người dùng nhìn thấy với DocuWare Cloud được chia thành hai chế độ xem chính. Một ngăn điều hướng ở phía bên trái cho phép bạn truy cập vào hộp thư đến, tìm kiếm tài liệu, danh sách có sẵn cho bạn và các tác vụ. Ở phía bên phải, có các tùy chọn bổ sung cung cấp trình xem tài liệu cùng với các công cụ chú thích. Khi một tài liệu được chọn, khung bên trái cũng cho bạn tùy chọn chỉnh sửa các trường chỉ mục, bằng tay hoặc bằng cách nhấp vào văn bản trong tài liệu, tự động điền vào trường chỉ mục.

Danh sách là nơi chứa tài liệu chính hiển thị cho người dùng và được xác định bởi quản trị viên. Chế độ xem danh sách cung cấp một tùy chọn hữu ích cho người dùng để tạo một lối tắt trực tiếp đến danh sách mà không cần phải giải cấu trúc URL. Danh sách không chỉ hiển thị các tài liệu có sẵn trong thùng chứa cụ thể đó mà còn cho phép bạn xem, xuất và chia sẻ các trường chỉ mục cho các tài liệu đó dưới dạng tệp CSV.

Cửa sổ điều hướng bên trái cung cấp một vài tùy chọn thú vị để liên kết các tài liệu với nhau: ghim và clip. Cả hai mặt hàng chủ lực và clip kết hợp các tài liệu để sử dụng sau này, và có thể đảo ngược. Tính năng chính chỉ áp dụng cho các tệp PDF và sẽ kết hợp nhiều tệp PDF thành một tệp PDF hoặc chia tài liệu PDF nhiều trang thành một trang. Việc cắt cho phép nhiều loại tài liệu được liên kết trong khi vẫn duy trì các tài liệu riêng biệt.

Nhập chứng từ

Có một số tùy chọn để nhận tài liệu vào DocuWare Cloud, trên một loạt các tình huống sử dụng. Tài liệu có thể được nhập qua ứng dụng khách web hoặc Ứng dụng Quét đám mây DocuWare có thể được cài đặt để quét tài liệu trực tiếp vào Đám mây DocuWare. Ngoài ra, quản trị viên có thể định cấu hình trình điều khiển máy in tùy chỉnh để người dùng có thể hợp lý hóa một số tác vụ nhập, chẳng hạn như lập chỉ mục và xử lý biểu mẫu. Quản trị viên cũng có khả năng định cấu hình thư mục FTP để tài liệu được lưu ngay lập tức vào một khu vực cụ thể trong DocuWare Cloud, cho phép một số tình huống như tải lên hàng loạt, nhập theo chương trình hoặc theo lịch trình hoặc tích hợp với phần mềm của bên thứ ba.

Một lĩnh vực khác mà DocuWare Cloud vượt trội là nhận dạng ký tự quang học (OCR). Hầu hết các hệ thống quản lý tài liệu đều hỗ trợ OCR, nhưng khả năng tùy chỉnh động cơ là một tính năng không thường thấy. DocuWare Cloud cho phép quản trị viên tối ưu hóa công cụ OCR về hiệu suất hoặc độ chính xác dựa trên nhu cầu kinh doanh hiện tại. Công cụ OCR cũng có thể được dạy, giống như một từ điển kiểm tra chính tả, tải lên danh sách các từ có thể được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp của bạn để tối ưu hóa quy trình OCR.

Xử lý biểu mẫu

DocuWare Cloud thực hiện rất tốt việc kích hoạt các biểu mẫu điện tử để sử dụng nội bộ hoặc cho các tình huống đối mặt với khách hàng. Quá trình bắt đầu với một quản trị viên tạo mẫu biểu mẫu bằng các công cụ thiết kế biểu mẫu. Có hai loại biểu mẫu trong Đám mây DocuWare. Các hình thức web là khá cơ bản, vì sản phẩm cuối cùng có giao diện của mẫu được thiết kế bởi quản trị viên. Mặt khác, các biểu mẫu được hợp nhất sẽ lấy dữ liệu được thu thập thông qua mẫu biểu mẫu và sau đó phủ dữ liệu đó lên một tài liệu hiện có dựa trên sở thích của quản trị viên. Cả hai loại biểu mẫu cũng được sử dụng để điền vào các trường chỉ mục và cũng có thể được sử dụng cho các tác vụ và tích hợp liên quan đến dữ liệu khác.

Sử dụng trình thiết kế biểu mẫu Đám mây DocuWare, bạn có thể kéo các yếu tố khác nhau vào biểu mẫu và nhanh chóng đặt chúng vào nơi bạn muốn. Bạn có thể gắn nhãn các trường và đánh dấu chúng theo yêu cầu và bạn cũng có thể nhanh chóng đặt các hướng dẫn ở nơi bạn cần. Hợp nhất biểu mẫu yêu cầu mẫu đầu ra được tải lên, các trường từ mẫu biểu mẫu được tích hợp vào mẫu đầu ra và các tùy chọn định dạng văn bản cơ bản sẽ được định cấu hình cho từng trường. Cả hai loại biểu mẫu cuối cùng dẫn đến biểu mẫu mới được điền vào kho lưu trữ tài liệu bạn chọn, cũng như các trường chỉ mục được điền với dữ liệu biểu mẫu hoặc giá trị tĩnh. Cuối cùng, bạn có thể định cấu hình quyền trong quá trình này, cho phép người dùng cá nhân quản trị hoặc sử dụng biểu mẫu. Bạn cũng có khả năng đặt biểu mẫu ở chế độ công khai, cho phép người dùng bên ngoài cư trú và gửi biểu mẫu.

Tính năng quản trị

Quản trị viên doanh nghiệp sẽ có khả năng bảo mật của DocuWare Cloud. Quyền có thể được cấu hình ở một số cấp độ, nhưng, tương tự như Dokmee, phổ biến nhất trong tủ tệp. Chúng có thể chứa nhiều hộp thoại, là các thành phần cho phép người dùng truy cập hoặc lưu trữ tài liệu. Các hộp thoại danh sách là các bộ sưu tập tài liệu dựa trên truy vấn được cấu hình bằng trình soạn thảo đồ họa hoặc sử dụng câu lệnh SQL. Các hộp thoại lưu trữ được sử dụng để xác định các trường chỉ mục được sử dụng khi tài liệu được đặt trong bộ lưu trữ, trong khi các hộp thoại danh sách kết quả chỉ định các trường được sử dụng cho dạng xem danh sách tài liệu và các biểu mẫu chỉnh sửa trường chỉ mục. Cuối cùng, hộp thoại thư mục được sử dụng để xác định cấu trúc thư mục được sử dụng để lưu trữ và điều hướng tài liệu. Cấu trúc thư mục được xây dựng bằng cách đặt các trường chỉ mục hoặc giá trị tĩnh ở các cấp thư mục khác nhau để xây dựng cấu trúc phân cấp theo ý thích của bạn.

Đối với các quản trị viên muốn làm cho cuộc sống của người dùng dễ dàng hơn, DocuWare Cloud cũng cung cấp một số trợ giúp. Hai ví dụ đang thực thi các tùy chọn trường chỉ mục và tự động hóa các quy trình kinh doanh. Các trường cho các loại tài liệu khác nhau có thể được cấu hình để sử dụng danh sách giá trị cho mục đích tra cứu và xác thực, từ danh sách tĩnh, một loại được tạo từ dữ liệu trong DocuWare Cloud hoặc thậm chí các giá trị từ nguồn dữ liệu ngoài. Mối quan hệ tài liệu có thể được xác định, trong một tủ hoặc giữa hai tủ, bằng cách so sánh các trường chính.

Xem xét chi phí

Một nhược điểm với DocuWare Cloud là giá cả hơi khó hiểu. Không giống như hầu hết các đối thủ cạnh tranh, bạn sẽ cần liên hệ với công ty để biết giá chính xác vì DocuWare Cloud được định giá theo kích thước cá thể thay vì theo người dùng. Như đã đề cập trước đó, một ví dụ DocuWare Cloud có kích thước dành cho một doanh nghiệp nhỏ, với tối đa bốn người dùng và 20 GB dung lượng lưu trữ sẽ cung cấp cho bạn 300 đô la mỗi tháng. Một ví dụ lớn hơn hỗ trợ 40 người dùng và 100 GB chi phí lưu trữ gần 1.500 đô la mỗi tháng. Bất kể nhu cầu lưu trữ và người dùng của bạn là gì, bạn sẽ muốn liên hệ với nhóm bán hàng của DocuWare Cloud để thảo luận về các yêu cầu kinh doanh của bạn và cách những điều này sẽ ảnh hưởng đến tỷ lệ hàng tháng của bạn.

Nhìn chung, DocuWare Cloud cung cấp đủ các tính năng để biến nó thành một tùy chọn hấp dẫn trong không gian quản lý tài liệu. Các khả năng xung quanh các biểu mẫu điện tử đặc biệt hữu ích cho nhiều doanh nghiệp và một số tính năng quản trị cũng hấp dẫn. Mặc dù chậm hơn một chút so với các lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi, chỉ có hệ thống tích hợp và dễ sử dụng, nhưng độ trễ không nhiều. Bởi vì điều này, DocuWare Cloud vẫn là một tùy chọn quản lý tài liệu rất đáng để nghiên cứu.